精美PPT课程《做自己时间的主人》版剖析

1、Citigrp http:/www.A 时间管理 课程简介： 本课程通过对有效时间管理重要 性的讲解，通过对人们日常工作中在 时间管理上存在的 误区 时间管理基本方法、技巧的讲解 目的： 帮助学员进行有效地时间管理， 提高工作绩效 Citigrp 培训目标 利用SMART原则制定工作目标 2 在工作中减少时间浪费，有效利用时间 3 1 掌握制定有效工作计划的方法和过程 3 3 www.A Citigrp 课程要点 时间管理的概念和误区 时间管理的基本准则 目标原则 20 / 80原则 四象限原则 有序原则 对象原则 www.A Citigrp 课程要点 时间管理的方法和技巧 了解自己使用时间的方式和状况 做好工作计划 缩短别人干扰的时间 不要拖延 第一次就把事情做好 时间的判断应有弹性 www.A Citigrp 时间管理的概念和误区 1 1 时间管理的概念 2 2 时间管理的误区 3 3 时间管理的六项基本原则 www.A Citigrp 1. 时间管理的概念 1.1 什么是时间？ 时间就是金钱 时间就是生命 一寸光阴一寸金 寸金难买寸光阴 时间管理的概念 时间的四种特性： 供给毫无

2、弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得 1.2 什么是时间时间 管理 “时间管理”所探索的是如 何减少时间浪费，以便有 效地完成既定目标。由于 时间所具备的四个独特性 ，所以时间管理的对象不 是“时间”，它是指面对时 间而进行的“自管理者的管 理”。 www.A Citigrp 2. 时间管理的误区 时间控制不够 工作缺乏计划 组织工作不当 进取意识不强 整理整顿不足 时间管理的误区 浪费时间的各种因素 www.A Citigrp 为什么不重视做计划？ 因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； 不做计划也能获得实效； 不了解做计划的好处； 计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 不知如何做计划。 误区之一：工作缺乏计划 www.A Citigrp 如何成为一名强调实效性的职业人士？ 步上职业 化的道路，以上原因不应成为工作中的借口： 固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能 养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。 不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计 划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率

3、。 由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋 于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修 正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂 乱无章，最终走进死胡同。 www.A Citigrp 如何成为一名强调实效性的职业人士？ 综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果： 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则 www.A Citigrp 组织工作不当的主要体现在以下几个方面： 职责权限不清，工作内容重复 事必躬亲，亲力而为” 沟通不良 工作时断时续 误区之二：组织工作不当 www.A Citigrp 首先，学会如何接受请托 在很多请托中，分为以下几类： 职务所系，责无旁贷 职务所系，却不合时宜、不合情理 无义务履行的请托 明智地接受请托： 有时“拒绝”时一种“量力”的表现 拒绝时保障自己行事优先次序的最有效手段 在接受请托之前不妨先问问自己： 这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如 果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？ 经过这一番“成本

4、效益分析”之后，你就可以决定取舍了。 如何让工作组织得当 www.A Citigrp 其次，学会利用资源 对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手 中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。 对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误： 1、担心部属做错事； 2、担心下属表现太好； 3、担心丧失对下属的控制； 4、不愿意放弃得心应手的工作； 5、找不到合适的下属授权。 其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将 主要的精力和时间放在更重要的事情上。 如何让工作组织得当 www.A Citigrp 我们提供了一个拖延商数的测验，请你先做一下自我评核。 拖延商数测验，请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （4）我遭遇了太多

5、足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 评分标准： 每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不 是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多

6、于30分，表示 你或许已患上严重的拖延毛病。 误区之三：时间控制不够 www.A Citigrp 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱 的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一 个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大 型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。 “帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”， 我们也可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填 满可供堆积的空间。” 当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫 地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下 面是一份“文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完善。 误区之四：整理整顿不足 www.A Citigrp 请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案， 则请在题目前打问号“？”。 1、订购文具后所取得的帐单。 2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。 3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。 4、某大学企管系学生寄来的问卷。 5、部属交来的（

7、或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。 6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。 7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。 8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。 9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但 你无法确定是否真正值得订购。 10、客户寄来的一封投诉信。 11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。 假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套 完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑 文件夹）！ 文件处置测验 www.A Citigrp 我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝 而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生 活的责任感和认真态度。 主要表现在以下几个方面： * 个人的消极态度 * 做事拖拉，找借口不干工作 * 唏嘘不已，做白日梦 * 工作中闲聊 如果我们一直处于迟钝的时间感觉中

8、，换句话说，当你觉得时间可有可无，不 愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要 好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！ 昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票， 今天则是随时可运用的现金。请善用它！ 误区之五：进取意识不强 www.A Citigrp 3. 时间管理的六项基本原则 1. 明确目标 2. 有计划、有组织地进行工作 3. 分清工作的轻重缓急 4. 合理地分配时间 5. 与别人的时间去的协作 基本原则基本原则 6. 制定规则、遵守纪律 www.A Citigrp 在人生的旅途上，没有目标就好象走在黑漆漆的路上，不知往何处 去。 虽说目标能够刺激我们奋勇向上，但是，对许多人来说，拟定目标 实在不是一件容易的事，原因是我们每天单是忙在日常工作上就已 透不过气，还哪来时间好好想想自己的将来。 随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。 有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。那么我们究竟如何选 择或是制定正确的目标呢？我们认为在选择或制定目标时应考虑两 个方面：一是目标要符合自己的价值观，二是要了解

9、自己目前的状 况。 成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符 ，你才会觉得成功。 3.1 明确目标 3.1.1 目标刺激我们奋 勇向上 www.A Citigrp 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的： SMART原则 具体的（specific） 可衡量的（measurable） 可达到的（attainable） 相关的（relevant） 基于时间的（time-based） 3.1 明确目标 3.1.2 如何制定目标 www.A Citigrp 所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过 采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面 ： 1、将有联系的工作进行分类整理。 2、将整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次 序进行，各哪些是可以同时进行的工作。 那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下： 1、确立目标； 2、探寻完成目标的各种途径； 3、选定最佳的完成方式； 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行； 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。 3.2 有计划、有组织地进行工作 www.A Citigrp 四象限图 第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等 等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了， 我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。 第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题 的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一 象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于

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