公文写作常见错误及对策建议探讨
11页1、公文写作常见错误及对策建议探讨公文,是党政机关、企事业单位、其他组织发展公务活动的媒介,有法律效力的规范文体。各单位通过公文来处理公务、协调关系、下达政令,保障内外部工作流转准确高效运行。2012年7月1日,国家发布实施党政机关公文格式(GB/T97042012),笔者对照该标准,在审核公文过程中,仍发现有单位存在公文格式不统一、不规范,公文内容文种不对、表述不清、层次错乱等情况。一、公文格式常见错误以党政机关公文格式为标准,常见错误归纳起来主要有:(一)单位名称简写不规范。规范的发文标志由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成。如简称不规范,会造成混淆。如:“南大文件、南大党委文件”简写不规范,南昌大学、南京大学、南开大学等均有“南大”简称,应完整表述为“大学文件、中共大学党委文件”。(二)发文字号表述不规范。规范的发文字号应包括代字、年份、文号,年份用六角括号括起来,文号前不加“第”字,文号用阿拉伯数字表述,文号数字后加“号”字,不编虚位(如2不编为02)。如:有的单位在印制文件或引用其他文件时,出现“字(2020)第01号”“字2020第01号”“字【2020】第01号”等情况
2、,应写为“字20201号”。(三)紧急程度在标题内容出现。紧急公文按“特急”“加急”在公文首页版心的左上角位置标示,顶格编排,采用三号黑体字,标题中不出现紧急、加急字样。但有的单位在公文规定位置未标注紧急程度,公文标题中出现“紧急通知、加急通知”等错误,如:关于防汛期间全体技术专家外出审批的紧急通知。(四)签发人+姓名编写不规范。“签发人”三字采用3号仿宋字体,签发人姓名应采用使用3号楷体,但有些公文仍使用楷体字或仿宋体。(五)标点符号使用不规范,随意性大。1.多个书名号或引号并列时使用顿号分隔,如“我们要认真执行、等文件精神”,正确用法应该为“我们要认真执行等文件精神”。2.结构序数编号后的标点符号使用不规范。正确的结构序数标点为:“一、”“(一)”“1.”“(1)”,但有些公文结构序数后统一使用顿号,如:“(一)、”“1、”“(1)、”。3.标示数值和起止年限时使用连接号不规范。地域、时间等起止连接符号,一般用占一个位置符的横线“”标示,数值范围起止连接符号用波浪线标示。如20202025年,公司利润增长计划目标为3%5%。4.图、表说明文字末尾滥用标点。(六)正文结束后“附件”排
3、版不规范。常出现 有多个附件,其中有某个或某几个附件名称较长,换行后应与附件名称的首字对齐,附件名称末位不编标点符号,但有些公文出现附件名称换行后顶格,且附件名称末位使用分号或句号。如:二、公文内容常见错误(一)文种错用。很多单位在选择“请示”“报告”“函”和“批复”“复函”等文种时容易混淆,应根据行文目的、要求和适用范围确定。1.“请示”“报告”混用。请示与报告都是上行文,但是两者有严格的区别,有着不同的用途和要求。请示适用于向上级机关请求指示、批准,属于事前行文,上级收到请示后必须答复。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问,属于事中行文或事后行文,不需要上级答复。但有些公文经常出现合并文种,如关于拨付科研基地产业园建设资金的请示报告,这种典型的复合文体,有请示也有报告,上级机关难以回复,应改为关于拨付科研基地产业园建设资金的请示或关于拨付科研基地产业园建设资金的报告,类似的还有“意见报告”“总结报告”,都不规范。同时还有将请示、报告错用的现象,如公司关于购买的报告,从标题中的事由分析,是请求上级批准事项,应将“报告”改为“请示”。2.“请示”“函”混用。请示是
4、上行文,是直接向上级请求批准,函是平行文,是向平级或其他单位请示批准。有些公文应该使用“函”使用了“请示”。例如水文局关于向气象局申请购买气象资料的请示,水文局和气象局之间无隶属关系,应该用“函”,而不能用“请示”。3.“复函”“批复”混用。批复是对请示的答复,上级对下级使用,上下级之间有隶属关系;复函是对函的答复,无隶属的单位之间使用。如,XXX省水利厅关于同意设计院改制方案的复函,发文机关是省水利厅,主送机关是设计院,如两者具有隶属上下级关系,正确的标题应该是省水利厅关于同意设计院改制方案的批复。(二)标题和主送机关表述不当。1.标题表述冗长。标题应高度概括,表述规范、准确、简洁。有些公文标题表述为关于开展质量大检查的通知,应改为公司关于开展质量大检查的通知。还有些公文表述不规范,公文标题应有“关于”二字,如公司开展质量大检查的通知应改为公司关于开展质量大检查的通知。2.标题结构错位。公文标题由“发文机关名称+事由+文种”构成,其结构顺序不可颠倒,如,关于公司同意分公司成立市场开发部的批复,应改为公司关于同意分公司成立市场开发部的批复。3.违反“一事一议”的原则。有些公文会出现一文
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