公文写作常见错误及对策建议探讨
公文写作常见错误及对策建议探讨公文，是党政机关、企事业单位、其他组织发展公务活动的媒介，有法律效力的规范文体。各单位通过公文来处理公务、协调关系、下达政令，保障内外部工作流转准确高效运行。2012年7月1日，国家发布实施党政机关公文格式（GB/T97042012），笔者对照该标准，在审核公文过程中，仍发现有单位存在公文格式不统一、不规范，公文内容文种不对、表述不清、层次错乱等情况。一、公文格式常见错误以党政机关公文格式为标准，常见错误归纳起来主要有：（一）单位名称简写不规范。规范的发文标志由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成。如简称不规范，会造成混淆。如：“南大文件、南大党委文件”简写不规范，南昌大学、南京大学、南开大学等均有“南大”简称，应完整表述为“××大学文件、中共××大学党委文件”。（二）发文字号表述不规范。规范的发文字号应包括代字、年份、文号，年份用六角括号括起来，文号前不加“第”字，文号用阿拉伯数字表述，文号数字后加“号”字，不编虚位（如2不编为02）。如：有的单位在印制文件或引用其他文件时，出现“××字（2020）第01号”“××字2020第01号”“××字【2020】第01号”等情况，应写为“××字20201号”。（三）紧急程度在标题内容出现。紧急公文按“特急”“加急”在公文首页版心的左上角位置标示，顶格编排，采用三号黑体字，标题中不出现紧急、加急字样。但有的单位在公文规定位置未标注紧急程度，公文标题中出现“紧急通知、加急通知”等错误，如：关于防汛期间全体技术专家外出审批的紧急通知。（四）签发人+姓名编写不规范。“签发人”三字采用3号仿宋字体，签发人姓名应采用使用3号楷体，但有些公文仍使用楷体字或仿宋体。（五）标点符号使用不规范，随意性大。1.多个书名号或引号并列时使用顿号分隔，如“我们要认真执行××、××、××等文件精神”，正确用法应该为“我们要认真执行××××××等文件精神”。2.结构序数编号后的标点符号使用不规范。正确的结构序数标点为：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，但有些公文结构序数后统一使用顿号，如：“（一）、”“1、”“（1）、”。3.标示数值和起止年限时使用连接号不规范。地域、时间等起止连接符号，一般用占一个位置符的横线“”标示，数值范围起止连接符号用波浪线标示。如20202025年，公司利润增长计划目标为3%5%。4.图、表说明文字末尾滥用标点。（六）正文结束后“附件”排版不规范。常出现 有多个附件，其中有某个或某几个附件名称较长，换行后应与附件名称的首字对齐，附件名称末位不编标点符号，但有些公文出现附件名称换行后顶格，且附件名称末位使用分号或句号。如：二、公文内容常见错误（一）文种错用。很多单位在选择“请示”“报告”“函”和“批复”“复函”等文种时容易混淆，应根据行文目的、要求和适用范围确定。1.“请示”“报告”混用。请示与报告都是上行文，但是两者有严格的区别，有着不同的用途和要求。请示适用于向上级机关请求指示、批准，属于事前行文，上级收到请示后必须答复。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，属于事中行文或事后行文，不需要上级答复。但有些公文经常出现合并文种，如关于拨付科研基地产业园建设资金的请示报告，这种典型的复合文体，有请示也有报告，上级机关难以回复，应改为关于拨付科研基地产业园建设资金的请示或关于拨付科研基地产业园建设资金的报告，类似的还有“意见报告”“总结报告”，都不规范。同时还有将请示、报告错用的现象，如×××公司关于购买×××的报告，从标题中的事由分析，是请求上级批准事项，应将“报告”改为“请示”。2.“请示”“函”混用。请示是上行文，是直接向上级请求批准，函是平行文，是向平级或其他单位请示批准。有些公文应该使用“函”使用了“请示”。例如×××水文局关于向×××气象局申请购买气象资料的请示，水文局和气象局之间无隶属关系，应该用“函”，而不能用“请示”。3.“复函”“批复”混用。批复是对请示的答复，上级对下级使用，上下级之间有隶属关系；复函是对函的答复，无隶属的单位之间使用。如，XXX省水利厅关于同意×××设计院改制方案的复函，发文机关是×××省水利厅，主送机关是×××设计院，如两者具有隶属上下级关系，正确的标题应该是×××省水利厅关于同意×××设计院改制方案的批复。（二）标题和主送机关表述不当。1.标题表述冗长。标题应高度概括，表述规范、准确、简洁。有些公文标题表述为关于开展质量大检查的通知，应改为××公司关于开展质量大检查的通知。还有些公文表述不规范，公文标题应有“关于”二字，如××公司开展质量大检查的通知应改为××公司关于开展质量大检查的通知。2.标题结构错位。公文标题由“发文机关名称+事由+文种”构成，其结构顺序不可颠倒，如，关于××公司同意××分公司成立市场开发部的批复，应改为××公司关于同意××分公司成立市场开发部的批复。3.违反“一事一议”的原则。有些公文会出现一文多事、报告夹带请示等现象，如公文“下一步工作打算”“拟采取措施”等章节夹带需上级批准后才能实施的事项。上级单位对报告文种通常作为阅件，一般不作答复，在报告中夹带请示，上级单位未回复的情况下容易耽误工作。如果把工作汇报向上级行文，但同时需要解决某些问题或请求上级批准的事项，形成两个文件，工作汇报采用报告文种，请求事项采用请示文种，或以请示文种为主，将工作汇报的内容作为附件。4.主送多个机关。向上级机关行文“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关”。如，××水利局关于申请××项目前期工作经费的请示，主送机关是“市人民政府、市财政局”，显然存在多头主送的错误，正确的主送机关应当只写“市人民政府”。（三）内容层次不清晰。公文要求观点明确，条理清晰，应先写事实，再写评析，再写决定和要求，目的是为了解决实际问题，有着严格的结构层次和顺序要求。如某通报的正文：“××水库管理站长期以来无组织机构，未建立值班带班制度和相应岗位责任制，应急管理混乱。管理站仅有一位兼职工作人员从事大坝维护日常工作，大坝下游坡面杂草从生，大坝险情难以及时发现，但始终未能引起该管理领导的足够重视。经查，八月十六日晚大坝下游坡面出现塌陷未及时发现并采取相应处理措施，导致险情加大危及大坝安全，属于严重的失职行为。为严肃工作纪律，××水利局决定撤销××管理站××站长职务。”这则通报的正文次序非常混乱，应首先写“8月16日晚，××水库大坝下游坝坡出现塌陷，××管理站未及时发现并采用相应处理措施，导致险情加大危及大坝安全。”其次写“经调查，××水库管理站管理混乱，长期以来无组织机构但始终未引起领导重视。”最后写“鉴于该管理站领导未能履职尽责，且无视上级管理规定，现决定撤销××管理××站长职务。希望各水库管理站从中吸取教训。”（四）语法错误。1.主语使用错误。一是一个句子两个主语，一个完整的句子应该使用一个主语作为陈述对象，如“事故发生后，各单位严格落实有关防范措施。”上半句主语为“事故”，后半句主语为“各单位”，显然表述错误，应表述为“自事故发生后，各单位严格落实有关防范措施。”前半句作为首状语，“各单位”作为整个句子主语。二是滥用介词，造成主语缺失，如“经过培训教育对文秘岗位人员能力素质有较大提升”应修改为“培训教育对文秘岗位人员能力素质有较大提升”。2.关联词使用错误。关联词在内容承上启下方面起着重要作用，但一旦用词不准，必然影响公文的表达意思。如“只要我们克服当前麻痹思想，就一定能打赢防汛抗旱的攻坚战”的表述就非常不准确，打赢防汛抗旱攻坚战需要克服麻痹思想、采取必要的工程和非工程措施等多种手段，并非只要克服麻痹思想唯一条件就能打赢防汛抗旱攻坚战。3.违反“一面对一面”的原则。有些公文中出现前半句表达肯定意思，后半句表达两面的意思。如“有效控制好疫情蔓延，取决于管控措施是否到位”。有效控制疫情蔓延是肯定表达，但措施是否到位包括肯定和否定两重意思，准确表达应修改为“有效控制好疫情蔓延，取决于管控措施到位”或“能否有效控制好疫情蔓延，取决于管控措施是否到位”。当然，有些词语本身包括了肯定或否定的意思，如“技术骨干的工作态度，决定了项目生产能顺利完成”的表述也不准确，工作态度有好有坏，应改为“技术骨干的工作态度，决定了项目生产能否顺利完成”。三、原因分析从公文写作常见错误分析，究其原因如下：一是有的单位思想重视程度不够，没有充分认识到公文写作的重要性、严肃性和规范性，对文秘岗位配置的数量和质量都达不到要求；二是对文秘人员的培训教育不够，有的单位更重视业务知识培训，对文秘写作能力培训力度不够，排版人员未系统学习党政机关公文格式规范；三是制度建设不够健全，对公文常见错误未进行系统梳理，也未建立相应的奖惩机制，导致公文写作错误易发、频发。四、对策探讨（一）提高认识，充分认识公文的重要性。从公文的规范性、严肃性、准确性能看出单位的管理水平，也代表着单位的形象。每个单位应统一思想，充分认识到公文规范准确的重要性。但有的单位更注重生产经营活动，对公文管理工作不够重视，尤其是思想上未引起足够重视，只满足于表达清楚基本意思，缺乏精益求精的精神，原有的错误很难减少，新的错误不断出现。（二）加强培训，不断提高文秘能力水平。一是要求文秘岗位人员学习党的理论和路线、方针、政策，提高政治理论水平，确保公文符合政策要求，提高公文的政治站位；二是要加强文秘岗位人员的责任心教育，一篇好的公文，大到整个文章的站位、层次、立意，小到一个标点符号，都要求拟稿人有高度的责任心，要培养文秘人员高尚的道德情操和严谨的工作态度；三是要创新培训方式，在定期组织学习公文格式、写作能力的基础上，文秘人员要依托网络媒体等多种渠道，通过自学、集中学来扩大知识面，并经常性地开展学习讨论、技能比赛、师徒结对等形式多样的学习活动，营造良好的学习氛围。（三）经费保障，加大公文管理经费投入。一是公文从草拟到印发、管理的各个环节所发生的各类费用要设立专项资金，并纳入预算管理，包括人员经费、学习培训经费、报纸杂志征订等科目，保障经费使用事先有依据；二是要加大预算执行力度，确保有关公文管理经费的使用到位；三是加大文秘岗位人员的数量配置，保障公文的草拟、校核、审查各个环节有专人负责，杜绝“一人包办”。（四）建立机制，完善公文管理激励考核。应建立一套完整的公文管理考核体系，促进公文质量不断提升。一是应建立统计、分析、总结制度，定期统计本单位印发文件的各类错误，包括语法错误、标点错误、格式错误、文种错误等，并分析错误的原因，形成总结报告；二是应明确各级人员职责，从错误的类别、性质、严重程度等方面确定拟稿、会稿、核稿人员的职责，一级抓一级，层层抓落实；三是应明确奖惩机制，对错误率低甚至零错误的单位和个人给予物质奖励或精神鼓励，对错误率高甚至不断升高的单位和个人给予通报批评、扣罚奖金等，做到奖惩分明；四是应跟踪问效，定期统计奖惩情况，建立长效监督机制，把公文质量作为文秘人员能力水平的一项衡量标准，保障公文质量持续提高。（五）规范管理，实现公文管理的流程化。为保障公文质量，从公文的起草目的、公文结构、草拟、校对、定稿到最后的印发，应根据单位实际，建立一套各环节的制度化流程，从源头控制公文错误率。在公文起草的目的环节，公文管理部门应从必须拟文、可以拟文、禁止拟文三个层面梳理公文清单，注重公文解决实际问题，保障公文的权威性，杜绝文件过多、滥用公文现象；在公文结构设置环节，公文管理部门应按照不同文种，制定公文编制的指导意见，便于具体拟文单位按既定框架充实公文内容，确保草拟的公文思路清晰、结构合理；在公文的草拟环节，应建立一套标准格式版本的公文，在规范的格式下草拟公文，保障公文排版、字体等符合公文格式要求；在公文校对环节，管理部门应从公文格式和公
