宴会的变更与取消.ppt

贵阳世纪金源大饭店贵阳世纪金源大饭店宴 会 的 变 更 与 取 消宴会预订的变更与取消一、宴会预订的变更§由于宴会大多在数个月前便已预订，时间的拉长难免导致会发生变更，例如，客户有时候会对宴会细节稍作修改，如参加人数的增减、桌形的改变等，饭店方面有时也会发生变更为适应这种临时变更，预订人员应当该在宴会举办前一周，再与客户确认宴会相关事项，将发生错误的可能性降低至最低§在以或方式与客户确认后，如果没有需要变更的事项，一切准备工作即可依照宴会通知单的要求进行；但若顾客对于宴会提出任何变更，预订人员就必须马上以宴会变更单通知各相关部门，任何最后1分钟的变更都应迅速通知有关的部门§宴会变更单上详细记载宴会原方案及修订后的变更项目，清楚地告知相关部门必须修改的工作项目各部门便可依照变更内容来调整工作，合力满足客户的要求再者，使用变更单明确传达宴会信息，其相关部门便不再允许有未接获通知的借口，所以有效避免了各部门互相推卸责任通常宴会更改程序如下：§（1）客人用或面谈形式对已预定过的宴会或其他活动进行更改时，应热情接待，态度和蔼§（2）详细了解客人更改的项目、原因，尽量满足客人要求§（3）将更改内容认真记录，并向客人说明有关更改后的处理原则。

§（4）尽快将处理的信息传递给客人，并向客人表示感谢§（5）认真填写更改通知单，并迅速送至有关营业点和生产点，请接受者签字§（6）将更改原因及处理方法记录存档，并向经理汇报以便采取跟踪措施，争取客源§（7）检查更改内容的落实情况和更改后费用收取等事宜二、取消宴会预订§由于某种原因，预订的宴会除发生变更外，也可能被取消如客人要求取消宴会预订，应立即做好如下工作：§① 接受客人取消预订时，应尽量问清取消预订的原因，尽量挽留客人，这对改进今后的宴会推销工作是非常有帮助的§②    在该宴会预订单上盖上“取消”印，并记下取消预订的日期和要求，取消人的姓名以及接受取消的宴会预订员姓名，然后将该宴会预订单放到规定的地方，并及时通知有关部门§③    如是大型宴会、大型会议等取消预订，应立即向宴会经理报告§④    宴会部经理还有责任给顾客去函，对不能为其服务表示遗憾，希望以后有机会进行合作§如果某暂定的预订被取消，预订人员要填写一份“取消宴会预订报告”谢谢大家！ 。