《如何做好时间管理》ppt课件

1、时 间 管 理,使用时间: 2.0 Hrs,为什么要管理时间？ 时间管理发展历程？ 时间管理，管什么？ 时间管理六大原则？,本课程需要讨论的问题：,1、开场小测试,1.1、我们班的任务成功率是 ？ 1.2、测试启示： 做正确的事是不是比很快做事更重要？ 做事前是否要进行通盘考虑呢？下次接到任务时可别没了解清楚就埋头就做哦！,2、时间概述,2.1、时间是一种稀缺资源 “时间是最高贵而有限的资源”美 彼得杜拉克 无法储存 无法取代 供给毫无弹性 无法失而复得 最重要的：时间浪费是隐性的！,切记：今天是你余生开始的第一天！,2.2、现代人的时间价值观： 时间是有价值的，个人和部门必须对时间负责。 目标都是明确规定的，如果错过了时限将会招致经济惩处。 公司文化对同仁如何使用时间也有重要影响。 请注意：很多组织中,长时间地工作往往被等同于努力的工作。如果你按时下班,其他人会认为你没有竭尽全力。实际上，长时间工作往往会降低效率和产出，使用时间的方法会成为习惯。 所以首先花些时间进行反思并改进这些习惯，将使你更能控制自己的工作负荷，有更多的时间去关注工作中最重要的问题。,2.3、看看与时间有关的部分

2、数据： 据统计，一个人活了74岁，从12岁开始，他的时间分配是：睡觉20年，工作13年，文体活动8年，旅行5年，吃饭6年，聊天4年，等人3年，生病3年； 80% 的人不想在星期一早上上班。60%的人不想在星期五上班。 20%的工作时间是关键性的、重要的。80%的时间用在了无意义的事。 每天自学1 小时，7 小时一周，365 小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家； 每周5 天，每天花5 分钟改进自己的工作，在5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。,3.1、第一代时间管理：备忘录 3.2、第二代时间管理：规划和准备 3.3、第三代时间管理：优先顺序，自我效率为中心 3.4、第四代时间管理：优先顺序，追求多方面的平衡,3、时间管理发展历程,4、时间管理的主要方向,4.1、时间管理实际是一种个人的作业计划,4.2、谁偷走了我的时间？,一起想想平时时间都花在哪儿了？ 大脑图方法：把中心议题画在或者写在一张白纸上，然后收集一些与之相关的关键词，最后把它们同中心议题连起来。而这些关键词又可以派生出其他的分支，循环往复地继续下去。,*步骤： a每位同学依次写出1-

3、2个与“时间”有关的词语，后一 个必须与前面的不同； b让大家了解自己的时间重点花在什么地方？ c请大家在大脑图上补上自己有没遗漏的地方？同时填上自己最重要的时间窃贼，做上记号！ d. 为了抓住最讨厌的时间窃贼，从今天开始我要？ 时间窃贼 原由 措施,我的时间图谱,切 记：平衡的时间管理至关重要!,4.3、多数人常见的浪费时间表现: 缺乏计划：据统计，人们因为不进行计划而浪费的时间,占被浪费的总时间的40%以上，如召开漫无目的的会议，参加不必要的会见。 习惯拖拉：多数人都或多或少地存在拖拉的毛病，常见表现有：工作和学习上的拖拉，做事犹豫不决，过分追求完美而拖拉等。 嘴上浪费 ：废话连篇，热衷于闲聊和吃请，不期而遇的街头闲聊，接待不速之客的访问，电话交谈通常10分钟的电话，写成会议记录，可能只有几句话。 不会拒绝：因为不能拒绝干扰。结果别人有事总来找你。 包揽一切：一些主管喜欢自己做所有事情，不愿授权给下属，结果陷入事务堆中。,职场三大时间杀手： 电话、开会、电子邮件!,问题处理对策,5、时间管理六原则,5.1、目标: 只有给自己设定好了目标，才会在繁杂的日常生活中保持清醒的头脑；有了目

4、标，即使工作压力再大，也会遵照正确的优先原则，充分发挥自己的能力，快速、自信地得到自己想要的。这一法则不仅适合工作。同时也适合家庭生活。 高效人士的七个习惯之“目标决定人生”。 找到目标：还记得小时候我们都是充满理想的吗?写下自己的五大理想。 给自己的目标下定义：为了实现目标(长期中期和短期目标)，你将采取哪些措施，请将它们分为工作层面和生活层面的。 当我们最终失去了目标，我们就要加倍努力。 马克吐温,明确（Specific） 可量度（Measurable） 可完成（Attainable） 实际可行（Relevant） 有时间期限（Time-based）,目标订定：SMART原则,01、将你喜欢在未来六个月内完成的一 个目标写出来。 02、你为什么要完成的这个目标？ 03、如果完成对你现在有什么益处？ 04、多久可以完成？预定时间内可以吗？ 05、完成后对你的终身目标有何助益？ 06、预算多少？你愿意付出这个代价吗？确定？ 07、请估计你完成的机会有多大？ 08、如果失败了又如何？你能否接受？有无替代计划？ 09、请列出完成这项目标的主要子目标， 并依序标出完成日期。 10、有何障碍横

5、在你与圆满完成你的目标之间？你如何克服？ 11、你今天如何着手进行（做什么）以完成这项 目标？,课后练习：,5.2、计划: 什么是计划？决定未来要做什么？ 更精确的说，计划是为了达成未来的目标，而决定你现在必须做什么。,计划六元素：结果、行动、次序、时间估计、时间表、灵活性,5.3、工作清单:,每天强迫执行6件对自己有影响的事 6件事不括基本的工作、基本的杂务 涉及工作/家庭/健康/理财/学习/休闲/心智/人际,“每日计划”使用五步法 1. 把工作/行动及日期写下来 (上周未完成的、新增加的、约会、会议、 电话通话时间、来往信件、定期要做的) 2. 估计行动时间的长短 (若能给具体的工作规定出具体的时间，那 么你就会更加聚精会神，更加坚定不移地禁止别人干扰) 3. 预留弹性时间(时间计划的基本规则把工作时间的60%纳入计 划即足够了，20%用于意外干扰，20%用于本能需要及社会活动) 4. 做出决定：优先原则，缩短时间，工作转移(授权)- 余下的工作任 务要么推迟，要么一笔勾销，要么由他人来完成. 5. 核查，将未完成的工作推迟(硬着头皮干完,要么划掉),要点： “20/80定律”(帕

6、累托原理) 我们认为，努力与成果之间存在着一定的对应关系。 许多人大多数时间去处理相对无关紧要的事。 这是一个致命的错误。因为在很多情况下： 20% 的时间可以产生80%的成果! 20%的顾客或商品带来80%的销售额。 20%的报纸登载80%的新闻。 20%的庄稼地收获80%的果实。 20%的人掌握80%的财富。 20%的磋商产生80%的决议。,5.4、把握重点:,请思考： 在工作中哪些部分我只花了20%的时间，却取得了80%的成绩？ 为了使我的日常工作更贴近我的目标，从今天起我应该做些什么？,成功人士：善于克制 / 把精力用于处理最重要的同时也是最困难的事情！,要点：“时间管理四象限” 优先做最重要的事情容易理解，那么，重要性和紧迫性相矛盾呢？ 正确的做事顺序: 第一优先:做“重要且紧迫”的事情; 第二优先:做“重要但不紧迫”的事情; 第三优先:做“不重要但紧迫”的;,5.5、优先顺序:,集中精力在某件事上直至将该事情完成。不要开始某事后将此放下，隔阵再开始做，反复来回，可能耗时在5倍以上。 单一的处理！列出工作清单后，挑出最重要的事，专心做，直到做完。最有价值的事值得你专心去做。世

7、界上最糟糕的事就是将那些根本不必要去做的事做得那么完美。,要点：专注力,专注处理AB类事务 A 必须要做，最高优先， B 应该要做的事 C 做了也不错 D 代表授权 E 应该省略,警惕！ 时间谬论两大定律： (1)柏金森定律：每项工作都可以无限期地霸占你的时间。 (2)墨菲定律：每项工作所花时间都会比你想象中的长。,要点一：职责VS.事务 要点二：把事情做好VS.把事情做对,增进沟通，避免延误 多开放自己：促进人际关系良方，减少误解摩擦 多聆听，面对面谈，缩短距离 注意肢体语言，眼神、手势、面部表情、肢体动作,要点：沟通,要点：时间应用分析表,5.6、内省:,选择一个“极普通的”的工作周（无出差、请假） 可以从起床到睡觉逐一记录，也可只记录在公司的上班时段 准确记录，“当时”再现，非事后补，+/-15min 不可凭记忆估计 记录纸、笔，随身携带 每年选择1-2周，做2-3次即可掌握自己的时间管理 看似麻烦，但一天中此项工作只需几分钟,5.7、时间管理六原则与5S,一心做好：时间使用状况分析- - - - - - - - - - - -整理 两件事情：目标计划必须做好- - - - - - - - - - - -整顿 三大法则： 20/80法则- - - - - - - - - - - -清扫 四象限法则- - - - - - - - - - - - -清扫 专注法则- - - - - - - - - - - - - - - -清扫 基本方法：定期使用时间待办单（工作清单）-清洁 最后一招：以新代旧，养成好习惯- - - - - - - -纪律,6、做时间的主人,不要抱怨时间不够用 每日反省是否有效率掌握一分一秒 提出一套自己有效的时间管理模式 掌握好管理时间的决窍 自我管理，成为时间的主人,学完本课程后,荀子：,我听到的会忘掉 (I hear,and I forget)；,我看到的能记住 (I see,and I remember) ；,我做过的才真正明白 (I do,and I understand) 。,“闻之不若见之，见之不若知之，知之不若行之；学至于行而止矣。” 荀子儒效篇第八,西方谚语,Thank you !,

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