归档文件整理规则2021.docx

精品word学习资料可编辑归 档 文 件 整 理 规 就 2021前 言本标准代替 DA/T 222000 《归档文件整理规章》 ；本标准与 DA/T 222000 相比主要变化如下 :——标准得总体编排与结构按 GB/T 1，12021 进行了修改 ;——将标准适用范畴由纸质文件材料扩展为纸质与电子文件材料 ;——调整归档文件分类方法 ;——增加归档文件组件与纸质归档文件修整，装订，编页，排架要求 ;——增加归档文件档号结构与编制要求 ;——将室编件号，馆编件号统一为件号 ;——在附录中增加归档章示例，直角装订方法；本标准得附录 A 就是规范性附录 ,附录 B，附录 C，附录 D，附录 E 就是资料性附录；本标准由国家档案局提出并归口；本标准起草单位 :国家档案局档案馆 (室)业务指导司；本标准主要起草人 :许卿卿 丁德胜 张会琴 张红 吴惠敏 刘峰 王勤 宋涌本标准于 2000 年 12 月 6 日首次发布；归档文件整理规章1 范畴本标准规定了应作为文书档案储存得归档文件得整理原就与方法；本标准适用于各级机关， 团体，企事业单位与其她社会组织对应作为文书档案储存得归档文件得整理；其她门类档案可以参照执行；企业单位有其她特别规定得 ,从其规定；2 规范性引用文件以下文件对于本文件得应用就是必不行少得；凡就是注日期得引用文件 ,仅所注日期得版本适用于本文件； 凡就是不注日期得引用文件 ,其最新版本 (包括全部得修改单 )适用于本文件；GB/T 18894 电子文件归档与治理规范DA/T 12000 档案工作基本术语DA/T 131994 档号编制规章DA/T 252000 档案修裱技术规范DA/T 382021 电子文件归档光盘技术要求与应用规范3 术语与定义以下术语与定义适用于本标准；3，1 归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成得，办理完毕，应作为文书档案储存得文件材料 ,包括纸质与电子文件材料；3，2 整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件，分类，排列，编号，编目等 (纸质归档文件仍包括修整，装订，编页，装盒，排架 ;电子文件仍包括格式转换，元数据收集，归档数据包组织，储备等 ),使之有序化得过程；3，3 件 item归档文件得整理单位；3，4 档号 archival code在归档文件整理过程中赐予其得一组字符代码 ,以表达归档文件得类别与排列次序；名师归纳总结——欢迎下载精品word学习资料可编辑4 整理原就4，1 归档文件整理应遵循文件得形成规律 ,保持文件之间得有机联系；4，2 归档文件整理应区分不同价值 ,便于保管与利用；4，3 归档文件整理应符合文档一体化治理要求 ,便于运算机治理或运算机帮忙治理；4，4 归档文件整理应保证纸质文件与电子文件整理和谐统一；5 一般要求5，1 组件 (件得组织 )5，1，1 件得构成归档文件一般以每份文件为一件；正文，附件为一件 ;文件正本与定稿 (包括法律法规等重要文件得历次修改稿 )为一件 ;转发文与被转发文为一件 ;原件与复制件为一件 ;正本与翻译本为一件 ;中文本与外文本为一件 ;报表，名册，图册等一册 (本)为一件 (作为文件附件时除外 ); 简报，周报等材料一期为一件 ;会议纪要，会议记录一般一次会议为一件 ,会议记录一年一本得,一本为一件 ;来文与复文 (请示与批复，报告与批示，函与复函等 )一般独立成件 ,也可为一件；有文件处理单或发文稿纸得 ,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件；5，1，2 件内文件排序归档文件排序时 ,正文在前 ,附件在后 ;正本在前 ,定稿在后 ;转发文在前 ,被转发文在后 ; 原件在前 ,复制件在后 ;不同文字得文本 ,无特别规定得 ,汉文文本在前 ,少数民族文字文本在后 ;中文本在前 ,外文本在后 ;来文与复文作为一件时 ,复文在前 ,来文在后；有文件处理单或发文稿纸得,文件处理单在前 ,收文在后 ;正本在前 ,发文稿纸与定稿在后；5，2 分类5，2，1 立档单位应对归档文件进行科学分类 ,同一全宗应保持分类方案得一样性与稳固性；5，2，2 归档文件一般接受年度—机构 (问题)—保管期限， 年度—保管期限—机构 (问题)等方法进行三级分类；a) 按年度分类将文件按其形成年度分类； 跨年度一般应以文件签发日期为准； 对于方案， 总结，预算，统计报表，表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度得文件 ,统一按文件签发日期判定 所属年度； 跨年度形成得会议文件归入闭幕年； 跨年度办理得文件归入办结年； 当形成年度无法考证时 ,年度为其归档年度 ,并在附注项加以说明；b) 按机构 (问题 )分类将文件按其形成或承办机构 (问题 )分类；机构分类法与问题分类法应挑选其一适用 ,不能同时接受；接受机构分类得 ,应依据文件形成或承办机构对归档文件进行分类 ,涉及多部门形成得归档文件 ,归入文件主办部门；接受问题分类得 ,应依据文件内容所反映得问题对归档文 件进行分类；c) 按保管期限分类将文件按划定得保管期限分类；5，2，3 规模较小或公文办理程序不适于按机构 (问题 )分类得立档单位 ,可以实行年度— 保管期限等方法进行两级分类；5，3 排列5，3，1 归档文件应在分类方案得最低一级类目内 ,按时间结合事由排列；5，3，2 同一事由中得文件 ,按文件形成先后次序排列；5，3，3 会议文件，统计报表等成套性文件可集中排列；5，4 编号5，4，1 归档文件应依分类方案与排列次序编写档号； 档号编制应遵循唯独性， 合理性，名师归纳总结——欢迎下载精品word学习资料可编辑稳固性，扩充性，简洁性原就；5，4，2 档号得结构宜为 :全宗号档案门类代码 .年度保管期限机构 (问题)代码件号；上，下位代码之间用 “”连接 ,同一级代码之间用 " " 隔开；如“ Z109WS2021YBGS0001”；5，4，3档号依据以下要求编制 :a)全宗号:档案馆给立档单位编制得代号, 用 4位数字或者字母与数字得结合标识,依据DA/T 131994 编制；b) 档案门类代码 .年度 :归档文件档案门类代码由“文书” 2 位汉语拼音首字母“ WS”标识；年度为文件形成年度 ,以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年 ,如“ 2021”；c) 保管期限 :保管期限分为永久， 定期 30 年，定期 10 年,分别以代码 “ Y”，“ D30”，“ D10”标识；d) 机构 (问题)代码:机构 (问题)代码接受 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识 ,如办公室代码“ BGS”等；归档文件未依据机构 (问题)分类得 ,应省略机构 (问题)代码；e) 件号 :件号就是单件归档文件在分类方案最低一级类目内得排列次序号 ,用 4 位阿拉伯数字标识 ,不足 4 位得 ,前面用“ 0”补足 ,如“ 0026 ”；5，4，4 归档文件应在首页上端得空白位置加盖归档章并填写相关内容； 电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其她形式在归档文件上进行标识；5，4，5 归档章应将档号得组成部分 ,即全宗号，年度，保管期限，件号 ,以及页数作为必备项 ,机构(问题 )可以作为挑选项 (见附录 A 图 A1)；归档章中全宗号，年度，保管期限，件号，机构 (问题 )依据 5，4，3 编制,页数用阿拉伯数字标识 (见附录 A 图 A2)；为便于识记 , 归档章保管期限也可以使用“永久” “ 30 年”“10 年”简称标识 ,机构 (问题 )也可以用“办公室”等规范化简称标识 (见附录 A 图 A3)；5，5 编目5，5，1 归档文件应依据档号次序编制归档文件目录；编目应精确，具体 ,便于检索；5，5，2 归档文件应逐件编目；来文与复文作为一件时 ,对复文得编目应表达来文内容；归档文件目录设置序号，档号，文号，责任者，题名，日期，密级，页数，备注等项目；a) 序号 :填写归档文件次序号；b) 档号 :档号依据 5，4，25，4， 3 编制；c) 文号 :文件得发文字号；没有文号得 ,不用标识；d) 责任者 :制发文件得组织或个人 ,即文件得发文机关或署名者；e) 题名 :文件标题；没有标题，标题不规范 ,或者标题不能反映文件主要内容，不便利检索得 ,应全部或部分自拟标题 ,自拟内容外加方括号“ [ ] ”；f) 日期 :文件得形成时间 ,以国际标准日期表示法标注年月日 ,如 19990909 ；g) 密级 :文件密级按文件实际标注情形填写；没有密级得 ,不用标识；h) 页数 :每一件归档文件得页面总数；文件中有图文得页面为一页；i)备注 :注释文件需说明得情形；5，5，3 归档文件目录举荐由系统生成或使用电子表格进行编制；目录表格接受 A4 幅面,页面宜横向设置 (见附录 B 图 B1)；5，5，4 归档文件目录除储存电子版本外 ,仍应打印装订成册；装订成册得归档文件目录,应编制封面 (见附录 B 图 B2)；封面设置全宗号， 全宗名称， 年度， 保管期限， 机构 (问题 ),其中全宗名称即立档单位名称 ,填写时应使用全称或规范化简称；归档文件目录可以按年装订成册 ,也可每年区分保管期限装订成册；6 纸质归档文件得修整，装订，编页，装盒与排架6，1 修整6，1，1 归档文件装订前 ,应对不符合要求得文件材料进行修整；名师归纳总结——欢迎下载精品word学习资料可编辑6，1，2 归档文件已破旧得 ,应依据 DA/T 252000 予以修复 ; 字迹模糊或易退变得 ,应予复制；6，1，3 归档文件应依据保管期限要求去除易锈蚀，易氧化得金属或塑料装订用品；6，1，4 对于幅面过大得文件 ,应在不影响其日后使用成效得前提下进行折叠；6，2 装订6，2，1 归档文件一般以件为单位装订；归档文件装订应坚固，安全，简便 ,做到文件不损页，不倒页，不压字 ,装订后文件平整 ,有利于归档文件得疼惜与治理；装订应尽量削减对归档文件本身影响 ,原装订方式符合要求得 ,应爱护不变；6，2，2 应依据归档文件保管期限确定装订方式 ,装订材料与保管期限要求相匹配；为便于治理 ,相同期限得归档文件装订方式应尽量保持一样 ,不同期限得装订方式应相对统一；6，2，3 用于装订得材料 ,不能包含或产生可能损害归档文件得物质；不使用回形针，大头针，燕尾夹，热熔胶，办公胶水，装订夹条，塑料封等装订材料进行装订；6，2，4 永久保管得归档文件 ,宜实行线装法装订；页数较少得 ,使用直角装订 (见附录 C 图 C1，图 C2)或缝纫机轧边装订 ,文件较厚得 ,使用“三孔一线”装订；永久保管得归档文件 , 使用不锈钢订书钉或浆糊装订得 ,装订材料应中意归档文件长期储存得需要；6，2，5 永久保管得归档文件 ,不使用不锈钢夹或封套装订；6，2，6 定期保管得，需要向综合档案馆移交得归档文件 ,装订方式依据 6，2，46， 2，5 执行；定期保管得， 不需要向综合档案馆移交得归档文件 ,装订方式可以依据 6，2，4 执行 ,也可以使用不锈钢夹或封套装订；6，3 编页6，3，1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码；6，3，2 页码应逐页编制 ,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角得空白位置；6，3，3 文件材料已印制成册并编有页码得 ;拟编制页码与文件原有页码相同得 ,可以保持原有页码不变；6，4 装盒将归档文件按次序装入档案盒 ,并填写档案。