企业内部控制——销售业务.docx

企业内部控制——销售业务9．3 销售与发货控制9．3．8 客户信用管理制度企业应对自身的客户等级和企业信用政策做出具体的规定，拟定客户赊销限额和时限，以有效提高企业客户管理水平以下是企业客户信用管理制度，供读者参考客户信用管理制度第1章 总则第1条 为充分了解和掌握客户的信誉、资信状况，规范企业客户信用管理工作，避免销售活动中因客户信用问题给企业带来损失，特制定本制度第2条 本制度适用于对企业所有客户的信用管理第3条 财务部负责拟定企业信用政策及信用等级标准，销售部需提供建议及企业客户的有关资料作为政策制定的参考第4条 企业信用政策及信用等级标准经有关领导审批通过后执行，财务部监督各单位信用政策的执行情况第2章 客户信用政策及等级第5条 根据对客户的信用调查结果及业务往来过程中客户的表现，可将客户分为四类，具体如下表所示客户分类表客户类别销售情况客户其他信息A类占累计销售额的70%左右规模大、信誉高、资金雄厚B类占累计销售额的20%左右规模中档、信誉较好C类占累计销售额的5%左右信用状况一般的中小客户D类占累计销售额的5%左右一般的中小客户、新客户、信誉不太好的客户第6条 销售业务员在销售谈判时,应按照不同的客户等级给予不同的销售政策。

1. 对于A 级信用较好的客户,可以给予其一定的赊销额度和回款期限,但赊销额度以不超过一次进货为限,回款以不超过一个进货周期为限2. 对于B级客户,一般要求现款现货可先设定一个额度, 再根据信用状况逐渐放宽3. 对于C级客户,要求现款现货,应当仔细审查,对于符合企业信用政策的,给予少量信用额度4. 对于D级客户,不给予任何信用交易,坚决要求现款现货或先款后货第7条 对同一客户的信用限度也不是一成不变的,应随着实际情况的变化而有所改变客户要求超过规定的信用限度时,对其负责的销售业务员须向销售经理乃至总经理汇报第8条 财务部负责对客户信用等级进行定期核查,并根据核查结果提出对客户销售政策的调整建议,经销售经理、营销总监审批后,由销售业务员按照新政策执行第9条 销售部应根据企业的发展及产品销售、市场情况等,及时提出对客户信用政策及信用等级进行调整的建议, 财务部应及时修订此制度, 并报有关领导审批后下发执行第3章 客户信用调查管理第10条 客户信用调查渠道销售部根据业务需要,提出对客户进行信用调查财务部可选择以下途径对其进行信用调查1. 通过金融机构(银行)进行调查2. 通过客户或行业组织进行调查。

3. 内部调查询问同事或委托同事了解客户的信用状况,或从本企业派生机构、新闻报道中获取客户的有关信用情况4. 销售业务员实地调查即销售业务员在与客户的接洽过程中负责调查、收集客户信息,提供给财务部,财务部分析、评估客户企业的信用状况销售业务员调查、收集的客户信息应至少包括以下内容,如下表所示销售业务员对客户进行信用调查需收集的客户信息列表客户信息项目主要内容基础资料客户的名称、地址、、股东构成、经营管理者、法人代表及其企业组织形式、开业时间等客户特征企业规模、经营政策和观念、经营方向和特点、销售能力、服务区域、发展潜力等业务状况客户销售业绩、经营管理者和业务人员素质、与其他竞争者的关系、与本企业的业务关系及合作态度等交易现状客户的企业形象、声誉、信用状况、销售活动现状及优劣势、交易条件、出现的信用问题及对策等财务状况资产、负债和所有者权益的状况、现金流量的变动情况等第11条 信用调查结果的处理1. 调查完成后应编写客户信用调查报告1)客户信用调查完毕,财务部有关人员应编制客户信用调查报告,及时报告给销售经理销售业务员平时还要进行口头的日常报告和紧急报告2)定期报告的时间要求依不同类型的客户而有所区别。

①A 类客户,每半年一次②B类客户,每三个月一次③C类、D类客户,每月一次3)调查报告应按企业统一规定的格式和要求编写,切忌主观臆断,不能过多地罗列数字,要以资料和事实说话,调查项目应保证明确全面2. 信用状况突变情况下的处理1)销售业务员如果发现自己所负责的客户信用状况发生变化,应直接向上级主管报告,按“紧急报告”处理采取对策时必须有上级主管的明确指示,不得擅自处理2)对于信用状况恶化的客户,原则上可采取如下对策:要求客户提供担保人和连带担保人;增加信用保证金;交易合同取得公证;减少供货量或实行发货限制;接受代位偿债和代物偿债,有担保人的,向担保人迫债,有抵押物担保的,接受抵押物还债第12条 销售业务员在工作中应建立客户信息资料卡,以保证销售业务的顺利开展,及时掌握客户的变化以及信用状况客户资料卡应至少包括以下内容1. 基本资料:客户的姓名、、住址、交易联系人及订购日期、品名、数量、单价、金额等2. 业务资料:客户的付款态度、付款时间、银行往来情况、财务实权掌管人、付款方式、往来数据等第4章 交易开始与中止时的信用处理第13条 交易开始1. 销售业务员应制订详细的客户访问计划,如果已对某客户访问5次以上而无实效,则应将其从访问计划表中删除。

2. 交易开始时,应先填制客户交易卡客户交易卡由企业统一印制,一式两份,有关事项交由客户填写3. 无论是新客户,还是老客户,都可依据信用调查结果设定不同的附加条件,如交换合同书、提供个人担保、提供连带担保或提供抵押担保第14条 中止交易1. 在交易过程中,如果发现客户存在问题或异常之处应及时报告上级,作为应急处理业务暂时停止供货2. 当票据或支票被拒付或延期支付时,销售业务员应向上级详细报告,并尽一切可能收回货款,将损失降至最低点销售业务员根据上级主管的批示,通知客户中止双方交易第5章 附则第15条 本制度的最终解释权归财务部第16条 本制度自颁布之日起实施9．3．9 销售合同管理制度企业与客户订立的销售合同，需要明确双方的权利和义务，是开展销售活动的基本依据企业应设立销售合同管理制度，规范销售合同的起草、修改、日常管理工作，规避销售风险以下是企业的销售合同管理制度，供读者参考销售合同管理制度第1章 总则第1条 为明确销售合同审批权限,规范销售合同的管理,规避合同协议风险,特制定本制度第2条 本制度根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定,结合本企业的实际情况制定,适用于企业销售部、业务部门、各子企业及分支机构的销售合同审批及订立行为。

第2章 销售格式合同编制与审批第3条 企业销售合同采用统一的标准格式和条款,由销售部经理会同法律顾问共同拟定第4条 企业销售格式合同应至少包括但不限于以下内容1. 供需双方全称、签约时间和地点2. 产品名称、单价、数量和金额3. 运输方式、运费承担、交货期限、地点及验收方法应具体明确4. 付款方式及付款期限5. 免除责任及限制责任条款6. 违约责任及赔偿条款7. 具体谈判业务时的可选择条款8. 合同双方盖章生效等第5条 企业销售格式合同须经企业管理高层审核批准后统一印制第6条 销售业务员与客户进行销售谈判时,根据实际需要可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改,但应报销售部经理审批第3章 销售合同审批、变更与解除第7条 销售业务员应在权限范围内与客户订立销售合同,超出权限范围的, 应经销售经理、营销总监、总经理等具有审批权限的责任人签字后, 方可与客户订立销售合同第8条 销售合同订立后,由销售部将合同正本交档案室存档,副本送交财务部等相关部门第9条 合同履行过程中,出于缺货或客户的特殊要求等原因,销售部或客户提出变更合同申请时,须由双方共同协商变更,若为重大合同款项的变更,须经总经理审核。

第10条 根据合同规定的解除条件、产品销售的实际和客户的要求,销售部与客户协商解除合同第11条 变更、解除合同的手续,应按订立合同时规定的审批权限和程序执行,在达成变更、解除协议后,须报公证机关重新公证第12条 销售合同的变更、解除一律采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律作废第13条 企业法律顾问负责指导销售部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜第4章 销售合同的管理第14条 空白合同由档案管理人员保管,并设置合同文本签收记录第15条 销售部业务员领用时需填写合同编码并签名确认,签订生效的合同原件必须齐备并存档第16条 销售业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的,必须保留原件交回合同管理档案人员第17条 合同档案管理人员负责保管合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议等第18条 销售合同按年、区域装订成册,保存 年以备查询第19条 销售合同保存 年以上的,合同档案管理人员应将其中未收款或有欠款单位的合同清理另册保管,对于已收款合同,经销售经理批准后作销毁处理第5章 附则第20条 本制度由销售部负责制定、解释及修改第21条 本制度自颁布之日起生效。

9．3．10 发货退货管理制度为规范企业发货与退货工作，确保销售合同的顺利执行，避免销售损失，企业应制定发货退货管理制度以下是企业的发货退货管理制度，供读者参考发货退货管理制度第1章 总则第1条 为规范本企业发货及退货作业规程,确保销售合同准确执行,避免或减少企业损失,特制定本制度第2条 本制度适用于企业所有销售发货及退货作业第3条 各部门职责1. 销售部负责发货、销售退货的组织与全程跟踪工作2. 仓储部负责货物的清点、包装、出库及入库工作3. 运输部负责货物的运输工作4. 质检部负责检查退回货物的质量第2章 发货管理规定第4条 填写发货通知单销售业务员根据正式签订的销售合同,按照客户订单编制“发货通知单”,经销售经理审核签字后,交仓储部以备货发货通知单”需一式四联,分别留存销售部、财务部、仓储部及客户企业,列明购货单位、地址、产品名称、数量、单价、金额和制单人,并加盖销售专用章第5条 备货出库仓管员按照经盖章签字的“发货通知单”清点货物,填写“货物出库单”,再次核对“发货通知单”后,组织货物出库并登记台账第6条 安排出货运输部根据仓储部提供的出货单据安排出货,发车前通知销售部业务员。

如送货途中有任何异常,造成延误或不能送货,应及时通知销售部业务员与客户沟通协调,并确保在合同规定的时间内将货物完好无损地送达客户指定地点, 并取回经客户签字确认的回执第7条 开具发票1. 运输部将客户签字确认的回执交给财务部与销售部,财务部针对不同客户开具相应发票2. 对于现款现货的客户,货款到账后财务根据回执开具相应发票3. 委托代销的客户需填写“客户月对账表”并签字确认后返回销售业务员,销售业务员将“财务对账单”与“客户月对账表”进行核对,审查无误并签字确认后返回财务;否则需与客户进一步核准财务部根据核准后的“对账表”开具相应的发票,向客户收取货款销售部将回执登记并归档,作为考核客户信誉额度的指标第3章 退货管理规定第8条 因己方责任造成客户对接收的货物不满意或者货物不符合销售合同的要求,而使得客户提出退货时,企业应接受退货,退货须经销售经理审批后方能办理第9条 质检员应对退回的货物进行质量检查,并出具检验结果报告第10条 仓储部负责清点退回货物,注明退回货物的品种和数量后,填写“退货接收报告单”第11条 销售业务员根据“退货接。