第二章英语函电的格式剖析.
15页1、第二章 英语函电的组成部分,英语函电的组成部分可以分为基本部分和附加部分。英语函电必须具备以下要素,其中七大要素是不可缺少的组成部分。,1.Letter head信头 2.Reference and Date案号和日期 3.Inside Name and Address封内名称及地址 4. Salutation称呼 5. Body of letter/Message正文 6. Complimentary close结尾敬语 7. Signature签名,第一节 基本部分,1、信头(Letter Head) 信头是信笺上顶端事先印好了点有关发信人的基本情况,其中包括公司名称、地址、电话、传真号、电传号、电子邮件地址、公司标识、经营范围等等。信头设计宜简洁、端庄、美观,用纸质优,以展示公司的实力和良好的信誉。,2、案号和日期(Reference and Date) 由于公司来往信函较多,为方便双方事后查找,一般每封信函须编函电号,其前就可以印上“Our ref:”, “Your ref:”,一般放在日期上面。在案号书写中,前两个字母都是发函人的名字的缩写。如在“Your ref: SB/S
2、M”中,SB表示S Bowen,而在Our ref: MH/JW中,MH则表示Mary Hardy。(首次向对方发送函件时,对方案号不用填写。),除此之外,还有日期的问题:日期,中文写信时,日期放在信末,而英文信的日期位置则位于信头和封内地址之间。日期的写法有三种: A. 英式:日、月、年,如24 (th) June, 2004 B. 美式:月、日、年,如 June 24, 2004 C. 英美通用:无逗号间隔,如24 June 2004 如按照英式5/4/66 是指1966年4月5日,但改为美式则为1966年5月4日。如果没人告诉你是英式还是美式,你知道这是几月几日吗?无法猜测。,3、封内名称及地址(Inside Name and Address) 封内名称及地址(Inside Name and address),即收函人(Receiver)的姓名和地址。在书写收函人名称时,如果收函人为个人或以人名为公司名称时,应在名称之前,冠以适当的敬称或头衔,例如:Mr., Mrs., Miss., Messer等等。Messer主要用于称呼单位,严格来说是用来称呼合伙企业或公司。例如: Mr.
3、 Michael H. Dickinson (收函人为个人) Messrs. John Smith & Co., LTD (以人名为公司名称) China Ocean Shipping Co.(Group) (非以人名为公司名称),4、称呼(Salutation) 称呼是发函人对收函人的敬称,根据双方的关系以及书写习惯,考虑适当用语,称呼与结尾敬语相配。 英式称呼:Dear Sirs/Madame, 美式称呼:Gentlemen/Ladies,5、正文(Body of Letter/Message),正文是业务函电的主体,是表明一封信函优劣的关键,在书写正文时应注意把握正文书写原则(Principles of business letter):三个“C” A. 清楚(Clearness)用普通、简单的词句 B. 简洁(Conciseness)20-25个字的句子 C. 礼貌(Courtesy)平等关系,不能以命令的语气 正文开头部分主要表明写信人的心情或者写信的相关信息。如:Thank you for your letter of May 20 inquiring about our
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