来宾接待管理办法－完整版

1、海润公司来宾接待管理办法1 目的为了理顺公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本办法。2 适用范围海润公司所有来宾的接待。3 来宾接待审批程序3.1 A类来宾贵宾：公司董事长、副董事长、总经理的重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人指政府主管部门以及总经理的重要客人来访。由总经办将来宾到来时间、等级、相关要求等事宜报总经理审批，批准同意后执行。3.2 B类来宾客户：指公司客户来访。由营销中心项目负责人将来宾到来时间、等级、相关要求等事宜提前完2个工作时半天报营销中心负责人审批，批准同意后执行。3.3 C类来宾普通客人：各部门普通客人或无预约的客人来访。由前台接待人员了解来宾的目的、主要接口部门或人员，前台接待电话联系相关接口部门或人员，按确认同意后进行下一步接待。 各分管领导的客人来访。由行政部将来宾到来时间、等级、相关要求等事宜报分管理审批，批准同意后执行。3.4 D类来宾：各部门的客人来访。由各部门将来宾到来时间、等级、相关要求等事宜报部门负责人审批，批准同意后执行。3.5 E类来宾：无预约的客人来访。由前台接待人员了

2、解来宾的目的、主要接口部门或人员，前台接待电话联系相关接口部门或人员，按确认同意后进行下一步接待。4 来宾接待流程4.1 普通客人（前台）4.2 贵宾及客户接待申请确定接待级别联系接待单位安排接待人员机场（车站）接车安排住宿公司接待领导接见餐饮安排提出、收集合作事项处理、确定合作事项领导会谈机场（车站）送车电话回访 4.2.11、接待申请：如有贵宾接待，业务员、业务经理在了解客户即将到访时通知部门经理，要求进行客户接待的安排，如出差在外应及时以电话方式通知，并落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送；相关部门要提前两个工作日填写来宾接待登记表；如有重要客户接待，项目负责人要提前一个工作日填写来宾接待登记表。 4.2.2、确定接待级别：接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接待公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及上级机关的负责人等接待标准为贵宾接待；地方机关一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般工作人员为普通接待（工作餐）。（1）普通人员级别：适合人员：经销商业务类考察人员、技术人员、设计师、厂家中层管理者、普

3、通意向经销商等。A：住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；B：餐饮标准：午餐简便消费控制在 元以下，晚餐消费控制在 元以下；C：接待陪同人员：销售人员、销售经理；D：接待车辆：四驱车或的士。E：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则餐饮另加 元/人标准计算；（2）高级人员级别：适合人员：采购部门经理、设计部门经理、企业领导、合作经销商、厂家高层管理人员、设计院人员、大客户部门负责人等。A：住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；B：餐饮标准：午餐简便消费控制在 元以下，晚餐消费控制在 元以下；C：接待陪同人员：销售人员、销售经理、营销中心负责人、分管领导；D：接待车辆：四驱车或商务车或的士；E：感情接待：此类人员，公司领导可安排做一次或两次家中接待，销售人员陪同，以增加彼此间的感情；（视双方合作情况而定）F：其他接待项目：公司安排带客户到本地主要景点游玩或娱乐；必要时，可于客户临行时赠送纪念品。（视双方合作情况而定）G：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则餐饮另加 元/人标准计算；（3）特级人员级别：适合人员：主要大客户关键负责人、经销商领导、政府行业相关部

4、门领导、公司特邀领导、其他特殊人员等。A：住宿标准三星级酒店以上，公司负担全程费用；B：餐饮标准：午餐简便，消费控制在 元以下，晚餐消费控制在 元以下；C：接待陪同人员：销售经理、部门经理、总经理、股东；D：接待车辆：商务车或租用高级用车；F：其他接待项目：公司安排带客户到本地主要景点游玩或娱乐，必要时，可于客户临行时赠送纪念品。（视双方合作情况而定）G：以上标准是以二名客户为基准，如超过二名客户，则另加 元/人标准计算；4.2.3、联系接待单位：市场销售人员相关部门根据接待申请要求，在客户到达前应作好相关的接待安排，及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。4.2.4、安排接待人员：公司根据工作的需要安排接待人员，肩负接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程。一般情况下，来访人员没有离开前，接待人员不宜随意更改。4.2.5、机场（车站）接车：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名、特征。用车，先落实公司有无车辆之后进行，如无法安排车辆的应通知客户并告之坐车方式，特别是飞机的，可通

5、知其坐机场高速专线或打出租车。接到来访人后，业务员、业务经理接待人员帮忙提行李下车，根据班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。4.2.6、住宿安排：到达住宿地点后，接待人员帮助客人安顿好之后，再跟客人确认接下来的行程，离开时要要主动帮来访人员提行李上房间，简单讲解房间内设施的使用方法，留下自己的联系电话。告诉来访人员是长途或者短途，安排来访人员休息或者直接到营销中心。并提前与内务部联系营销中心的接待安排。4.2.7、公司接待：营销中心的接待主要是展厅接待的接待，一般不安排行政部门接待。接待人员陪同来访人员到达展厅后，业务人员介绍工作主要突出的重点在于：展示样品、新产品的讲解、企业文化、企业的前景等等方面。在没有引见公司领导之前，接待人员在展厅可以提前和来访人员探讨商谈合作的意见以及来访的主要目的。4.2.8、领导接见：接待人员在带领来访人员见领导之前，必须和公司领导沟通好，确认接见时间、地点，然后带领来访人员与领导见面。见面时，接待人员先做介绍双方的工作，然后粗略地讲解来访者的主要商谈事项。（特别注意：介绍公司领导时，应有意无意地对领导做抬高身份的赞扬，增加商谈的优势。

6、）4.2.9、餐饮安排：一般的接待由接待人员要求业务员或业务经理一起进行，做一下标准后可由他们安排接待人员应陪同来访人员就餐，如有必要可邀请本部门领导或者公司领导一同参加。并且按照来客的习惯安排酒水，就餐过程中按照来客的习惯安排酒水，接待人员可以适当地带动气氛，促进双方的感情交流。（注意事项：接待人员本人不要喝酒过度，结帐不要当来客面，出外结帐）4.2.10、提出、收集合作事项：经过以上的接待步骤，双方的感情交流有了基础，接待人员可安排双方转入到商务谈判的阶段。根据公司开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出合作事项的内容，咨询来访人员提出的合作事项内容并且做好笔录。4.2.11、处理、确定合作事项：本着双赢的原则，接待人员在公司和来访人员之间根据合作事项的内容收集双方的意见，进行处理以至最后确定的工作，经双方确定后用文案交与双方。4.2.12、领导会谈：双方在合作事项达成一致后，双方领导一般会进行互相道贺的仪式，接待人员适时作相关的安排。4.2.13、机场（车站）送车： 来访人员离开，由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来访人员提醒例外，如有公司赠送的纪念品，一定要提醒或者直接递交

7、到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开自己的视线范围以后，才能离开。4.2.14、电话回访：接待人员按送来访人员走的航班号（车次），估计他们到达的时间，适时去电进行咨询接待工作的情况，了解客户对公司的产品和企业形象等等方面的意见。及时做好报告上报公司，以便改进。无论来访者以何种目的来访，接待工作很多时候会直接影响到客户对我们公司的选择。只要我们的接待工作做好了，就会给来访者留下一个良好的形象，从而增加公司的行业竞争力。5 接待等级与相关要求5.1 A类接待贵宾接待5.1.1陪同人员：原则上由总经理董事长或者公司其他分管领导陪同，、海润其他领导、各公司总经理陪同，特殊情况临时决定。5.1.2准备物品：根据客人和实际需要，多媒体大会议室可准备横幅、鲜花、水果、横幅、宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、宣传光碟、热毛巾、咖啡、茶水、矿泉水、礼品等。；如有必要可在大厅及技术中心门口公司前台门厅位置可准备欢迎牌；大厅前可准备鲜花；大门前可准备横幅或拱门。以及花篮。5.2 B类接待业务接待5.2.1陪同人员：原则上由海润领导、各单位副总经理陪同相关部门负责人陪同，特殊情况临时决定。5.2.2准

8、备物品：根据客人和实际需要，多媒体大会议室可准备宣传资料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、宣传光碟、热毛巾、咖啡、茶水、矿泉水等；大厅及技术中心门口可准备欢迎牌。5.3 C类普通接待5.3.1陪同人员：海润领导被访者，特殊情况临时决定。5.3.2准备物品：根据实际情况需准备宣传资料、茶水纸、笔、宣传光碟、热毛巾、矿泉水。5.4 D类接待：园区各单位因公司客户关系，外来客人需接待本公司生产车间的，由该公司总经理批准，并指定人员带队接待。动力公司除外。6 接待要求6.1除除D类贵宾接待由行政部全权负责外，其余接待由直接相关部门负责行政部门予以配合外，其他单位一律由海润行政部门统一运作。6.2海润行政部门接领导批准的接待申请后，根据要求通知相关领导陪同。并及时通知园区内相应单位，提前做好生产计划安排和接待准备。6.23海润领导因为工作需要安排客人参观，请事先通知海润行政部门，以便统一安排。6.4接待时，公司保安队必须注意园区治安安全，大厅门前站两名礼仪保安，同时园区大门入口处由两名保安员跟踪接待队伍，指挥接待车辆的行驶路线及停放地点。7 接待注意事项7.1所有接待活动，海润行政部门必须指定人员带路

9、或解说。7.2 接待时，各公司陪同人员应提醒接待者在指定区域内行进，不得进入公司核心区域。7.3接待时，各公司陪同人员应提醒接待者不得在车间内及有重要标识的区域摄影、摄像。7.34接待时，各公司陪同人员应提醒接待者保持现场清洁、爱护环境卫生。8 处罚：如有违反本办法，将按公司相关管理规定进行处罚。9本办法自下发之日起执行，解释修改权归海润行政部门。客户接待流程管理规定 为确保高质量地做好客户接待工作，特制定本规定。 1.客户来访的一般目的 1.1了解我公司基本运作情况。 1.2了解我公司生产体系。 1.3了解我公司质量控制体系。 1.4了解我公司研发体系。 1.25进行有关的商务洽谈。 1.36双方公司进行基本的人际沟通。 2准备工作 2.1了解客户：客户的资信状况基本情况、近期公司运作情况、分析客户公司的经营项目及产品销售情况、客户的市场情况、价格信息此次来访的目的。客户的行程、是否需安排接机/接船、是否需安排酒店、客户预期谈判的内容、与我司的合作诚意、客户预期参观的地方。 2.2谈判前的准备 2.2.1确定谈判参与人员：客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与谈判的人员。如需要总裁董事长以及副董事长参加，必须提前2天通知办公室接待董事长秘书，以便确认总裁领导是否可以方便参加。 2.2.2谈判资料的准备：业务员项目负责人提出要求，由办公室行政办负责准备国旗及姓名牌（如有必要）、公司介绍、市场版产品目录及公司介绍投影仪。业务人员项目负责人准备与该客户往来的重要传真、EMAIL、相关合同、报价及其他重要资料。产品参数表、维修手册等应事先与相关人员联系以确

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