办公室管理.

1、完善办公室管理之我见,办公室：黄惠娟,目 录,课 件 内 容,一、办公室管理的内涵及重要性,1.办公室 2.办公室含义 3.办公室的功能 4.办公室管理的重要性,1.办公室的由来,西方古代的办公室通常是宫殿或大型庙宇中的一部分。通常是一间存放有大量卷轴的房间，并有抄写员在其中进行工作。对一些考古学家和大众媒体而言，这些房间有时也被称为“图书馆”（Libraries），因为这个场所通常与记载有文学作品的卷轴有关。事实上，除了诗歌或虚构的文学作品之外，自从各种记录、合约、命令、公告等内容都被记载于卷轴上起，这些存放卷轴的房间就有了现代“办公室”的定义。,2. 办公室的含义,（1）广义：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、等。 （2）狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如校长办公室等。 （3）特指：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅。 （4）专指：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。,办 公 室,办公室的一般含义,办公室是提供工作办公的场所，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成。（此处采纳广义）,办公设备,辅助设备,办公人员,3.办公室

2、的功能,办公室的功能,参谋与 助手,枢纽与 心脏,协调与 沟通,形象与 管家,4.办公室管理,办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。,办公室管理的性质,辅助性,事务性,综合性,中枢性,机要性,办公室管理的指导思想,(1) 为领导服务 (2) 为相关的各级部门服务 (3) 为同事服务,办公室管理四要素,一、是明确的组织目标 二、是服从自己目标的运转方式 三、是管理人员 四、是先进的科技管理手段,四要素,办公室管理的六项原则,第一， 准确原则 第二，迅速原则 第三，保密原则 第四，密切联系群众原则 第五，一切从实际出发的原则 第六，协调配合原则,5. 办公室管理的重要性,办公室作为公司的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。 加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段。,很 重 要 哦 加 油 吧！,6.办公室管理的必要性,办公室职能的内在要求,实现业务管理和行政管理“两翼齐飞”的必然要求,提高办公室工作质效的主要途径,7.全面推进办公室管

3、理科学化,（一）更新观念，提高认识 （二）明确职责，细化流程 （三）完善制度，强化考核,8.案 例 分 析,案例分析目的： 通过具体案例分析，明确办公室管理的重要性。,血的教训 “4.28”胶济铁路特别重大交通事故,2008年4月28日，胶济铁路发生一起列车脱轨相撞 的特别重大交通事故，造成了72人死亡、416人受伤、 中断行车21小时 22分，直接经济 损失4192.5万元。,事故分析,事故性质：“4.28”胶济铁路特别重大交通事故 是一起责任事故。 原因之一：有关文件、调度命令违规发布，且错 发漏发；机关公文管理混乱。 摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告,事 故 分 析,济南铁路局关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知（154号文件） 文件及文件办理程序问题 （1）内容违规超出铁道部有关会议议定范围，擅自将事故路段的施工临时 限速改为线路允许速度并予公开。（致命错误！） （2）会签部门不全未会签济南铁路局相关部门。（失去纠正错误机会！） （3）漏发抄送单位未发给与文件执行直接相关的北京铁路局相关单位，致 使无法纳入列车运行监控器。（再次失去可能的情况下纠正错误机会！）

4、,事 故 分 析,济南铁路局关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知（154号文件） 反映了机关文件管理混乱 （1）部分管理人员不熟悉、不掌握有关重要规章制度，对规章制度理解有偏差；人员素质不适应岗位要求。在154号文件会签、审核中，总工室、工务、公文审核等部门均未发现并纠正存在的问题。 （2）在154号文件的发文处理过程中，文件草拟部门审核人擅自修改已会签的文件、违规增加内容；公文处理部门负责人对审核人员的教育培训不够；文件签发走形式，签发人把关不严。 摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告,二、办公室管理的内容,平行信息,平行信息,1. 信息管理：,信 息 管 理,信息工作的定位 下情上达、上情下达 宣传工作，展现单位面貌，建树单位形象 争取上级领导关注支持，推动难点问题解决,信息管理,信息工作的理念 信息工作无小事 主动融入中心工作 为本单位领导服务 及时准确质量为本,信 息 管 理,信息的基本要求 基本要求：新、实、准、快、精、深 新：一是反映的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过已久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未

5、出现，具有一定的前瞻性预测。 实：一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发生的程度，必须实事求是地予以表达，不能”拔高”和”掩饰”。 准：收集反馈各类工作、活动的信息，包括时间、地点、事情经过，活动主体以及活动变化的环境条件、因果关系、变化制约和影响程度等都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。,信息管理,信息的基本要求 快：一是思想敏锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行筛选、鉴别，提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报送上级有关部门。 精：一是信息的内容要精，一则信息要集中反映一个主题，观点突出，目标明确；二是信息的文字要精，即需对大量的原始信息资料，进行加工提炼；三是向上级提供的信息篇幅数量要精。 深：一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，信息要有分析、有观点、有建议；二是从各类信息载体提供的大量一般信息资料中，分析、挖掘能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而进行逻辑推理、高度综合、归纳、整理，力求实现信息从较低层次到较高层次的升华和增值。,基本要求：新、实、准、快、精、深,信 息 管 理,信息的来源 文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息；

6、讲话稿中捡信息；领导口中理信息； 联系上下摸信息；会议之中捕信息； 参与活动追信息；重大事件抢信息； 深入基层拾信息；关注新闻抓信息； 跟踪问效知信息；情况反馈传信息； 利用网络选信息；与外联系通信息。,信 息 管 理,信息的报送 一是紧紧围绕工作中心 二是全力提高信息报送意识 三是注重沟通联系 四是加强信息指导,2. 政务管理：,办 好 文文书管理,（一） 文件管理制度 （二） 文书管理制度 （三） 档案管理制度,办好文文书书写,一、文章标题要简要 二、文章内容要详实 三、文章标点要准确 四、文章字体要选好,会议规范管理(组织会议的一般流程） 会议报批、会议内容、参加人员、 会议议程、会议文件、会议记录、 会议纪要、会议服务,办 好 会,办 好 事,日常事务管理 （一） 接待管理 （二） 报刊收发整理（门卫） （三） 后勤管理（食堂、车辆、环境卫生） （四）办公用品管理制度 （五） 文化宣传管理（公司宣传栏） （六） 其他事务,接待管理位次的秘密,接待管理位次的秘密,接待管理位次的秘密,（三）行进中的位次： 走动中，内侧高于外侧，中央高于两侧，前方高于后方。 （四）会客时的位次： 谈

7、正事面对面就坐（面门为上，背门为下）。 非正式并排就坐。 （五）谈判时的位次： 客方面对门，主人背对门； 居中是主谈，右侧是二把手，左侧是三把手。,接待管理位次的秘密,（六）签定仪式的位次： 双方主签面门坐， 客居右来主居左， 其他分别站两边。 （七）宴会的位次 多桌：中央高于外侧 右侧高于左侧 内侧高于外侧 同桌：面对房门是主位 主宾一般坐右手 高低远近依次坐,举轻若重,建章立制,举重若轻,3.建章立制,“立规矩”,1. 制度有和无不一样 2. 制度应具体可操作 3. 制度需要不断完善 4. 制度的关键在执行,4. 品质管理,办公室管理工作的特点和优势：,工作的接触面广、层次高; 各方面信息集中、数量大； 碰到的热点、难点问题多； 得到的锻炼、培养机会多。,荣誉感,责任感,使命感,办公室管理工作的要求,有位有为，有为有位。 不缺位、不错位、不越位。 在日常的办文、办会和办事中，要努力探索和把握办公室工作的规律，通过工作方式的创新，在做好日常性工作的同时，从琐碎的事务性工作中解脱出来，给领导当“高参”。,做 到 位,办公室管理工作的要求,培养一支学习型的团队。在工作中要勤于思考，在忙碌之余要善于总结。 培养一支作风过硬的团队。要有高度的责任感和使命感，树立快、准、严、细、实的工作作风。,培养人,办公室管理工作的要求,综合协调 行政枢纽 参谋助手（急领导所急，想领导所想； “高参”和“勤务兵”） 窗口服务,定好位,办公室管理工作应处理的关系,1、管理与服务的关系 2、主动与被动的关系 3、重点与一般的关系 4、超前与滞后的关系,办公人员的职业素质,三、5S管理具体含义及要求,三、办公人员的职业素质,办公人员素质的重要性: 办公室工作人员能力的强弱，不仅直接关系到办公室的服务质量，而且关系到整个部门作用的发挥。因此，办公室工作人员要注重完善自身素质，加强理论修养，提高自身能力。,培养队伍 提高素质,良好的品格 忠于职守 公道正派 严守机密 讲求效率 恪守信用 善于合作 文明礼貌,职业道德,职业意识,幕后意识 保密意识 时间意识 合作意识 信息意识 多能意识,提升办公人员素质的途径,强化责任意识,强化效率意识,强化奉献意识,强化服务意识,

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