办公室管理.

完善办公室管理之我见,办公室：黄惠娟,目 录,课 件 内 容,一、办公室管理的内涵及重要性,1.办公室 2.办公室含义 3.办公室的功能 4.办公室管理的重要性,1.办公室的由来,西方古代的办公室通常是宫殿或大型庙宇中的一部分。通常是一间存放有大量卷轴的房间，并有抄写员在其中进行工作。对一些考古学家和大众媒体而言，这些房间有时也被称为“图书馆”（Libraries），因为这个场所通常与记载有文学作品的卷轴有关。事实上，除了诗歌或虚构的文学作品之外，自从各种记录、合约、命令、公告等内容都被记载于卷轴上起，这些存放卷轴的房间就有了现代“办公室”的定义。,2. 办公室的含义,（1）广义：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、等。 （2）狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如校长办公室等。 （3）特指：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅。 （4）专指：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。,办 公 室,办公室的一般含义,办公室是提供工作办公的场所，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成。（此处采纳广义）,办公设备,辅助设备,办公人员,3.办公室的功能,办公室的功能,参谋与 助手,枢纽与 心脏,协调与 沟通,形象与 管家,4.办公室管理,办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。,办公室管理的性质,辅助性,事务性,综合性,中枢性,机要性,办公室管理的指导思想,(1) 为领导服务 (2) 为相关的各级部门服务 (3) 为同事服务,办公室管理四要素,一、是明确的组织目标 二、是服从自己目标的运转方式 三、是管理人员 四、是先进的科技管理手段,四要素,办公室管理的六项原则,第一， 准确原则 第二，迅速原则 第三，保密原则 第四，密切联系群众原则 第五，一切从实际出发的原则 第六，协调配合原则,5. 办公室管理的重要性,办公室作为公司的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。 加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段。,很 重 要 哦 加 油 吧！,6.办公室管理的必要性,办公室职能的内在要求,实现业务管理和行政管理“两翼齐飞”的必然要求,提高办公室工作质效的主要途径,7.全面推进办公室管理科学化,（一）更新观念，提高认识 （二）明确职责，细化流程 （三）完善制度，强化考核,8.案 例 分 析,案例分析目的： 通过具体案例分析，明确办公室管理的重要性。,血的教训 “4.28”胶济铁路特别重大交通事故,2008年4月28日，胶济铁路发生一起列车脱轨相撞 的特别重大交通事故，造成了72人死亡、416人受伤、 中断行车21小时 22分，直接经济 损失4192.5万元。,事故分析,事故性质：“4.28”胶济铁路特别重大交通事故 是一起责任事故。 原因之一：有关文件、调度命令违规发布，且错 发漏发；机关公文管理混乱。 摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告,事 故 分 析,济南铁路局关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知（154号文件） 文件及文件办理程序问题 （1）内容违规超出铁道部有关会议议定范围，擅自将事故路段的施工临时 限速改为线路允许速度并予公开。（致命错误！） （2）会签部门不全未会签济南铁路局相关部门。（失去纠正错误机会！） （3）漏发抄送单位未发给与文件执行直接相关的北京铁路局相关单位，致 使无法纳入列车运行监控器。（再次失去可能的情况下纠正错误机会！）,事 故 分 析,济南铁路局关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知（154号文件） 反映了机关文件管理混乱 （1）部分管理人员不熟悉、不掌握有关重要规章制度，对规章制度理解有偏差；人员素质不适应岗位要求。在154号文件会签、审核中，总工室、工务、公文审核等部门均未发现并纠正存在的问题。 （2）在154号文件的发文处理过程中，文件草拟部门审核人擅自修改已会签的文件、违规增加内容；公文处理部门负责人对审核人员的教育培训不够；文件签发走形式，签发人把关不严。 摘自“4.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告,二、办公室管理的内容,平行信息,平行信息,1. 信息管理：,信 息 管 理,信息工作的定位 下情上达、上情下达 宣传工作，展现单位面貌，建树单位形象 争取上级领导关注支持，推动难点问题解决,信息管理,信息工作的理念 信息工作无小事 主动融入中心工作 为本单位领导服务 及时准确质量为本,信 息 管 理,信息的基本要求 基本要求：新、实、准、快、精、深 新：一是反映的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过已久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未出现，具有一定的前瞻性预测。 实：一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发生的程度，必须实事求是地予以表达，不能”拔高”和”掩饰”。 准：收集反馈各类工作、活动的信息，包括时间、地点、事情经过，活动主体以及活动变化的环境条件、因果关系、变化制约和影响程度等都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。,信息管理,信息的基本要求 快：一是思想敏锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行筛选、鉴别，提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报送上级有关部门。 精：一是信息的内容要精，一则信息要集中反映一个主题，观点突出，目标明确；二是信息的文字要精，即需对大量的原始信息资料，进行加工提炼；三是向上级提供的信息篇幅数量要精。 深：一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，信息要有分析、有观点、有建议；二是从各类信息载体提供的大量一般信息资料中，分析、挖掘能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而进行逻辑推理、高度综合、归纳、整理，力求实现信息从较低层次到较高层次的升华和增值。,基本要求：新、实、准、快、精、深,信 息 管 理,信息的来源 文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息； 讲话稿中捡信息；领导口中理信息； 联系上下摸信息；会议之中捕信息； 参与活动追信息；重大事件抢信息； 深入基层拾信息；关注新闻抓信息； 跟踪问效知信息；情况反馈传信息； 利用网络选信息；与外联系通信息。,信 息 管 理,信息的报送 一是紧紧围绕工作中心 二是全力提高信息报送意识 三是注重沟通联系 四是加强信息指导,2. 政务管理：,办 好 文文书管理,（一） 文件管理制度 （二） 文书管理制度 （三） 档案管理制度,办好文文书书写,一、文章标题要简要 二、文章内容要详实 三、文章标点要准确 四、文章字体要选好,会议规范管理(组织会议的一般流程） 会议报批、会议内容、参加人员、 会议议程、会议文件、会议记录、 会议纪要、会议服务,办 好 会,办 好 事,日常事务管理 （一） 接待管理 （二） 报刊收发整理（门卫） （三） 后勤管理（食堂、车辆、环境卫生） （四）办公用品管理制度 （五） 文化宣传管理（公司宣传栏） （六） 其他事务,接待管理位次的秘密,接待管理位次的秘密,接待管理位次的秘密,（三）行进中的位次： 走动中，内侧高于外侧，中央高于两侧，前方高于后方。 （四）会客时的位次： 谈正事面对面就坐（面门为上，背门为下）。 非正式并排就坐。 （五）谈判时的位次： 客方面对门，主人背对门； 居中是主谈，右侧是二把手，左侧是三把手。,接待管理位次的秘密,（六）签定仪式的位次： 双方主签面门坐， 客居右来主居左， 其他分别站两边。 （七）宴会的位次 多桌：中央高于外侧 右侧高于左侧 内侧高于外侧 同桌：面对房门是主位 主宾一般坐右手 高低远近依次坐,举轻若重,建章立制,举重若轻,3.建章立制,“立规矩”,1. 制度有和无不一样 2. 制度应具体可操作 3. 制度需要不断完善 4. 制度的关键在执行,4. 品质管理,办公室管理工作的特点和优势：,工作的接触面广、层次高; 各方面信息集中、数量大； 碰到的热点、难点问题多； 得到的锻炼、培养机会多。,荣誉感,责任感,使命感,办公室管理工作的要求,有位有为，有为有位。 不缺位、不错位、不越位。 在日常的办文、办会和办事中，要努力探索和把握办公室工作的规律，通过工作方式的创新，在做好日常性工作的同时，从琐碎的事务性工作中解脱出来，给领导当“高参”。,做 到 位,办公室管理工作的要求,培养一支学习型的团队。在工作中要勤于思考，在忙碌之余要善于总结。 培养一支作风过硬的团队。要有高度的责任感和使命感，树立快、准、严、细、实的工作作风。,培养人,办公室管理工作的要求,综合协调 行政枢纽 参谋助手（急领导所急，想领导所想； “高参”和“勤务兵”） 窗口服务,定好位,办公室管理工作应处理的关系,1、管理与服务的关系 2、主动与被动的关系 3、重点与一般的关系 4、超前与滞后的关系,办公人员的职业素质,三、5S管理具体含义及要求,三、办公人员的职业素质,办公人员素质的重要性: 办公室工作人员能力的强弱，不仅直接关系到办公室的服务质量，而且关系到整个部门作用的发挥。因此，办公室工作人员要注重完善自身素质，加强理论修养，提高自身能力。,培养队伍 提高素质,良好的品格 忠于职守 公道正派 严守机密 讲求效率 恪守信用 善于合作 文明礼貌,职业道德,职业意识,幕后意识 保密意识 时间意识 合作意识 信息意识 多能意识,提升办公人员素质的途径,强化责任意识,强化效率意识,强化奉献意识,强化服务意识,