企业档案工作交接指引(17)
17页1、附件1公司档案工作交接指引为规范各公司档案工作交接,促进公司档案工作有序衔接,确保档案的完整与安全,根据公司档案管理规定第十三条规定,结合公司特点,制定本指引。一、本指引所称档案工作交接,是指各公司档案室档案工作人员调离岗位或退休,在离岗前根据公司档案管理规定要求办理工作交接。二、各公司要将档案工作交接纳入公司档案管理制度,并切实执行,对没有完成档案工作交接的档案人员,不予办理调动或离职、离岗手续。三、档案工作交接的步骤和要求(一)前期准备工作。档案工作交接前,移交人和接收人应做好以下准备工作:1.移交人将全宗卷、档案管理制度、档案管理台账、档案目录、档案管理设备一览表、档案借阅登记薄、档案室工作曰志等档案管理材料收集齐全,按照交接次序排好顺序。2.移交人按档案类别、归档年度及档案排架顺序,对库藏档案进行清点、检查,与档案管理台账对照核实,做到账物相符、心中有数。3.移交人及时催还外借档案,对暂时不能归还的档案写出情况说明,并在档案借阅登记薄上注明原因及催还情况。4.移交人将未整理的零散文件分门别类登记造册并有序存放。5.移交人编制档案工作交接文书。交接文书包括档案工作交接情况报告(参
2、考样式见附表1)及档案工作交接文据(参考样式见附表2)。其中档案工作交接情况报告内容包括:交接事由、交接时间、交接事项及其相关情况、未完成的工作及需要说明的其他情况等。6.接收人应了解本公司职能职责及形成的文件材料情况,向移交人了解档案保管情况,必要时可了解档案工作交接准备工作情况。(二)确定交接安排和要求。保密与档案组项目经理召集档案工作交接双方人员了解情况,明确档案工作交接的日程安排和要求。(三)逐项交接。移交人先就本公司档案工作概况作简要说明,带接收人简略查看档案库房,再就全宗卷、档案管理制度、档案管理台账等项目逐项向接收人移交。1.交接全宗卷。分类清点全宗卷文件材料数量并作交接。2.交接档案管理制度。移交人就本公司文件材料归档范围、档案保管期限表、档案分类编号办法及其他档案管理制度的制定及实施情况作出说明并移交。3.交接档案管理台账。交接档案管理总台账、各类别档案分台账及档案借阅登记薄、档案室工作日志。要结合交接档案实体核查档案管理台账的完整性和准确性,做到账物相符。发现账物不符等情形的,应及时完善台账。4.交接档案目录。就库藏纸质档案目录的数量、完好程度等进行交接。5.交接档
3、案实体。交接双方对照档案管理台账对档案实体逐类逐柜进行清点、交接,确保账物相符。期间应对卷内文件材料及单份归档文件材料的完整性进行抽查和记录,对档案的保管状况进行检查和记录,对外借档案情况进行核查和记录。6.交接电子档案载体。就电子档案载体(如光盘、硬盘、磁带等)、电子档案迁移和检测记录等进行交接,对电子档案载体可读性进行抽查,发现问题如实记录。7.交接档案管理系统。就计算机档案管理系统的账号、密码、操作手册,系统中档案目录数据的数量,档案全文数据的种类、来源、数量及备份等情况进行移交。期间移交人应对档案管理系统作操作演示,就系统操作及注意事项进行讲解,对系统运行、维护事宜予以说明和移交。8.交接档案管理设备。交接各种档案管理设备及其固定资产台账、档案室柜全部钥匙,检查确认档案管理设备是否处于正常运行状况(如灭火器材是否在有效期内等),移交人就相关设备的使用方法进行介绍。9.交接未整理零散文件材料。对尚未整理的零散文件材料按其所属年度、所属科室进行区分、清点并作交接,就未完成整理的原因作出说明。10.交接档案监督指导工作事项及其他相关事项。本公司建立了文件材料收集工作网络的,移交人就工
4、作网络的构成及其运作情况作出说明并移交;有下属二级公司的,移交人就对下属公司档案工作的监管情况作出说明并移交;参加了档案工作协作组的,移交人就参加档案工作协作组相关情况作出说明并移交;移交人就本公司接受档案工作执法检查、年度检查事宜(如年度检查工作的时间、本公司的整改要求及注意事项等),涉密档案的清理、管理及其记录、未完成的工作事项、需要交付的其他事项等向接收人作出说明并移交。(四)在档案工作交接文书上签名确认。移交人根据交接工作实际进一步完善档案工作交接情况报告及档案工作交接文据。交接双方在经过核实的交接文书上签名。交接文书送保密与档案组项目经理审阅,由保密与档案组项目经理核实后在“审核人”栏目签名,并加盖公司公章。交接文书一式两份,其中一份存入本公司文书档案,一份存入本公司全宗卷,交接文书的保管期限应定为永久。四、移交人因特殊原因不能办理工作移交时,接收人在到岗后应按本指引逐项核查,存在疑问的向前任档案工作人员或有关领导问明情况,形成书面材料报有关领导审核确认。五、各公司应在档案工作交接前将新任档案员的档案工作人员登记表(见附表3)报当地档案行政管理部门;在完成工作交接后10个工作
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