企业档案管理办法（17）

1、公司档案管理办法办公室第一章 总 则第一条 为加强公司档案工作的管理，促进公司的档案管理规范化、标准化、信息化，充分发挥各类档案在公司通信建设、生产经营和企业管理中的作用，根据有关规定，结合公司特点，制定本办法。第二条 本办法所称的档案，是指公司在研发、生产、建设、服务、经营和管理等方面活动中直接形成的，具有保存和利用价值的移交档案部门（办公室）归档后的各种形式的文件材料。包含文字、图表、照片、录音、录像、光盘、实物等各种门类和载体的历史记录。第三条 档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、建设、生产、经营和管理活动的基础管理工作。第四条 公司档案工作以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。第五条 档案工作必须以满足公司各项活动在证据、责任和信息等方面的需要为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为公司各项工作和持续发展提供有效服务。第六条 档案是企业资产的一部分，受国家法律保护。公司各级部门都必须维护档案的真实、完整、可用和安全。第二章 档案工作组织第七条 各公司要建立由公司领导、办公室及相关业务部门负责人组成的档案管

2、理领导小组和工作小组。第八条 省公司设置专门的档案机构办公室保密与档案组，分公司设置负责档案工作的机构。第九条 各公司要配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，各部门要配备兼职档案员。档案工作人员或兼职档案员变动时，须及时向档案部门（办公室）报备。第十条 建立以档案部门（办公室）为核心，各部门专兼职档案人员为基础的公司档案工作网络。第十一条 各公司要贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入公司发展整体规划和年度工作计划。第十二条 各公司要建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。制定档案安全应急预案并每年至少组织一次应急演练（演练结果于月底前报省公司办公室备案）。第十三条 公司各部门要严把文件材料控制关，在施工、设计、服务等考核中约定项目文件材料的归档要求。第十四条 各公司要对档案工作中做出突出贡献的集体或个人，按照公司有关规定给予表彰、奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员按照档案法第七章给予相应处罚。第十五条 公司各部门分管总经理对本部门产生文件材料归档工作负有领导责任，各部门副总经理对本部门产生文件材料归

3、档工作负有主要责任，兼职档案员对本部门产生文件材料归档工作负有监督、协调责任，项目负责人对本人经办项目产生文件材料归档工作负有直接责任。第十六条 项目负责人负责收集、整理本人经办项目应归档的文件材料，对归档文件材料的整理质量负责，保证归档的文件材料真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整；按照公司相关规定、文件材料归档范围和要求，在规定的时间内将整理好的归档文件材料向档案部门（办公室）移交，并办理交接手续。兼职档案员基本职责：（一）负责监督、协调、跟进本部门重点项目各类文件材料归档。（二）负责参加本部门工程项目、科研项目验收会，指导、督促项目经办人在项目完成竣工验收，做好项目可行性研究报告、设计文件、交工文件、竣工文件归档工作。（三）参加涉及本部门的已超期档案的鉴定、销毁工作。（四）积极参加档案部门（办公室）举办的各项档案工作会议及培训。（五）负责本部门公共档案库柜、架的管理和资源的申请。第十七条 公司对档案工作实行“统一领导、分级管理”，省公司档案部门（办公室）对各市公司档案工作进行分级管理、业务指导和监督。其主要职责：（一）贯彻执行上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定，

4、制定全省档案工作规范、制度及实施办法。（二）负责对市公司档案工作进行业务指导和业务监督，交流和推广各市公司档案工作经验，组织对全省档案管理人员进行培训。（三）负责省公司档案保管、保护、统计及提供利用工作。（四）做好档案修复工作，延长档案寿命，并负责组织档案鉴定和销毁工作。（五）对省公司各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导。（六）做好档案统计和档案资料的开发利用工作，积极提供各类档案资料信息，为全省通信建设和发展服务。（七）负责组织档案管理现代化实施工作，建设和维护数字档案馆系统。第十八条 各市公司档案工作主要职责是：（一）贯彻执行国家档案管理方面的政策、法规及集团公司、省公司制定的有关档案工作的规定，结合实际，制定本公司的档案管理规定。（二）负责本公司档案收集、整理、保管、统计及提供利用工作。（三）对本公司各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导。（四）开展档案编研工作，开发利用档案信息资源，为通信建设服务。（五）做好档案统计工作，按要求向省公司定期报送统计资料。（六）负责组织本公司档案的鉴定和销毁工作。第十九条 档案部门（办公室）负责人应具有中级以上专业技术职称或

5、大学本科以上学历。档案工作人员应为公司在编人员，遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉公司工作，具备档案管理、信息管理等相关知识，定期参加业务培训。专职档案人员要持证上岗，各部门兼职人员要定期参加档案业务培训。第二十条 档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续（见附件1公司档案工作交接指引（1.0）。第三章 基础设施第二十一条 各公司档案部门（办公室）要分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房，有条件的公司可设置整理用房、展览用房等。第二十二条 档案库房根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架等档案装具。档案库楼面均布活荷载标准值不应小于5 kN/，采用密集架时不应小于12 kN/。第二十三条 各公司档案库房的装置布具、门窗设置应当符合档案馆建筑设计规范规定），档案库房可采用洁净气体灭火系统或细水雾灭火系统，安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。第二十四条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘等防护设施，选择设置智能门禁识别、视频监控等安全防范系统。整理用房、阅览用房应当设置视频监控设备。第二十五条 档案部门（办公室）必须配备计算

6、机、复印机、扫描仪、打印机等设备。第四章 档案业务工作第二十六条 为便于档案的管理和利用，各公司档案部门（办公室）须建立档案利用制度档案保密制度档案统计制度档案鉴定、销毁制度档案库房安全管理制度数字档案馆系统操作制度档案数字化管理制度等制度及相关工作流程（见附件2公司档案管理相关制度及流程）。第二十七条 公司档案分类、编码设置与实际工作密切结合，以本公司全部档案为对象，遵循档案形成的规律，依据公司职能，本着便于保管和利用的原则进行分类。公司档案共设置十九个一级类目：企业管理类（A）、经济合同类（B）、工程建设类（C）、设备仪器类（D）、科学技术研究类（E）、会计档案类（F）、员工档案类（G）、声像档案类（H）、审计档案类（I）、采购档案类（J）、管理咨询类（K）、案件档案类（L）、产品档案类（M）、专利档案类（N）、实物档案类（O）、巡察档案类（P）、扶贫档案类（Q）、党群/工会档案类（R）、重大活动和突发事件档案类（S）（见附件3公司档案分类、编码表）。重要的非原始文件材料及公司内部信息电子文件分别作为资料、电子公文管理。第二十八条 归档范围（一）在公司各项工作活动中形成的、已办理完

7、毕、具有查考利用价值的文字、图表、照片、录音带、录像带、光盘以及奖状、奖旗、奖杯、题词、字画等（见附件4公司各类文件材料归档范围、档案保管期限表）。（二）企业管理类的董事会、党委会、总经理办公会会议材料包括董事会、党委会、总经理办公会执行过程中形成的决策准备阶段文件、决策过程文件、决策结果性文件等具有保存价值的的各种形式的文件材料，包括但不限于：会议原始记录本、议程、决策项目汇报材料和参考材料（包括预决策纪要，决策要点、汇报PPT等）、会议纪要等。（三）企业管理类的重要会议活动文件材料包括集团公司、省公司领导参加重要会议活动（工作会、座谈会、调研、战略签约等）过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括通知、会议手册（议程）、领导讲话材料、各单位发言交流材料、下属单位汇报材料、签约方案、谈话参考、照片、视频、录音、新闻稿等（见附件4公司各类文件材料归档范围、档案保管期限表）。第二十九条 归档时间（一）企业管理类的发文及收文部分由收、发文件管理部门按月移交，其它应归档的文件材料由各部门按季移交。本年度的所有文件须在月底前全部归档。其中：公司人员（职工、党员、团员、工会会员）名册，职

8、工工资汇总表须在月底前全部归档；股权投资项目由项目投资负责部门在项目终止后或交易完成后归档；综合统计年报、年度财务报告、年度工作会议、专题会议文件材料、三年滚动规划文件材料、各专业线条年度工作计划、总结、报表、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件材料由经办部门随时移交归档。企业管理类的董事会、党委会、总经理办公会会议相关议题的汇报部门须在会议结束后内，将加盖部门公章、骑缝章的会议汇报材料移交(由项目经办人直接移交)档案部门（办公室）归档，党委会议材料特殊情况可移交党委会议组织部门或党委秘书，汇总后再移交到档案部门（办公室），会议记录本不定期或开启新本后与录音录像一起归档。如涉及商业秘密，其密级、保密期限，由文件材料产生部门提出，保密办公室核定，保密委员会审定后再移交档案部门（办公室）归档；如涉及国密资料，汇报部门须按照相关保密规定移交给公司机要员保管。企业管理类的重要会议活动文件材料由主办、承办部门在会议活动结束后一个月内归档。集团公司领导参加省、市公司重要会议活动的文件材料，省公司、市公司各归档一套（同时，由省公司报送集团公司办公室存档一套）；省公司领导参加省、市公司重要会议

9、活动的文件材料，省公司、市公司（会议活动承办、协办公司）各归档一套。（二）经济合同类文件材料应由合同承办人在合同审批完毕30天内完成纸质合同签署及在合同系统上传合同关键页，并将双方签署盖章生效的纸质合同资料移交档案部门（办公室）归档。原则上合同归档手续完成后才能进行报账付款。合同承办人发生岗位变化或离职等情况时，应将经办合同移交给新承办人（包括系统移交及实物移交），已签订未归档的纸质合同资料应在离职前移交档案部门（办公室）归档。（三）工程建设类文件材料在竣工验收后或决算审计后三个月内，计划部门、工程建设部门对各阶段文件材料（终稿）进行收集和整理，核对无误后编制资料交接清单，移交档案部门（办公室）归档。正式竣工决算报表由财务部、维护部门和建设部门签字盖章后，由工程建设部门移交档案部门（办公室）归档。省管市建项目，省、市（节点建设单位）公司档案部门（办公室）各归档一套，由省、市公司工程建设单位分别负责工程建设类文件材料的归档工作。档案部门（办公室）是工程项目管理流程的末端，对移交归档后的档案负责保管和提供利用。如有特殊情况，移交部门应与档案部门（办公室）协商确定归档时间。（四）设备仪器类（重大工程设备）文件材料应由设备、仪器开箱人员开箱后一周内向档案部门（办公室）归档。（五）科学技术研究类文件材料由科研课题主办人在项目鉴定后一个月内归档。（六）会计类文件材料在会计年度终了后，由财务管理部门临时保管一年，最长不超过三年，临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，再整理移交档案部门（办公室）归档。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案部门（办公室）同意。（七）员工类文件材料按人事档案管理规定整理归档，并由人事部门保管。员工死亡5年后，其人事档案由

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