企业归档文件材料整理规则（36）

1、附件5公司归档文件材料整理规则1 依据和目的1.1 依据：档案法、归档文件整理规则、文件材料归档方法改革方案、公司档案管理办法等相关规定、办法。1.2 目的：使归档文件材料的整理操作简易、格式规范，便于保管和利用，适应现代化的要求，更好地为企业各项工作服务。2 范围2.1 本规则规定了文件材料归档原则、归档要求、整理方法、编目、档案装盒的方法。2.2 本规则适用于公司及所属各市公司。3 归档原则遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的原貌的完整，准确判定文件材料的保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用。4 归档要求4.1 归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、有保存价值的文件材料、合同都应归档。归档的文件材料必须完整、准确、系统。4.2 将归档文件材料以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架，使之有序化。4.3 归档文件材料必须具有法律效力：4.3.1 属于归档范围文件材料，本公司发文要有单位印章。发文部分：由发文管理部门按期打印出来，加盖公章后，交档案部门（办公室）归档。收文部分：由收文部门定期向档案部门（办公室）移交。其他归档范围的文件由各部门向档案部门（办公

2、室）移交。4.3.2 有批复的请示文件及被转发件，由请示、被转发件的发文责任单位按期将原件移交档案部门（办公室）归档。5 整理方法5.1 总体原则：顺其自然，单件归档。即顺应文件材料的形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。5.2 “件”的含义5.2.1 归档文件材料的整理以“件”为单位，一般以每份文件材料为一件。5.2.2 各种报表、名册、图册等一册（本）为一件。5.2.3 正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、正本与翻译本，作为一件。5.2.4 简报、周报等材料一期为一件。5.2.5 会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件。5.2.6来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。5.2.7 文件材料处理单与被处理文本合为一件。5.3 分类5.3.1 归档时，采用按年度保管期限进行分类。5.3.2 按“年度”分类时，应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件材料内容针对的年度；长远规划应放在文件材料针对的头一年；跨年度的案件，放在其结案年度归

3、档。不同年度的文件材料一般应分开排放。5.4 文件材料的装订（见附表21）5.4.1 装订时，一般应按照文件形成自然顺序排列。正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。5.4.2 关于纸质文件的修整，对已破损的纸质文件应予修整，字迹模糊或易退变的纸质文件应予复制。原件应同复制件一并归档。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。5.4.3 归档文件材料以件为单位装订。原来文件材料上易生锈的金属物（易锈蚀、易氧化的金属书钉、回形针、大头针、燕尾夹等装订用品），整理归档时都必须去掉。页数较少的文件，使用不锈钢订书钉固定或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。较厚的文件，宜采用细线以“三孔一线”方法装订。印刷成册（本）的文件，不必拆除装订材料。5.4.4 文件材料尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格（29721

4、0MM）进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。5.5 归档文件的编页归档文件应以件为单位编制页码。文件中有图文的页面为一页，空白页不编页码，仅有页码的页可不编页码。页码宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。大张图纸和图表折叠后，编一个页码。文件已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。漏编页可同接续页页码，添加“+”。5.6 档案排列归档后文件材料按“永久”、“定期”划分保管期限，其中“定期”中再实行标时制，一般分为30年、10年。同一保管期限的文件材料，按照文件材料时间先后排列，并且尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。6 档案编目6.1 归档文件材料应逐件在首页右上方的空白处粘贴有二维码的档号标识（见附表2）。6.2 档号的项目及内容：6.2.1 全宗号：省公司给立档单位编制的代号。（见附表1）6.2.2 类目号：一个立档单位不同门类档案的代号。6.2.3 期限：即保管期限，标注归档文件材料保管期限代号。分为永久和定期。永久：代号为“1”定期：30年：代号为“2”10年：代号为“

5、3”6.2.4 年度：填写文件形成年度。6.2.6 件号：以年度为界限，按保管期限分别编三个流水号。6.2.7 在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件材料排在已归档文件材料之后编号归档。6.3 归档文件目录归档文件材料应以盒为单位编制归档文件目录。6.3.1 归档文件材料应逐件编目（见附表3）。6.3.2 归档文件目录的项目及填写内容序号：文件材料的排列顺序号，在分类方案的最低一级类目内，分保管期限、按文件材料排列顺序从“1”开始标注。档号：填写文件材料编制的档号。（详见各类档案编码规则）文号：文件材料的发文字号。责任者：制发文件的组织或个人。公文以落款盖章的单位为准，填写全称或规范简称。题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。日期：文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，在表示年、月、日数字的右下角加“.”如2009.11.10。密级：按文件材料实际密级情况标注填写。没有密级的，不用填写。页（册）数：每一件归档文件材料的页数。文件中有图文的页面为一页。归档文件包含未成册和成册文件时，页数填写未成册文件页数，册数填写成册文

6、件册数。成册文件不再计算页数。电子文件：与纸质归档文件相对应的电子文件或扫描形成的数字化副本。系统流转的电子文件。业务系统流转的电子文件，应保证其完整性，不得删除，同时检查其可读性。数字化副本。没有电子文件的应扫描成数字化副本。数字化副本应清晰、端正，避免歪斜、黑边、头底倒置等现象。格式采用PDF或者TIFF。色彩宜与纸质文件保持一致。分辨率宜设为300dpi以上。电子文件的命名应与纸质文件的命名一致。不应简写如文件1、2，附件1、2等。加密的电子文件应当解密后归档，压缩的电子文件应当解压后归档。备注：写文件收集、整理和保管过程中，需要解释和补充的事项。如原件去向、文件标题补充信息等。6.3.3归档文件材料目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型 （长宽为297mm210mm）。7 档案装盒7.1 档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒，并在盒背脊（见附表4）上填上全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、起止件号、盒号。7.1.1 盒背脊填写方法全宗名称：填写本公司全称类别号：填写档案的一级类目号年度：文件材料形成的年度起止件号：填写盒内第一件文件材料和最后一件文件材料的件号，中间用“”号连接盒

7、号：即档案盒的排列顺序号，本项为可选项。7.2 填写盒内备考表（见附表5）。7.2.1 盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。7.2.2 整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名。7.2.3 检查人：负责检查归档文件齐全性、准确性及整理质量的人员。7.2.4 整理时间：归档文件整理完毕的日期（年、月、日）。7.2.5 检查时间：归档文件检查完毕的日期（年、月、日）。7.3 档案盒外形尺寸采用长310mm、宽220mm 规格，厚度可根据需要设置20、30、50、80mm等多种规格。8 编制档案检索工具8.1 编制档案目录8.1.1 档案目录由“目录夹封面与背脊”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。8.1.2 “目录夹封面”（见附表6）内容应包括：全宗名称、类别、年度、保管期限四个基本项目，需要时还可增加其它项目；“目录夹背脊”（见附表7）项目由全宗名称、全宗号、类别、年度、期限组成。8.1.3 “归档说明”的内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及公司党、政主要领导人变化情况，本年度分类情

8、况、归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。8.2 编制其它检索工具，以方便使用。附表：1、全宗号分配表2、二维码档号式样3、归档文件目录4、文书档案盒背脊5、档案盒内备考表6、档案目录目录夹封面7、档案目录目录夹背脊8、档案移交目录9、归档文件整理流程10、销毁清册11、档案销毁审批授权委托书12、档案类型密级清册13、档案密级鉴定清册14、档案保管期限鉴定清册15、 电子档案（XXX）检验情况表16、档案借阅签收（归还）确认表17、档案利用效果登记表18、党委会议档案查阅（复印）或外借申请表19、巡察档案查阅/复制审批表20、库房温湿度记录表21、文件级文件材料整理、归档要求22、采购档案归档预约单附表2二维码档号式样企业管理类档号标识经济合同类档号标识工程建设类档号标识会计类档号标识采购类档号标识36附表3归档文件目录序号档号文号责任者题名日期密级页数备注附表4文书档案盒背脊全宗名称全宗号类别号年 度期 限起止件号附表5档案盒内备考表备考表盒内文件情况说明：整理人： 年 月 日检查人： 年 月 日附表6档案目录目录夹封面档 案 目 录全宗名称：全 宗 号：类 别：期 限：年 度：附表7档案目录目录夹背脊全宗名称全宗号类别号期 限年 度附表8档案移交目录移交单号：序号文号文件标题责任者成文日期密级页数年度备注

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