企业声像档案管理办法（8）

1、公司声像档案管理办法办公室第一章 总 则第1条 为加强公司声像档案的管理，充分发挥档案信息资源的作用，根据档案法照片档案管理规范、公司声像档案管理办法和公司档案管理办法（V3.0）等有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。第二条 声像档案是指以照片、音频、视频等形式记录公司在经营管理等各项活动中形成（获得、接收或征集）的、具有凭证作用和保存价值的文件材料。声像档案一般存储在磁带、胶片、光盘等载体上。声像档案的辅助文字说明材料一并归档。第三条 声像档案是公司重要信息资源和历史凭证。声像档案由档案部门（办公室）集中统一管理，确保其真实、完整、安全。任何部门和个人不得据为己有。第四条 本办法适用于公司及所属各市公司。第二章 声像档案管理工作职责第五条 声像文件材料形成部门负责本部门声像档案归档工作；按声像档案整理规则收集整理本部门形成的声像文件材料，定期向档案部门（办公室）移交。第六条 档案部门（办公室）负责贯彻执行国家有关声像档案管理的法律法规；制订声像档案管理的制度规范；指导声像文件材料形成（获得、接收或征集，下同）部门开展收集整理移交工作；按照归档清单审核、接收声像文件材料；收集、征集

2、对公司有重要意义和保存价值的声像文件材料，加工整理形成声像档案；按照档案管理要求保管声像档案，确保其安全并提供利用。第三章 声像档案整理及移交 第七条 声像文件材料的整理应遵循有利于保持不同档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。声像文件材料以件为单位进行管理，如同一事件形成了除声像档案外的其他类别档案，应在此件声像档案中著录关联关系。第八条 声像档案著录信息应准确、详细，便于查找利用。（一）“档号”由档案部门（办公室）统一编制，档号采用二维码方式进行编目，二维码由两部分组成：一部分为档号：由全宗号、一级类目号、二级类目号、年度、件号组成。另一部分为二维码标识。档号：全宗号一级类目号二级类目号三级类目号年度/件号。例：01H112020 / 1 件号 年度 三级类目号 二级类目号 一级类目号 全宗号全宗号：由省公司统一给定。类目号：公司档案分类方案设定的类别号；实物档案类的一级类目号为“H”。二级类目号为1（照片）、2（录音）、3（录像）、4（光盘）。三级类目号为1（领导视察类）、2（宣传类）、3（工作会议类）、4（企业文化类）、5（工程管理类）、6（其他类）。年度：实物档案

3、形成年度。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度。件号：每一件声像档案的流水号。另一部分为二维码标识。（二）名称：形成声像档案的活动（事件）名称。（三）责任者：形成声像档案的组织或个人。（四）人物：声像档案中反映的主要或重要人物。（五）地点：声像档案形成地点。（六）形成日期：声像档案的形成时间。（七）文字说明：声像档案的形成背景、主题、来源等信息。记录同一事件的若干张（个）照片（音频、视频等）作为一件档案，编写文字说明，如有必要可单独说明。（八）关联关系：与声像档案有关的其他类别档案的唯一标识，如档号、文号、项目编码、载体编号等。（九）备注：声像档案收集、整理和保管过程中，需要解释和补充的事项。第九条 归档的声像档案应符合照片档案管理规范（GB/T11821）、数码照片归档与管理规范（DA/T50）、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15）、录音录像档案管理规范（DA/T 78-2019）和档案数字化光盘标识规范（DA/T52）等要求。（一）数码照片应主题鲜明、清晰、画面完整，像素应在600万以上，一般为JPEG、TIFF等格式。（二）数码音频应清晰、完整，一般为MP3、WAV等格式

4、。（三）数码视频应清晰、画面完整，一般为MPEG、AVI、MP4等格式。（四）上述声像档案一般存储在耐久性好的档案级光盘（归档寿命大于20年）。以模拟信号记录的声像档案，一般存储在磁带、录像带、录音带等磁性载体。（五）银盐感光材料照片，应将底片和制作出的照片同时归档。第十条 移交声像文件材料应确保真实、完整，无变动修改，一般应为原件（原版）。特殊情况下，可以为复制（翻拍）件。被复制（翻拍）的文件材料应一并整理移交，如无法一并整理移交，复制（翻拍）件与原件（原版）要保持一致。由于客观条件限制，未能达到归档要求但有较高保存价值的照片、音频、视频等应作为声像文件材料整理移交。第十一条 移交声像文件材料应履行交接手续并附归档清单和必要的著录信息。由档案部门（办公室）核对确认无误后打印移交目录一式两份，双方签字，各持一份备查。第十二条 声像文件材料在活动/项目结束后的一个月内向档案部门（办公室）移交。如有特殊情况，声像文件材料形成部门应与档案部门（办公室）协商确定归档时间。第十三条 鼓励捐赠重要、珍贵声像档案。对于在档案工作中做出突出贡献的组织或个人，档案部门（办公室）应给予表彰奖励。第四章 声

5、像档案保管第十四条 存放声像档案的场所应满足长久保存的要求，防光、防潮、防尘，温度应在1424，湿度应在35%45%之间。照片册、底片册、录音带、录像带、应竖直存放，录音带、录像带等磁性载体须避开30 Oe以上磁场存放。第十五条 声像档案应至少存储两套（一式），一套封装保管，一套供借阅利用。珍贵的、重要的声像档案还应增加备份一套，异地保管。第十六条 档案部门（办公室）应加强声像档案的保护，提高保管水平。积极开展针对银盐感光材料照片、以模拟信号为记录形式的录音、录像等声像档案的数字化加工工作，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字声像，保障声像档案安全。第十七条 照片档案每2年检查一次。磁性载体、光盘等声像档案定期进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。发现问题，应及时采取恢复措施。第六章 声像档案借阅利用第十八条 档案部门（办公室）应强化主动服务意识，积极将数字化声像档案上传至数字档案馆系统或共享服务器，为在线借阅利用提供便利；加强声像档案信息开发，促进资源共享，提升档案价值。第十九条 声像档案借阅分为查阅和借出。查阅是指借阅人查看、复制声像档案。借出是指借出人将声

6、像档案从档案部门（办公室）借出进行利用。第二十条 借阅利用声像档案应履行借阅审批手续。第二十一条 借阅利用声像档案应以经数字化加工的备份或复制件为主，原则上声像档案不得离开档案部门（办公室）。如需借出声像档案，借出人应履行借出审批手续，并在利用工作完成后及时归还。档案部门（办公室）应加强核验检查，确保归还的档案与借出时一致。第二十二条 借阅利用涉密声像档案的，须严格遵守公司保密工作规定和公司涉密文件资料保密管理办法。第二十三条 档案借阅（出）人有义务保证声像档案及档案信息的安全，不得有污损、篡改标记、消磁、拆折等破坏声像档案的行为。第二十四条 如发现有上条所述破坏档案的违规行为，将依据档案管理违法违纪行为处分规定（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局第30号令），视情节严重程度，追究相关人员责任。第二十五条 档案部门（办公室）应对声像档案借阅利用工作进行监督指导，认真履行借阅利用管理职责，建立声像档案借阅登记台账，详细记录借阅利用情况。第七章 附 则第二十六条 本办法由公司办公室负责解释。第二十七条 本办法自印发之日起施行。凡此前文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。 附件：公司声像文件材料归档范围、档案保管期限表附件：公司声像文件材料归档范围、档案保管期限表序号归档范围保管期限1党和国家领导人视察本企业（单位）时形成的声像档案永久2上级单位或政府部门重要领导到本企业（单位）调研、检查、指导工作时形成的声像档案永久3本企业（单位）领导参加外部重要活动形成的声像档案永久4本企业（单位）领导会见国（境）内外政府、企业、高层人士时形成的声像档案永久5本企业重要的会议、庆典等活动形成的声像档案永久6本企业在处置有重大影响的自然灾害、事故、事件时形成的声像档案永久7其他具有保存价值的声像档案永久8

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