企业档案工作交接指引（17）
附件1公司档案工作交接指引为规范各公司档案工作交接，促进公司档案工作有序衔接，确保档案的完整与安全，根据公司档案管理规定第十三条规定，结合公司特点，制定本指引。一、本指引所称档案工作交接，是指各公司档案室档案工作人员调离岗位或退休，在离岗前根据公司档案管理规定要求办理工作交接。二、各公司要将档案工作交接纳入公司档案管理制度，并切实执行，对没有完成档案工作交接的档案人员，不予办理调动或离职、离岗手续。三、档案工作交接的步骤和要求(一）前期准备工作。档案工作交接前，移交人和接收人应做好以下准备工作：1.移交人将全宗卷、档案管理制度、档案管理台账、档案目录、档案管理设备一览表、档案借阅登记薄、档案室工作曰志等档案管理材料收集齐全，按照交接次序排好顺序。2.移交人按档案类别、归档年度及档案排架顺序，对库藏档案进行清点、检查，与档案管理台账对照核实，做到账物相符、心中有数。3.移交人及时催还外借档案，对暂时不能归还的档案写出情况说明，并在档案借阅登记薄上注明原因及催还情况。4.移交人将未整理的零散文件分门别类登记造册并有序存放。5.移交人编制档案工作交接文书。交接文书包括档案工作交接情况报告（参考样式见附表1)及档案工作交接文据（参考样式见附表2)。其中档案工作交接情况报告内容包括：交接事由、交接时间、交接事项及其相关情况、未完成的工作及需要说明的其他情况等。6.接收人应了解本公司职能职责及形成的文件材料情况，向移交人了解档案保管情况，必要时可了解档案工作交接准备工作情况。(二）确定交接安排和要求。保密与档案组项目经理召集档案工作交接双方人员了解情况，明确档案工作交接的日程安排和要求。(三）逐项交接。移交人先就本公司档案工作概况作简要说明，带接收人简略查看档案库房，再就全宗卷、档案管理制度、档案管理台账等项目逐项向接收人移交。1.交接全宗卷。分类清点全宗卷文件材料数量并作交接。2.交接档案管理制度。移交人就本公司文件材料归档范围、档案保管期限表、档案分类编号办法及其他档案管理制度的制定及实施情况作出说明并移交。3.交接档案管理台账。交接档案管理总台账、各类别档案分台账及档案借阅登记薄、档案室工作日志。要结合交接档案实体核查档案管理台账的完整性和准确性，做到账物相符。发现账物不符等情形的，应及时完善台账。4.交接档案目录。就库藏纸质档案目录的数量、完好程度等进行交接。5.交接档案实体。交接双方对照档案管理台账对档案实体逐类逐柜进行清点、交接，确保账物相符。期间应对卷内文件材料及单份归档文件材料的完整性进行抽查和记录，对档案的保管状况进行检查和记录，对外借档案情况进行核查和记录。6.交接电子档案载体。就电子档案载体（如光盘、硬盘、磁带等）、电子档案迁移和检测记录等进行交接，对电子档案载体可读性进行抽查，发现问题如实记录。7.交接档案管理系统。就计算机档案管理系统的账号、密码、操作手册，系统中档案目录数据的数量，档案全文数据的种类、来源、数量及备份等情况进行移交。期间移交人应对档案管理系统作操作演示，就系统操作及注意事项进行讲解，对系统运行、维护事宜予以说明和移交。8.交接档案管理设备。交接各种档案管理设备及其固定资产台账、档案室柜全部钥匙，检查确认档案管理设备是否处于正常运行状况（如灭火器材是否在有效期内等），移交人就相关设备的使用方法进行介绍。9.交接未整理零散文件材料。对尚未整理的零散文件材料按其所属年度、所属科室进行区分、清点并作交接，就未完成整理的原因作出说明。10.交接档案监督指导工作事项及其他相关事项。本公司建立了文件材料收集工作网络的，移交人就工作网络的构成及其运作情况作出说明并移交；有下属二级公司的，移交人就对下属公司档案工作的监管情况作出说明并移交；参加了档案工作协作组的，移交人就参加档案工作协作组相关情况作出说明并移交；移交人就本公司接受档案工作执法检查、年度检查事宜（如年度检查工作的时间、本公司的整改要求及注意事项等），涉密档案的清理、管理及其记录、未完成的工作事项、需要交付的其他事项等向接收人作出说明并移交。(四）在档案工作交接文书上签名确认。移交人根据交接工作实际进一步完善档案工作交接情况报告及档案工作交接文据。交接双方在经过核实的交接文书上签名。交接文书送保密与档案组项目经理审阅，由保密与档案组项目经理核实后在“审核人”栏目签名，并加盖公司公章。交接文书一式两份，其中一份存入本公司文书档案，一份存入本公司全宗卷，交接文书的保管期限应定为永久。四、移交人因特殊原因不能办理工作移交时，接收人在到岗后应按本指引逐项核查，存在疑问的向前任档案工作人员或有关领导问明情况，形成书面材料报有关领导审核确认。五、各公司应在档案工作交接前将新任档案员的档案工作人员登记表（见附表3)报当地档案行政管理部门；在完成工作交接后10个工作日内将档案工作交接情况报告扫描件抄送省公司办公室。相关材料可通过OA公文或邮箱报送。六、因交接工作失误造成档案损毁、丢失等严重安全问题的公司和个人，省公司办公室按档案法档案管理违法违纪行为处分规定等法律法规处理。七、本指引适用于公司及所属各市公司。八、本指引由公司办公室负责解释及修订。九、本指引从印发之日起施行。附表：1.档案工作交接情况报告（参考样式)2.档案工作交接文据（参考样式）3.档案工作人员登记附表1档案工作交接情况报告（参考样式）X X公司X X年档案工作交接情况报告本司档案工作人员XX同志即将调离档案工作岗位（或即将退休等），根据（如为非公司，则为“参照”）公司档案管理规定公司档案工作交接指引（试行）要求，根据本司工作安排，与XX同志于XX年XX月xx曰进行了档案工作交接。现将交接情况报告如下。一、工作交接准备情况移交人XX同志于XX年XX月XX日前整理了全宗卷、档案管理制度、档案管理台账、档案目录、档案管理设备一览表、档案借阅登记薄、档案室工作日志等档案管理材料，初步清点、检查了库藏档案，对外借档案作了催还，对未整理零散文件作了分类登记，编制了档案工作交接文书，并做好交接工作的其他准备工作。接收人对本司职能职责、形成文件材料的情况及档案室档案保管情况等进行了解，就交接事宜与移交人进行了必要沟通。二、工作交接实施情况(一)全宗卷文件材料。共交接全宗卷文件材料XX份。(二)档案管理制度。共交接档案管理制度XX项。(三）档案管理台账。共交接档案管理总台账XX本、各类别档案分台账XX本、档案借阅登记薄XX本、档案室工作日志XX本。经核查，档案管理总台账、分台账所登记档号及档案数量与实物相符。（如有异常，则列出异常情形。如：账物数量不符，或档号存在空号、跳号情形等）(四）纸质档案目录。共交接库藏纸质档案目录XX册。档案目录保存状况正常。（如有异常，则列出异常情形）(五）档案实体。交接双方对照档案管理台账对档案实体逐类逐柜进行了清点、交接。各类型档案的数量、所属年度及档案保管状况如下：1.文书档案：应交接文书档案XX卷又XX件，实交接文书档案XX卷又XX件，档案起止年度为XX XX年，有XX卷又XX件档案由XX等同志于XX年XX月XX曰前借出未归还。档案的保管状况正常。（如有异常，则列出异常情形。如：XX年度XX保管期限的部分档案遭受虫蛀、出现霉变等）2.（其他档案类型情况，如会计档案、工程建设类档案、声像档案、实物档案等，说明的内容与方式参照文书档案）(六）电子档案载体。共交接光盘XX张，硬盘XX个，数据磁带XX盘，电子档案迁移和检测记录XX本。经抽查，电子档案载体可读，未发现异常。（如有异常，则列出异常情形）(七）数字档案馆系统。共交接数字档案馆系统XX套，系统登录账号及密码XX组、操作手册（或指引等）XX本，系统中档案条目数据共XX条，系统备份数据XX份XXGB。移交人就系统运行、维护及系统中档案数据的种类、来源、备份情况等作了说明，进行了管理系统操作演示，系统运行状况正常。（如有异常，则列出异常情形）(八）档案管理设备。共交接档案管理设备XX台、设备固定资产台账XX份，交接了档案室柜钥匙。移交人介绍了管理设备的使用方法、注意事项。经检查，档案管理设备运行状况正常。（如有异常，则列出异常情形）(九）未整理零散文件材料。共交接XX年度未整理零散文件材料XX份，未完成整理的原因是。（如无未整理零散文件，则跳过本项）(十）文件材料收集工作网络情况。就本司文件材料收集工作网络的构成及运作事宜进行了交接。（如未建立文件材料收集工作网络，则据实说明）(十一）下属公司档案工作监管情况。就本司XX个下属公司的档案工作情况进行了交接。其中XX、XX（下属公司名称）的文件材料纳入本司文件材料归档范围，由本司档案室直接管理；XX、XX（下属公司名称）的档案由其单列全宗进行管理，本司对其档案工作进行了监管，确保其有领导分管、有管理制度、有专责人员、有存放档案的地方和装具、有档案实体。（如对下属公司档案工作缺乏监管，或下属公司档案工作没有做到“五有”，则据实说明。如无下属公司，则跳过本项）(十二）参加档案工作协作组管理情况。本司参加市直（或区直）公司档案工作协作组，编在第XX组，为本组组长公司（或副组长公司、成员公司），任期为XX XX年（如为成员公司，则无任期）。（如没有参加档案工作协作组，则跳过本项）(十三）接受档案工作检查情况。本司于XX年XX月接受XX档案局档案执法检查（或其他检查），检查结果为（如合格、不合格等）。检查发现本司存在XX、等问题。至档案工作交接时，XX、等问题已完成整改，XX、等问题未完成整改。(十四）涉密档案管理情况。共交接本司涉密档案登记表及其他涉密档案清查、管理材料XX份。本司应归档涉密文件已按公司商业秘密保护管理办法要求归档，库藏涉密档案巳完成清理。（如应归档涉密文件材料未归档，或库藏涉密档案未完成清理，据实说明相关情况及原因）(十五）需近期跟进的档案工作事项。共交接以下XX项需近期跟进的档案工作事项：1.XX年度文件材料收集、整理工作。（按以下内容、顺序简述：按照档案部门要求应在每年6月底前完成上年度文件材料的收集和整理工作；目前巳完成的工作环节；下一步需跟进的工作环节）。2.外借档案催还。共有XX、XX同志借出的共XX卷又XX件档案需催还。3.档案工作整改。XX档案局在XX年度工作检查中提出的XX、XX问题需跟进整改。4.交接情况报告抄送省公司办公室。档案工作交接情况报告需在完成档案工作交接后10个工作曰内扫描并抄送省公司办公室。5.组织沿革编写更新工作。（按以下顺序简述：按照档案部门要求应每34年更新本司的组织沿革材料；本司组织沿革上一次更新的时间为XX年；本司需就XX年以来的相关情况对组织沿革进行更新）（上述为需近期跟进的档案工作项目示例，各公司应据实列举并作说明）(十六）其他交接事项。（如没有其他交接事项，则跳过本项）三、档案工作交接中发现的问题（列出应移交而没有材料可移交的工作项目及存在的档案安全突出问题。如未建立全宗卷，未建立档案管理总台账、分台账，未建立档案室工作日志，存在档案实体缺失、档案实体损毁、档案管理系统异常、档案数据异常等档案安全问题）四、其他事宜（需要说明的其他事宜）移交人职务接收人职务签名曰期年月日曰期年月曰审核人职务公司公章年月日签名日期年月日附表2档案工作交接文据(参考样式)
