企业科学技术档案案卷构成的一般要求（18）

1、附件6公司科学技术档案案卷构成的一般要求1 范围1.1 本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。1.2 本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。2 术语和定义2.1 科学技术文件材料记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称，以下简称科技文件。2.2 科学技术档案国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件,以下简称科技档案。2.3 案卷由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。2.4 卷内文件目录登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前,以下简称卷内目录。2.5 卷内备考表卷内文件状况的记录单。2.6 档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。2.7 案卷目录登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。3 案卷组织3.1 组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技

2、文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。3.2 组卷要求3.2.1 案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备。3.2.2 案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。3.3 组卷方法3.3.1 管理性文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。3.3.2 科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷。3.3.3 成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。3.3.4 通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷。其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号。3.3.5 底图以张或套为保管单位进行整理。3.3.6 产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。3.3.7 产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。4 案卷和案卷内科技文件排列4.1 科技文件宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在

3、前，图样在后；译文在前，原文在后。4.2 案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。4.3 工程建设项目类案卷按项目前期、项目招投标、项目设计、项目施工、项目竣工验收等阶段排列。4.4 设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。4.5 科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。5 案卷编目5.1 案卷封面编制5.1.1 案卷封面(见附表1)。5.1.2 案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括建设项目、科研课题、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。5.1.3 立卷单位，应填写负责组卷部门或单位。5.1.4 起止日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间年.月.日（年度应填写四位数字，下同）。5.1.5 保管期限，应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。5.1.6 密级，应填写卷内

4、科技文件的最高密级。5.1.7 档号采用二维码方式进行编目，二维码由两部分组成：一部分为档号，由全宗号、类目号、项目编码（设备代号）、案卷号组成。全宗号类目号项目编码（设备代号）/案卷号例：工程建设类档号标识全宗号：由省公司统一给定。分类号：公司分类方案设定的类别号；项目编码：工程建设类编码取自公司固定资产投资项目编码；科研类取自公司的科技项目编码。设备代号：按归档时间给定流水号，顺序编制。案卷号：填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。另部分为二维码标识。（见附件5-2）5.2 卷内目录编制5.2.1 卷内目录应排列在卷内文件首页之前（见附表2）5.2.2 序号，依次标注卷内文件排列顺序。5.2.3 文件编号，填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。5.2.4 责任者，应填写文件形成者或第一责任者。5.2.5 文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。5.2.6 日期，应填写文件形成的时间年.月.日。5.2.7 密级：文件密级按文件实际情况标注填写。没有密级的，不用填写。5.2.8 页数，应填写每份文件总页数。案卷内科技文件以件为单位编写页号，以有效内容

5、的页面为一页。已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.2.9 备注，可根据实际填写需注明的情况。5.2.10 档号，填写方式：全宗号一级类目号项目编码（设备代号）/案卷号。5.3 卷内备考表编制5.3.1 卷内备考表（见附表3）5.3.2 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。5.3.3 立卷人，应由立卷责任者负责签名。5.3.4 立卷日期，应填写完成立卷的时间。5.3.5 检查人，应由案卷质量审核者签名。5.3.6 检查日期，应填写案卷质量审核的时间。5.3.7 互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。5.3.8 档号，填写方法同5.2.9。5.3.9 卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后。5.4 案卷目录编制5.4.1 一级类目名称（二级类目名称）案卷目录（见附表4）5.4.2 序号，应填写同一项目的案卷流水顺序号。5.4.3 档号、案卷题名、保管期限、密级填写方法同5.1，编制单位填写形成文件的主要单位，编制日期填写方法同5.1.4的起止日期。5.4.4 总页数，应填写案卷内

6、全部文件的页数之和。5.4.5 备注，可根据管理需要填写案卷的互见号或存放位置等信息。5.4.6 案卷总目录（见附表5）序号：归档项目顺序号工程项目名称：计划任务书下达时给定的项目名称立项年度：填写项目的立项年度项目编码：按分类规则、编码表的要求，填写项目编码案卷总数：项目的案卷数量之和存放地点：档案实际存放地点备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号等信息6 案卷级文件材料整理、归档要求（见附表8）6.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。6.2 以件为单位装订的应在每件文件首页右上角空白处粘贴档号的二维码标识。6.3 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠方法见GB/T 10609.3。破损的科技文件应修复。7 案卷的移交案卷移交时要办理移交手续（见附表6）。8 卷盒、表格规格及其制成材料8.1 卷盒脊背印制在卷盒侧面，背脊式样见图（见附表7）。8.2 盒脊背填写档号、盒内案卷起止号、项目名称。8.2.1 盒装案卷起止号：填写盒内第一个案卷（件）和最后一个案卷（件）的案卷号，中间用“-装号连接。8.2.2 项目名称：填写计划任务书给定的项目名称。8.3 卷盒规格和制成材

7、料8.3.1 卷盒外表面规格为：310mm220mm。脊背厚度可根据需要设定50 mm、80 mm、100 mm四种。8.3.2 卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。8.4 表格规格和制成材料8.4.1 案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm卷内目录、卷。8.4.2 表格宜采用70g以上白色书写纸制作。8.5 表格字迹应清晰端正。附表：1、 案卷封面2、 卷内目录3、 卷内备考表4、 一级类目名称（二级类目名称）案卷目录5、 案卷总目录6、 档案移交目录（案卷）7、 科技档案盒背脊8、 案卷级文件材料整理、归档要求9、 IT项目验收文档封面模板附表1档号：公司GUANGDONG MOBILE COMMUNICATION CD.,LTD档 案题 名立卷单位起止日期保管期限密 级附表2卷内目录档号：序号文件编号责任者文件题名日期密级页数备注附表3卷内备考表档号：互见号：说明：立卷人：年 月 日检查人：年 月 日18附表4一级类目名称（二级类目名称）案卷目录序号档号案 卷 题 名编制单位编制日期页数保管期限密级备注附表5案卷总目录序号工程项目名称立项年度项目编码案卷总数存放地点备注附表6XX档案移交目录（案卷）项目编码：移交单号：项目名称：序号题名责任者起止日期页数保管期限密级年度备注移交部门：接收部门：移 交 人：接 收 人：移交时间：接收时间：附表7科技档案盒背脊档 号案卷起号案卷止号项 目 名 称附表8案卷级文件材料整理、归档要求一、支撑网项目（IT项目）案卷1、按照项目对文件各类型分别装订成册（每册厚度不能超过7CM），如果每份文档的页数比较少，可一个项目装订成一册，验收报告须单独装订。2、文件封面格式按附表9 IT项目验收文档封面模板制作并填写项目名称。3、

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