企业电子文件与电子档案管理办法（10）

1、公司电子文件与电子档案管理办法办公室第一章 总 则第一条 为规范公司电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可靠、可用和安全，保存公司历史记录，促进信息资源开发利用，推动企业信息化健康发展，按照国家有关法律法规和电子文件管理暂行办法、电子文件归档与电子档案管理规范，结合公司特点，制定本办法。第二条 本办法所称电子文件，是指公司在综合管理、市场运营、网络运营、运营支撑、运营管控等各类活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、数据、图像、音频、视频、邮件、网页、程序文件等不同形式的信息记录。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。第三条 电子文件和电子档案管理应当遵循信息化条件下电子文件和电子档案形成和利用的规律，坚持下列基本原则：（一）统一管理。对电子文件和电子档案管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件和电子档案实行集中管理。（二）全程管理。对电子文件和电子档案形成、办理、传输、保存、转换、迁移、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件和电子档案始终处于受控状态。（三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件和电子档案实行规范化管理

2、。（四）便于利用。发挥电子文件和电子档案高效、便捷的优势，对有价值的电子文件和电子档案提供分层次、分类别共享应用。（五）安全保密。按照国家有关法律法规、公司有关规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件和电子档案信息安全。第二章 电子文件管理机构及职责第四条 建立公司电子文件管理工作小组，由办公室牵头，规划技术部、信息系统部、发展战略部、内审部、工程建设部、采购物流部、法律与监管事务部等相关部门为成员单位，负责组织协调公司电子文件管理工作。公司电子文件管理工作小组的主要职责是：（一）研究制定公司电子文件管理方针政策；（二）审定公司电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案；（三）负责统筹规划和组织协调公司电子文件管理工作;（四）组织起草电子文件管理相关标准；（五）研究解决公司电子文件管理中的其他重大问题。第五条 公司电子文件管理工作小组日常工作由办公室承担。第六条 各市公司要结合实际，明确负责电子文件管理部门，承担本市公司电子文件管理工作的组织协调和监督检查。第七条 公司应当将电子文件和电子档案管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件和电子档案管理工作提供信息化保障；对电

3、子文件和电子档案管理工作进行统筹规划，建立电子文件和电子档案管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。第八条 各业务部门负责电子文件日常处理；档案部门（办公室）负责归档电子文件和电子档案管理、利用；信息化部门负责为电子文件和电子档案管理提供信息化支持，参与电子文件和电子档案管理系统建设，并建立电子文件和电子档案备份中心或者异地备份库；保密部门负责涉密电子文件和电子档案的保密监督管理。第三章电子文件的形成与办理第九条 业务部门在新建或完善信息系统时，应当组织办公室、信息系统部、内审部等部门提出电子文件管理的功能需求。业务部门在信息系统停机报废时，应当组织办公室、信息系统部、内审部等部门妥善处置系统电子文件。非信息系统（含个人电脑、数码设备）产生的电子文件，由经办人负责收集、存储。第十条 电子文件处理系统及网络系统，必须符合国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定要求，应采取稳妥的身份识别、权限控制、防计算机病毒、防木马及防攻击等技术措施，以确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。第十一条 电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符

4、合下列要求：（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。（四）能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联关系。（五）能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接口推送电子文件及其元数据。涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规及公司保密工作的规定。第十二条 电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。第十三条 电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其相关信息的留存和安全保密等作出明确规定。第十四条 在电子文件传输、交换时，应当遵循相关要求，对传输、交换过程予以记录。第十五条 若信息系统实施升级，必须保证新系统能够接纳旧系统所有电子文件，并保证电子文件可读。第四章 电子文件的归档与移交第十六条 档案部门（办公室）应根据公司有关规定明确各类电子文件和电子档案归档范围和保管期限，电子文件形成部门并对具有保存价值的电子文件及其元数据及时进行归

5、档，由档案部门（办公室）负责对电子文件的接收、管理。第十七条 电子文件归档应当符合下列要求：（一）对于各类业务系统中的电子文件：如业务系统已经与数字档案馆系统实现实时归档接口，采取实时物理归档；如业务系统未与数字档案馆系统实现实时归档接口，则通过开放业务系统电子文件管理模块权限给档案管理人员，实行实时逻辑归档；若业务系统进行停机报废，则直接将业务系统里电子文件进行导出到数字档案馆系统或者刻录光盘（硬盘）归档；（二）对于非业务系统中的电子文件：由各业务部门在数字档案馆系统中直接录入、挂接或者刻录光盘（U盘）进行移交，档案部门（办公室）核对无误后，接收归档；（三）电子形成部门或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门（办公室）提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月；（四）归档电子文件应当按照各类档案的归档要求进行分类和整理、编号（见公司档案分类、编码表）和归档，形成电子档案，档案部门（办公室）应当按年度对归档电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行登记。（五）电子文件及其元数据应同时归档，电子文件内容信息与其形成时保持一致；（六）电子文件归

6、档时，应当通过相应技术或人工手段进行真实性、完整性、可靠性、可用性方面的鉴定、检测，并由电子文件形成部门相关项目负责人确认；（七）电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档，属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续；（八）具有永久保存价值或者其他重要价值的电子档案，应当转换为纸质文件同时归档；（九）电子档案归档格式要符合规定的通用文件格式，应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性，持续可用、可转换、易于利用和存储等性能。第五章 电子档案的保管和利用第十八条 电子文件形成单位和档案部门（办公室）应当配备电子文件和电子档案管理、利用的设施设备。第十九条 电子档案保管应当符合下列要求：（一）按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定建立电子档案管理系统和信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度；（二）档案部门（办公室）应妥善保管好归档电子文件，不得擅自对电子文件进行涂改、删除等操作。（三）档案部门（办公室）定期对电子档案的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理；（四）电子档案运行的软硬件环境、存储载体等发生变化

7、时，档案部门（办公室）或信息技术管理部门应当将其及时迁移、转换，电子文件内容及元数据迁移、转换应确保其内容真实、完整；（五）档案部门（办公室）或信息技术管理部门应对归档电子文件在线、离线异地异质备份。（六）电子文件的保管环境要符合防光、防尘、防磁、防火、防虫、防潮、防鼠、防盗、防高温、防有害气体等要求，根据电子档案不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件。（七）重要的电子档案应进行一式三套离线存储，载体应具有较好的耐久性，载体选择依次为一次性写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。三套载体最好分开保存，有条件的单位应将一套置于距离300公里以上、不在同一流域的地点保存，或不同的建筑物内保管。第二十条 反映电子档案保管、利用过程的相关信息应当记录和保存。第二十一条 档案部门（办公室）根据工作岗位、职责等要求在数字档案馆系统为利用者设置相应的电子档案利用权限。利用者应在权限允许范围内检索、浏览、下载电子档案。第二十二条 属于信息公开范围的电子档案的利用，应当按照公司按照档案借阅流程严格履行审批手续，未经批准任何部门和个人不得擅自借阅电子档案；属于涉密的电子档案，按照国家相关法律法规和公司保密工

8、作规定的要求，在规定范围内提供利用。第二十三条 应当为利用者提供真实、可靠的电子档案及其元数据，并采取有效措施确保利用过程中电子档案及其元数据不受损害。第二十四条 电子档案的销毁应当履行有关审批手续；涉密电子档案的销毁应当按照国家保密法律法规和公司保密工作规定处理。第二十五条 信息系统部要有数据备份措施，必要时应建立电子档案备份中心。第六章 奖励与惩处第二十六条 负责电子文件管理的部门和电子文件形成部门对在电子文件管理工作中取得突出成绩的单位或者个人，应当给予表彰。第二十七条 有下列情形之一的，由公司电子档案管理部门责令限期整改；情节严重的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他责任人员按照有关规定给予相应的处分：（一）电子文件管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的；（二）不按照规定移交或者接收电子文件的；（三）不按照规定提供电子文件的；（四）损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的；（五）擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的；（六）擅自出卖电子文件的；（七）玩忽职守，造成电子文件损失的。有前款第四、五、六、七项情形，涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事责任。第七章 附 则第二十八条 本办法所称元数据，是指描述电子文件内容、背景、结构和管理过程的数据。第二十九条 各市公司依据本办法结合实际制定具体的实施细则。第三十条 本办法由省公司办公室负责解释。第三十一条 本办法自发布之日起实施。公司电子文件管理暂行办法同时废止。10

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