企业标准格式编排及审查要点

1、企业标准格式编排及审查要点一、 初始化1 所使用的模板是否为最新版本？安装位置是否正确，“附加工具”是否加载成功？2 是否启用了宏？（否则不能修改封面和封二要素，且不能使用“附加工具”）二、 封面与封二1 标准名称和编号是否与最新的标准编写计划中相符？（且电子文件名称应为“标准编号+一个半角空格+标准名称”）2 编制部门、主管部门及执行部门是否已选择？（可参考标准编写计划和标准内容确定）3 是否选择了“密级”？（通常为“敏感”）4 “关键字”是否填写且完整？（可会同编写或主审人根据标准内容确定）5 “总页数”和“附录楼”是否保持为可自动更新的域（通常点击后显示灰色底纹），即未自行修改为普通文本？6 “代替标准、编号及版本四栏”是否填写？尤其是确定是否有旧编号WE-2005或2006版文件？（部分可参考原文1.4条款）旧编号版本“序号”栏填写“0”，新编号版本“序号”从“1”起。（未正式发布标准的2007版原稿不做标注）三、 范围1 第一章标题是否为“范围”。2 1.1条是否为“为了，特制定本文件。”句型？（即标准的目的Why，描述应与本标准所起作用相符）3 1.2条是否为“本文件规定了

2、（或本文件明确了等类似）。”句型？（即标准的内容主题What，说明其主要内容）4 1.3条是否为“本文件适用于（，也适用于，不适用于）。”句型？（即标准的适用范围Where/Which/When，有时甚至是Who）5 1.4条若为替代情况的说明，则应在封二中描述，除上述三条外不应有其他条款，且此三条样式为“编号-正文章条1级条（不进目录）”。6 内容中应是“本文件”而不是“本规定、本程序、本手册、本导则”之类的。四、 引用文件1 如果正文中有提及引用其他文件，则第二章应为“引用文件”。（鉴于标准形成体系，通常会或应引用一些有接口关系的标准）2 所列引用文件应在正文中有所提及，否则应删除或在正文中恰当处提及，正文中正确的提及应为“文件编号文件名称”，引导句型如“按执行、具体执行、参照执行、见”等。3 所引用文件应考虑新版本是否适用？是则不带版本号或注日期，否则需带版本号或注日期。引用公司企业标准通常不带版本，即始终执行新版。若引用到了标准的具体条款，则应是带版本的。（正文中提及时同）4 所引用的企业标准的名称和编号应在最新的标准编写计划中查证，列表样式为“引用文件和记录列表”，排列顺序按

3、公司、地方、行业、国家、国际层次（即范围由小到大）进行、同层中以编号排序，引用文件列表可用“附加工具”添加和导出，引用文件名称与编号间的不间断空格用Tab键而不是若干空格。5 若有此章，则应保留章标题和引用文件列表间的说明段落，且内容中应是“本文件”而不是“本规定、本程序、本手册、本导则”之类的，另示例的“【引用文件名称】【引用文件编号】”应删除。五、 术语和定义（或符号和缩略语）1 若本标准中有需特别说明的术语、符号等，请通过此章明确，尤其需注意命名和描述应科学、严谨、规范。2 若使用此章，标题与词条间说明行应保留。3 词条样式为“编号-正文章条2级标题（进目录）”，解释另起一行，样式为“条文首行缩进”。六、 职责1 若管理类文件涉及多个部门或岗位，建议编写本章，但这里只是简要描述工作分工之类，切勿将职责与工作内容混淆，后者应在正文章条中详细描述。2 职责应以部门或岗位名称为标题，其样式为“编号-正文章条2级标题（进目录）”，若为多条，另起一行加引导行“的主要职责如下：”，其样式为“条文首行缩进”，之下以“编号-列项1级”样式详述；若为单条，另起一行加引导行“的主要职责为：”，再另起

4、一行描述职责，此两行样式均为“条文首行缩进”。七、 正文章条1 应根据标准内容的结构使用章条，标题的层次和命名应恰当，特别是注意标题与条的区别以及条与列项的区别（参见模板新文档）。2 各级标题和条的样式“编号-正文章条”是否正确？尤其注意2级标题和1级条的区别（编号同为X.X，但前者进目录，后者不进目录）；且同标题或条下的段落应统一为标题或统一为条。若仅此一条，应用“条文首行缩进”样式（即没有.2则不应有.1）3 列项使用是否正确？上行若为标题，则应换行以“条文首行缩进”样式添加引导行；除非上行为条，且结尾有引导句。通常为“如下、为、包括、主要有”之类，并加“：”。列项除最后一项末尾为“。”外，之前均为“；”。（使用列项2级时类同）4 若有注释和示例应使用“示例和注释”样式，单条不加序号，多条加序号，视需要有8种缩进，可用增加和减少缩进来调整。若仅为对某字词的注，还应用“条文和注释上标”样式添加注标。八、 表、图、公式1 正确区分条文表格和记录表格（前者是条文描述的组成，栏目已填写完整，执行人只选用不需填写；后者是标准执行所产生的记录，在记录式样附录中给出）。2 条文表格应用“表格-条

5、文表格”样式，且栏目和文字大小应合理，段落对齐和间距恰当，总宽不应超出页边距（如A4竖版页面中，表最大总宽16厘米，A4横和A3竖为25.7厘米，A3横为37厘米）。特殊时，表格可视行/列情况并排，以双线分隔。3 表格应用“附加工具”在表上方添加题注（不推荐手动输入文本），内容为“表表号 表题”，样式为“题注-题注-表、图、公式”，其中表号为所属条款编号，若同条下有多个表，还应加“-X”序号（仅一个表则不加，均在工具中选择相应选项即可）。4 若表格超出一页，应断开另起，用“引用题注”添加表号表题，并添加“（续）”；超出多页，则分别加“（续X）”（1、2），且换页时应复制表格的标题栏。（适用时，也可通过字号、段落间距、列宽等方法适当调整表格跨页问题）5 图和公式也应用“附加工具”在图和公式的下方添加题注，内容和要求类似表，包括符号的说明等，详见模板新文档，且公式推荐用“公式编辑器”制作。6 表注应在表的下方，并列入表的框中；图和公式的注应在图和公式的下方及其题注上方，注释的样式为“示例和注释”，单条/多条以及8种缩进的使用和正文章条类似，参见模板新文档。7 建立了表、图、公式后，之前的段

6、落中应通过“附加工具”中的“引用题注”插入“见表X.X、表X.X给出了”之类的引导（紧接时也可用“如下表、如下图”）。8 表、图、公式通常应在页面中居中，且无环绕。和表一样，图的大小也不应超出页边距，调整大小时宜保持比例，且其图边空白应适当。需要时，可以“表下空行”调整与其下紧接段落的间距。九、 附录1 附录通常有文字式（如细则、办法、范本等）、图表式（如流程图）和记录式样（主要是本标准所形成记录的表格式样），每个附录的前四行分别应为附“附录编号”、“附录性质”、“附录标题”和空行（“正文”）。2 附录性质仅分为规范性附录和资料性附录（前者是需遵守、执行的，有约束力；后者仅是供参考的），除记录式样外，规范性附录在正文中应有“按附录X执行、附录X明确了的具体规定”之类的引导句；资料性附录在正文中应有“参照附录X执行、附录X给出了的信息” 之类的引导句。3 文字型附录的章条和正文章条类似，编号前加附录编号，另成一编号系列“编号-附录章条”，若还有条文表格、图、公式等也类似之前要求。4 若有流程图，推荐用矩阵式的（参见模板新文档中附录B，可用MicroSoft的VISIO软件制作），简单的也

7、可用串型等。流程图的逻辑应与正文中的描述一致，且不代替正文中的内容。无论何种形式，框图使用应规范（如判断型为菱形），文字和框图的大小、线条长短应统一，水平和竖直位置应对齐，连接处应居中、不超出、不间断，箭头恰当，且注意别遗漏了图题。5 记录式样附录中可包括多个记录表格（而不是一个表一个附录），每个记录表格部分依次为“表的题注、LOGO、记录表格标题、记录表格编号、表格栏目、表下空行、签字行，如果一个记录表格分多页，还应有记录表格页码”，其中题注应用“附加工具”建立，记录表格编号中的文件编号和表格序号为自动的域，不用手动输入文本，“T-”与“编号：”间的不间断空格用Tab键而不是若干空格。6 记录表格式样中栏目设置应合理，字体大小、段落对齐（如使用居中等）和间距恰当，栏目大小适当且仅作为示例（真正供执行人使用的是用表格模板制作的单个模板，甚至用其他软件），尤其应注意表格的总宽不超过页边距，记录表格的栏目形式、风格应尽可能统一。十、 其他1 目录是否是用“附加工具”更新的，主要体现为编号和标题间有双个半角空格、附录以“附录编号（附录性质） 附录标题”一行显示，且其中附录性质的样式为“目录中

8、附录性质”（即宋体）。章条中仅列出一、二级标题，其他内容（如1级条）不应列入目录（若有列入，则是在正文中应用的样式有错误），其样式分别为“目录1”、“目录2”，前者为黑体，后者为宋体。2 如果有引用本文件条款号的地方，应用“附加工具”中的命令生成域来进行，而不是手动输入的文本。（指向附录时也是）3 推荐以记录章节明确出标准执行时产生的记录，记录列表内容为“记录名称记录编号”，样式为“引用文件和记录列表”，且之前应有“执行本文件主要产生下列记录。”的引导行（其样式为“条文首行缩进”）。（记录列表也可用“附加工具”中命令提取和导出，记录名称与记录编号间的不间断空格用Tab键而不是若干空格）记录在正文描述中应以“记录编号记录名称”提及，通常在“编制、填写”之后，所明示的记录不限于所附表样的，且直接从属于本标准的记录表格宜在附录中给出记录式样。4 描述一些编码规则时应用“文本框”+肘形连线和标注制作并组合为类似一个图，或采用表格等形式。5 若还有“参考文献”和“索引”，参照模板新文档编排即可。6 标准结尾的终结线不得删除，且其与最近的内容间最多仅以“正文”样式空一行，刚好不另起一页时可不空。7 默认情况下对模板的格式做了保护，仅能从样式列表中选择，即不能使用格式修改命令，特殊情况下需要时可用“附加工具”解除保护。另，在原模板新文档中【】部分的文本仅为提示，可用“附加工具”消除。8 在编制和修改全过程中一定要控制好版本，防止在不同版本上均进行了修改而造成麻烦和重复工作。9 可从“正在使用的格式”列表中，查看异常的样式，如“某预定样式名+XXX”，确定为原格式错误的，可清除或重新应用正确的样式。

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