酒店财务内控管理制度.doc

梅 苑 宾 馆Yuan Hotel 备忘录Memorandum FC-001-2016呈Submit：王美娣总经理由From： 财务总监抄 送Cc： 各部门日期Date：2012年2月15日事宜 Subject：关于财务内控管理制度 为加强对酒店各类帐务操作的管理，确保酒店各项帐务操作合理、规范，经财务部拟文，总经理审批，特制定下列财务内控制度自发文之日起实行一、管理人员折扣权限的规定1、所有房价特别折扣均应由各部门经理审慎填写“折免单”，由各部门经理、财务总监、副总经理或总经理签名批准后生效签准后的特价折免单应交由预定部做入电脑，并附在收银账单后面2、酒店将根据各级管理人员的不同级别授予享受餐饮、房价（以散客价为基础）折扣的最大权限，具体权限如下：管理级别餐饮折扣最大权限客房折扣最大权限部门经理8.8折8折餐饮总监、房务总监、营销总监8.5折7.5折副总经理、财务总监、业主代表8.5折6.5折总经理8折免房费备注：1、餐饮折扣是指菜金折扣，不含酒水、海鲜、特价菜；娱乐、场租原则上不打折。

2、个人消费现金结算，折扣在总经理权限内执行3、房费打折基价为散客价4、超过房价折扣最大权限的房价，因越级行权导致的收益损失，将由当事人自行承担5、如遇特殊情况无法在客人抵达前得到签名批准的，前台将先允许客人按所要求房价入住，并在电脑中注明情况如在客人退房前，仍未收到补开的房价折免单，前台将按正常的入住房价给客人结帐如经核实请示批准即可手续候补）6、与餐饮有关的折扣，除与餐饮经营有关的部门管理人员（总经理、副总、餐饮经理、营销经理）外，其他管理人员无权在餐饮行使折扣权力；与客房有关的折扣，除与客房经营有关的部门管理人员（总经理、副总、客房经理、营销经理）外，其他管理人员无权在前台行使折扣权力二、延迟退房操作规定1、延迟退房，指超过规定时间的退房酒店规定的退房时间为下午2：00PM凡在下午2：00PM至下午18：00PM退房的，应加收半日租金，在下午18：00PM之后退房则按全日租金收取客人房费2、根据客人退房的实际情况，若是在下午15：00PM之前退房的客人，前台可免收其半日租金，同时委婉提醒客人酒店规定的退房时间凡是超过下午15：00PM以后，18：00PM以前退房的客人，前台应向客人加收半日租金。

凡是超过下午18：00PM后退房的客人，前台应向客人收取全日租金，全日租按客人入住酒店的实际房费收取3、延迟退房的权限：1） 前台领班延迟退房的权限为下午15：00PM以前2） 客房助理以上可以签署延迟退房的权限为下午16：00PM之前3） 副总经理、财务总监可以签署延迟退房的权限为下午17：00PM之前4） 对于17：00PM以后退房全日租金的减免，须经申请人报酒店总经理批准同意后，才能执行4、办理延迟退房需填制“房间/房价变更单”，经相关授权人签字确认后，前台收银员据以免收客人的半日租金或全日租金，若无授权，则按规定收取客人房费5、当本规定与酒店某些特定的营销政策相抵触时（如有合同或协议的约定），则由副总经理或财务总监商定解决6、房费计费时间的确定：清晨8：00以前入住的按前日入住计算房费，清晨8：00以后入住的，按当日入住计算房费7、凡是未按以上规定操作而导致房费少收，将追究当事人赔偿责任三、杂项扣减规定1、对于住店客人退房时的投诉，助理根据实际情况对客人的费用有一定限额的减免2、所有客人投诉要求减免费用，必须是在认真调查之后，确认系酒店内部原因造成客人不满意，方可扣减3、助理可以扣减的项目有MINI吧、房间布草及小件用品，扣减金额每间房不得超过RMB100元。

4、客房经理除有上述扣减权限外可根据实际情况，给客人房费一定的扣减，扣减最高限度为客人入住价格的8折5、超过上述扣减权限，须经财务总监，总经理签字方可进行如在紧急情况下，需超过扣减权限的，须请示酒店值班经理同意并签字，次日请财务总监、总经理补签字确认6、在得到扣减费用授权之后，应填制扣减单，注明扣减原因，并请相关授权人在单据上签字确认7、由于操作不当或工作失误等造成空计、多计房费等情况，一概由当事人写明原因并填制扣减单，并有相关部门经理签字确认后报财务总监、总经理审核签字后方可冲减未经审批，不得自行冲减房费8、因违反上述规定而造成酒店的损失，将由追究当事人赔偿责任，情节严重的，当事人将受到相应的行政处罚四、有担保预定的房间及团队出现NO SHOW情况的操作规定1、凡在入住前已向酒店交纳相当一晚房费的押金，或已办理可月结挂帐的公司及旅行社的订房，这样的预定均视为“担保预定”2、散客取消其担保预定，必须在预定抵店日前一日下午18：00以前通知酒店方为有效无担保的散客取消预定不在此限3、旅行社团队或会议团队取消担保预定，必须在预期抵店日前3天之前通知酒店方为有效4、取消的担保预定，订房部应及时从电脑中取消此订房记录，并立即通知相关部门。

5、担保预定的客人如果在预期抵店日当晚24：00仍未入住，前台接待应立即将当晚所有该到未到房的情况汇报当班的前台领班或值班经理6、前台领班在接到当日担保预定房NO SHOW报告后，应立即检查当日的预定资料，确认此预定属于有担保预定且NO SHOW7、核查预定资料无误后，在夜审过房帐前前台领班通知接待处将此房在电脑中C/I，房费计入当日酒店收入并在交接本上说明情况，便于下一班跟进8、次日上午前台领班将昨晚NO SHOW房的情况通知销售部，并于次日中午12：00以前通知接待将NO SHOW房C/O9、所有NO SHOW房资料附于帐单后，注明“NO SHOW”字样，转后台处理10、散客NO SHOW房，用其预付押金及信用卡结帐11、月结旅行社或公司出现NO SHOW，进行月结追收12、所有会议在入住前须按总费用的30%交付担保押金（特殊情况须经班子成员批准）会议团队在入住前3天内要求取消的，视为NO SHOW，会议入住前所交纳的30%担保押金将不予退回13、除可月结的旅行社外，其他旅行社预定房间，必须在团队抵店3日前支付一晚房费作为定金，否则酒店有权根据订房情况调整这些旅行团房的订房数量若旅行社团用房出现NO SHOW，订金不予退回。

14、对于月结旅行社及公司根据实际情况，若与上述规定相抵触，需由财务总监批准，特殊情况需报总经理批准同意五、对订房返差额/回佣的规定1、所有需要返回佣的情况，市场营销部须以合同方式确认单笔返差、回佣，销售部以书面形式呈酒店财务总监、总经理审批，将协议书抄送财务部，待款项收回后，由财务部根据协议审核客人消费内容后办理付款2、所有佣金的返还，均不得在前台直接提取现金，非经常性返佣的公司或个人，可以在客人离店后由销售部提出付款要求，经收入审计核查客人实际入住情况后，由财务A/R根据协议填写“支付申请单”办理对于经常性返佣的订房中心或旅行社，每月核对付款一次3、原则上不提倡以现金支付返佣，如非经常性返佣须返现金，销售部须在协议书上注明领款方式和领款人4、代收代付性质的款项（即差额返佣）需事先征得财务同意，通过往来账目操作，不可直接在前台计入到酒店杂项收入中六、前台临时挂账（S帐）的入账管理规定为加强对前台暂挂账的管理，保证酒店的收入能及时收回，财务审核人员应每日核对电脑中的临时挂账项目，以防前厅相应的坏账产生前台暂挂账的分类及操作规定：1.1散客应退余额类挂账（1）如客人离店时未办离店手续，经查房后，前台领班通知接待将此房间CHECK OUT，并将退房余额转入S帐中。

2）14日后，客人仍未来领取该笔款项，将此款挂入A/R帐中的前台PAID OUT帐户将原始帐单随当天营业报表交财务部，并复印一份留前台，建立专档保管3）如挂账后客人到前台要求退款，接待员可查看A/R帐的挂帐明细，（电脑中查看的权限对前台开放），并请客人出示收据经核对资料无误后可先从备用金中支出退款，请客人签署退款单，核对客人签名及客人身份，并复印客人证件复印件第二天凭客人签字的单据和证件复印件到财务领取该笔款项补充备用金1.2抵押已授权信用卡类挂账（1）客人离店未到前台结帐，前台已做预授权的，经前台领班及时查房后作退房处理2）若前台无法及时拉卡，前台需第二天同应收联系，并将费用转A/R中的信用卡追收帐户，帐单随当天营业报表转应收，并由客房经理在帐单上签字并说明事由，由应收及时联系银行进行托收对于确实无法追回的，及时向财务总监汇报请示，并知会客房经理处理解决3）对于因授权额不足和没有及时通知应收而使预授权过期而造成的追收风险，由相应当事人负经济赔偿责任1.3与酒店签有月结帐协议客户的房费挂账（1）对此类客户，在客人离店退房的当天即将帐结转应收帐，帐单随当天营业报表交应收2）凡退房离店的月结帐客户不可以在S帐中挂帐。

3）前台人员以销售部转发的单位月结协议为挂应收帐的依据1.4经酒店有关人员同意，客人未付帐离店的款项挂账（1）对未与酒店签有月结协议、未交付定金或压有预授权信用卡类的客人，须由酒店相关人员担保方能为结帐离店2）担保权限：经市场营销部负责人或主管销售的负责人同意，销售人员有权担保挂S帐14天，14天内有具体经办人负责收回该笔款项3）14天后，该笔款项仍未收回，前台将该笔账款转至A/R帐，签字确认的帐单随当天营业报表转入A/R帐4）A/R帐将此帐户视为当事人个人应收款项管理，由当事人负责追收，如在转后台后一个月内仍未收回，又无特殊理由，则由当事人负赔偿责任如需延期，须市场营销部负责人或主管销售的负责人与财务确认1.5由于操作失误而产生的未收款类（1）因员工工作失误而造成的漏收款在客人离店后可暂挂S帐，挂账时间为7天2）挂账7天内有员工通过销售部联系客人进行追收，如7天内收回现金或由当事人赔偿，直接在帐内做进收款如有其他特殊事项须财务总监批准，挂入A/R帐处理3）严禁将因员工操作失误造成的无法付款的项目长期挂S帐1.6因电脑系统故障造成的客人逃帐（1）应由当班领班查明原因，并写出情况说明，在由客房经理签名确认后附在帐单后交财务部挂A/R处理。

2）财务人员根据递交来的帐单，联系电脑房工作人员调查核实，情况属实的，写出审核意见，交财务总监审阅分不同情况进行帐务处理七、HOUSE-USE的使用制度1、酒店内部员工因工作需要使用酒店客房时，前厅应首先考虑酒店出租的情况，在房间紧张的情况下应先满足客人的预定，并调出维修房做HOUSE-USE用2、酒店员工因工作需要使用酒店客房时，应事先填写“用房申请表”，注明使用原因，由部门经理申请，总经理签字确认后，方可到前厅领取钥匙3、如遇特殊情况可由值班经理代签手续，第二天由相关授权人补签字此申请表随营业报表交财务收入审计处4、酒店员工使用客房自用房，前厅在电脑中应计入HOUSE-USE中5、根据“折免单”招待酒店外人员使用客房，应计入免费房6、收入审计应每天审查HOUSE-USE“自用房”及“免费房申请单”、“折免单”7、不得将内部使用的维修房保留在维修房总数内。