聚美康公司办公室管理制度.docx

聚美康公司办公室管理制度一、 办公室的工作职责（1）负责公司员工档案、保险的管理（2）负责各部门各岗位绩效考核和工作考核的管理（3）负责公司员工招聘、入职和离职的管理（4）负责公司各种文件、生产标准和合同的存档管理（5）负责公司员工各项福利的兑现管理（6）负责公司农业补贴申报项目的管理（7）负责政府部门考察的接待，负责维护好公司与其他社会组织的关系8）负责公司办公用品采购和行政后勤工作的管理（9）协助财务办理贷款准备贷款所需资料及维护和银行之间的关系（10）负责公司车辆使用的登记和管理（11）负责公司仓库的管理二、仓库管理制度1、应按规定严格执行入库手续，产品进仓时，要核实数量，规格，种类是否和随货单或入库单一样货品进仓前一定要进行产品检查，检查合格后方可入仓，对于特殊情况或者要急用的，一定要有相关负责人员书面同意！处罚标准：未经检查（有质检时一定要请质检检查）而直接入库第一次对当事人给予口头警告，第二次罚款200元！没有质检时仓管自己检查是否合格（对照上次样板）2、入库的产品（放在指定区域），摆放整齐，杜绝不安全因素3、入库后要及时入账，准确登记不允许单据放几天后才入账，以免记忆模糊导致入错账，数据不准。

管理数据错误，处罚标准：发现第一次，口头警告，第二次罚款200元并做书面检讨！4、 仓库农资必须见到出库单才能允许产品出库，见单出库，原则上不允许无单及口头上出库如遇特殊情况，要有部门领导同意后方可出库，事后要及时补单出库时要认真仔细，绝对不允许有出错库的情况，必要时仓储部要求生产部门协助出库处罚标准：发错一次货，罚款200元，情况严重的，罚款200-500元之间对于经销商退货不清理数据的，罚款100元 6、库管应坚持日清月结，凭单入账按时上交报表，做到库存与账面一致，作为生产和采购部门进行采购的参考7、库管应每月盘点一次，掌握和明了库存的实际情况经盘点后，若发生实际库存与账面结存数量不符，应追查原因，并写盘点损溢单，经办公室和财务经理审批后调整账面数字，使之与实际库存一样8、库管要随时了解仓库的储备情况，当生产部门或采购部门需要了解库存数量时能准确提供相关数据 10、下班前应做好门，窗，水，电的开关工作处罚标准：下班后不关门窗和电源的，罚款500元，第二次予以开除11、库管要保管好单据及各类文件，不允许乱扔12、库管要定期检查仓库建筑物，如发现漏水，白蚁等异常情况要及时上报，若没有及时发现和上报一次罚款100元。

12、调动或离职前，要办理移交手续，要求逐项核对点收如有短缺，要限期查清后，方可移交移交时要库管双方及主管签字确认13、库管要协助财务盘点及核查14、库管如有不履行自己的职责，给公司财产造成损失的，公司有权追究其经济责任；情况特别严重的，应追究其法律责任！三、公务车辆使用管理公务用车除财务外原则上是各部门经理，因公使用公车的须填写《公务车辆使用申请表》，必须由总经理批准，行政部备案一）公务车辆使用安排1、 行政部对审批通过的用车申请，填制《聚美康公司公务用车登记表》，将每次外出的时间、地点、公里数记入并有申请外出人签字认可2、公司员工在使用公司车辆时，应提前检查车辆状况及油量情况，按照《聚美康公司公务用车登记表》上的时间按时出车，并填写好派遣表的相关数据3、公务车辆申请人员在办理公司事宜时，应严格按照派遣表中所规定的时间返回公司，如果在派遣表规定的时间内无法及时返回公司，应提前向办公室说明原因，获得批准后方可延时返回公司4、 公务车辆驾驶人员返回公司后应将填好的《聚美康公司公务用车登记表》上进行返回车辆归还登记，办公室审核无误后存档公司公务车驾驶人不得擅自将车开回家办完公事必须将车辆停放在规定的地点。

不得因私使用车辆二） 车辆用油管理 1、车辆油卡管理（1）公司所有车车辆统一油卡加油，实行一车一卡制度2）公司所有车辆禁止现金加油，驾驶人员应随时携带油卡，不得以任何理由用现金加油，如遇特殊情况需现金加油，须经部门经理、财务经理批准，并报车辆管理人员备案3）车辆加油卡办理后，管理人员应按车牌号与油卡号码进行备案登记，每月进行核对油卡一经备案，不允许变更，如遇到特殊情况，比如油卡坏了，不能正常加油时，应报车辆管理人员，及时修理或使用备用油卡加油2.4 禁止车辆间互换油卡，禁止使用其它车辆的油卡加油，如遇特殊情况，应经车辆管理人员同意4）车辆管理人员应根据车辆需要办理备用油卡，在车辆所配油卡金额不足时备用，车辆在使用备用油卡时应做好备用卡使用记录，便于月底数据统计5）驾驶员在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，小票要保持连续性，月底按顺序粘贴在《车辆用油统计表》上6）驾驶员在油卡充值前，应统一根据车辆管理人员的口令，在某一统一的时间点记录本月车辆用油的实际数据，其中：a.月初余额为油卡在上次充值前的余额b.本月充值为油卡上次充值的金额c.月末余额为油卡最后一次加油后的金额d.本月用油=月初余额+本月充值-月末余额+备用卡加油金额+现金加油f.起始公里数为上次记录数据时的车辆公里数。

l.中止公里数为本次记录数据时的车辆公里数j.中止公里时油箱所剩油量为本次记录数据时油箱的油量金额化7）一车一卡，一车一表，管理人员在申请充值时应将每辆车的《车辆用油统计表》上报财务审核8）车辆在使用备用卡加油时，应收集好小票，并在小票背面注明加油车辆车牌号，交给车辆管理人员，车辆管理人员对每张备用卡须填《备用卡加油统计表》，连同《车辆用油统计表》一齐上报财务审核 2、充值申请流程（1） 车辆管理人员应实时了解车辆油卡的用油情况，在油卡金额接近500元时，及时申请油卡充值2）车辆管理人员在申请充值时，须做好《车辆用油统计表》工作，并保证将《车辆用油统计表》及时上报财务，财务在对油卡充值审核时要对上次充值的用油情况进行审核3）车辆油卡充值申请审核通过后，财务部将以支票或本票转交车辆管理人员，车辆管理人员应提供正确的公司名称，并指定专人领取，及时充值（4）车辆油卡充值要求开具增值税票，车辆管理人员应在收到支票或本票后一周内将充值增值税票带回公司财务部5）车辆管理人员给油卡充值后，应将各车辆充值明细连同增值税票一齐带回公司财务部四）车辆维修、保养管理 1.1对维修服务公司需有行政和部门经理及车辆管理人员共同考评和选择，使用哪家维修厂原则上使用4S店的维修。

车辆管理人员对维修项目进行审核1.2车辆管理人员负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、维修质量、维修记录等资料1.3驾驶人员负责定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障1.4驾驶员负责及时发现、检查故障；并填写《车辆维修申请单》；确认保养维修合格；保留更换部件交公司验审；对维修质量进行及时反馈2、 工作流程2.1日常检查、保养、维护2.1.1驾驶员须做好车辆出、收车检查，保持车辆内、外清洁2.1.2行驶中注意车辆是否有异常声响2.1.3经常检查各润滑点，发现缺油或油变质应立即补充或更换2.1.4驾驶员每月底进行检查保养2.1.5每月由驾驶人员对电瓶外表进行清洁，经常检查电瓶使用情况，保持电瓶周围干燥清洁和有效工作能力2.1.6每月由驾驶人员检查车辆消防设施2.1.7车辆管理人员对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理，避免车辆造成机械事故及影响运输任务2.1.8车辆日常补胎及小零件更换必须在正规的4S店进行，取得正规发票，不允许抵票报销2.2定期保养2.2. 1驾驶人员要严格按照车辆保养相关规定定时对车辆进行保养车辆公里与保养项目标准见《保养标准表》2.2.2保养维修必须在指定的维修厂进行，驾驶员不得自行选择修理厂。

2.2.3驾驶员根据车辆运行里程数填写运行记录，经车辆管理人员核实后，由部门经理安排车辆保养时间2.2.4驾驶员须办理完审批手续后方可对车辆进行保养、修理，不允许先斩后奏2.2.5定期保养操作流程：驾驶员填写《车辆维修申请单》----部门经理检查---审批（需要财务经理及部经理审批须审批）--凭审批后的《车辆维修申请单》（项目、金额）通过报帐中心借款---对审批后的项目进维修---维修过程中如需增加维修项目，由部门经理确认维修---对维修车辆进行检查---索取发票及维修清单----会计人员对维修项目进行审核------通过报帐中心冲销借款2.3.1在行驶过程中发现故障，驾驶员应及时检查，查明原因并判断故障严重程度和对行驶安全的影响程度，主动设法排除故障2.3.2如驾驶员无法排除故障，须估算费用并征得部门经理同意就近寻找修理厂处理，对故障严重程度及发生故障的原因应及时汇报，请示处理方案2.3.3发生修理后必须将更换的部件交回公司验审车辆管理人员对车辆突发修理原因进行鉴定、审核2.3.4突发修理的操作流程：口头向领导进行维修申请---获批准后进行维修（不能到指定处修理时，选择就近的修理厂）---补填《车辆维修申请单》---对维修质量进行反馈和记录-----车辆管理人员鉴定、审核----部门经理签字----走报帐中心报销。

2.4保养、维修后的车辆须经车辆管理人员及驾驶员验收，合格后方可进行运输3、特别事项3.1公司应指定有资质的专门车辆保养、修理点，便于修理、维修，可指定两至三个点3.2公司为避免修理点配件价格过高，应根据修理点单独指定汽车配件供应点3.3公司应根据修理点提供的保养及维修清单去指定的配件供应点购买所需配件，杜绝在同一个点既买配件又做维修3.4车辆保养、维理不允许驾驶员用现金交易，驾驶员应在指定维修点修理后，由公司隔月统一支付3.5新车在5000公里时都有一次免费保养，各新车驾驶员注意利用 五、车辆罚款及理赔管理1、车辆罚款管理 1.2 车辆停车罚款1.2.1驾驶员应熟知交通停车相关规定，将车辆停放在允许停车的地方1.2.2该类罚款公司不允许发生，如有发生，应详细了解罚款原因，属于驾驶员出于个人利益而发生的乱停车罚款，公司不予报销该类罚款在报销时应特别注意审核2、车辆事故理赔管理2.1  车辆事故理赔是基于车辆保险的意外保证，驾驶人员应在提高自身驾驶技能的同时，认真遵守交通法规，鉴于公司车辆之多，理赔业务之多，特制定此办法2.2  车辆在发生交通事故时应及时联系保险公司，由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。

2.3  驾驶员应及时到保险公司指定的修理点将车辆尽早修好，不要耽误正常工作，修理费先由驾驶员垫支或凭保险公司的事故受理单向公司借款支付2.4  保险公司在受理交通事故后，会将一联写有理赔号码的受理单交于驾驶员，尔后保险公司系统会将该起事故的理赔号码发送至驾驶人员所留的上，驾驶人员应妥善保管2.5  驾驶人员应将正确无误的公司名称及银行帐号告知保险公司，在保险公司受理事故后应跟踪保险公司及时将理赔款汇之公司帐号2.6  当公司已确定收到该笔理赔金额时，驾驶人员应凭载有理赔号的受理单或理赔号来财务部领款或办理冲账手续2.7  财务部应根据所报理赔号与银行到账凭证载明的号码与车牌号对应，确定相符后方可支付或冲账，否则不予办理四、考勤管理制度7。