上行公文眉首的批示域应予取消

1、 秘书苑 上行公文眉首的批示域应予取消 梁秀梅 。|摘 要：我国现行行政上行公文属首，国家规定设供收文机关领导批示使用的区域但艾书工作正规j 。的单位设文件处理单 。收文时贴在文件首页前边 领导在该单的批示栏内批示形成原文件预留批示-j 域无用。同时设批示域的上行文眉酋部分视觉高度约1 mm j超过整个文件纸高297m m】j951，与 面视觉毯 部分 4m 戏上长下短爸蚋 嘶 美观 建 芘示蠛Q| | | | |一 0关每藿通：上行公文；|屠首 批示域0 | - | 0一_ 0- |0| | - 我国现行行政上行公文的眉首(或称文头) 部分，按原国家技术监督局l988年9月5日发布的 中华人民共和国国家标准国家机关公文格式规 定，留有较大面积的供收文机关领导使用的“批示 域”。1999年12月27日，以该局为主改建的国家质 量技术监督局将稍作修改的该标准更名为国家行 政机关公文格式予以发布。新标准虽然没有像原 标准那样单列一项明确表述“批示域”的文字，但 却实际设计留有和原标准一样位置与面积的区域发 挥原标准规定的“批示域”功能，从多年的公文处 理工作实践看，该区域设计以取消为宜。

2、行政上行公文眉首部分设计空白区域供收文 机关领导批示使用，主要源于过去一些领导习惯在 文件上直接批示的做法。原来文件上没有设计专门 的批示区域，结果一些领导在文件首页的最上端批 示，有时形成批示文字写不完或写得太靠边令人看 不清的情况。设计专门的批示区域后，较好地解决 了这个问题。同时，领导直接在文件上批示，使文 件和代表单位核心处理意见的领导批示处于一体， 便于文件承办人对文件的使用与处理。然而，从这 个文件格式标准颁布以来的公文处理实践来看，设 置“批示域”也导致了不少问题。 首先是，绝大部分公文处理工作正规的单位都 设有专门的文件处理单，用于记载和推动文件处理 工作。文书人员在收到文件后，往往会先将该单粘 贴在文件首页前，然后再将文件送请领导批示等。 因文件处理单上设有专门的领导批示栏，领导在该 处批示，结果造成收到的上行文件空留的批示域未 被使用的情况。这里的未被使用，并不能认定为领 导实际批示的位置有错，因为文件处理单本来就是 用来记载文件处理情况的，假如体现单位处理文件 的核心意见的领导批示不在其上，那么该单子的价 值就会大打折扣。另外，文件处理单上的除文件基 本信息外的三

3、个核心栏目：拟办意见、领导批示和 办理情况是一个逻辑整体，如果领导批示放在文件 原件上，就使该单子在显示一个工作人员的文件处 理请示或建议意见(拟办意见)之后接着显示另一 个工作人员的文件办理情况记载，从而使人对文件 的处理过程和权力分配产生疑惑，同时对拟办意见 不见领导表态发生疑问。而假如拟办意见和办理情 况显示的思想不一致，则会使人感到莫名其妙。 如果将领导批示放在文件原件上，还会导致 另一种情况，即破坏原文件的美观。机关收到的正 式上行公文绝大部分是打印文字，各部分的设计庄 重、美观，而假若领导在上面直接批示，肯定是用 传统的手写方式，这种手写体文字放在打印文本上 无疑对原文件风格是一种破坏。如果有时几个领导 同在上面批示，字体风格不一，则对原文件的文面 风格破坏更大。 其次，从公文格式审美的角度考虑，一般文 件以首页眉首与主体部分的红色反线为界，从视觉 上感受眉首与主体部分各自占整个页面的长度比 例。按国家现行的规定文件使用A4型纸，整个纸 长297mm，反线以上眉首部分天头(上白边)约 3 7ram，发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm， 发文机关标识约高22mm，发文字号

4、用3号字，字高 加上与发文机关标识问的行距约lOmm，发文字号下 边缘至红色反线间距4ram，合计眉首部分总高度约 98ram，约占首页整个纸高的33(033)。红色反 线以下剩余版心区高度约l64mm，加下白边高度约 35mm，视觉主体部分总高度约l99mm，约占首页 整个纸高的67(067)。眉首与主体部分的分界 线位于整个纸高的约067处，接近黄金分割线0618 处，给人以较好的视觉美感。而且由于是上边头部 短，下边主体长，使人觉得自然、稳重。行政上行 文的首页格式设计却是另外一种状况。仍以红色反 线为界，从视觉上感受眉首与主体部分各自占整个 页面的长度比例。行政上行公文眉首虽然除发文机 关标识上边缘至版心上边缘的高度为80ram，不同 于一般文件的25mmb，其他部分高度与一般文件 相同。但这一处的差别，却使这种格式的二者比例 与一般文件的二者比例相比，发生了很大变化。视 觉眉首部分总高度比一般文件的98mm多55ram，约 为153ram，约占首页整个纸高的515(o5l5)。 视觉主体部分总高度相应比一般文件的199mm少 55mm，约l44mm，约占首页整个纸高的4848

5、 (04848)。这样的比例给人的感觉一是像在接近 中间处将一个幅面分为两部分，缺少了整体感；二 是上部长，下部短，有头重脚轻之嫌。 最后，从文头形式类型来看，现行行政上行 公文的眉首部分，虽然其构成与一般文件文头没有 多大差别，但由于前述的发文机关标识上边缘至版 心上边缘的距离与一般文件的相应部分相比差别较 大，所以它实际上形成了一种文头形式，需要一般 单位单独备用，这无疑增加了一般单位文书工作的 麻烦。 兄弟档案核心期刊文摘9则 胡绍华摘编 国家重点档案抢救修复核心问题研究 张艳欣在档案学通讯2010年第2期撰文，从 三方面研究了国家重点档案抢救修复的核心问题： 一是国家重点档案抢救修复的指导思想问题。国家 重点档案抢救修复的真实含义是对损毁的档案进行 修正、恢复，去除档案中对耐久性不利的因素，避 免损坏加剧，使档案恢复原貌，提高档案形成材料 的耐久性，以利于收藏、保管和利用。对国家重点 档案抢救修复应遵循“保持原貌和最小干预”的原 则。基于该原则，国家重点档案抢救修复必须坚持 的指导思想应该是：遵循档案保护技术的基本原 则，确保档案绝对安全。二是目前国家重点档案抢 救修复工作方法

6、存在的问题。主要有：方法单一、 技术简单，缺乏科学化的修复工艺和集成化的修复 手段，技术水平参差不齐。三是国家重点档案抢救 修复系统化、科学化管理的问题。要贯彻工程化 管理的思想，优化抢救修复工作流程；要建立完 善的操作规范与质量检验标准；要重视国家重点 档案抢救人员的培训与资格认定；要加强国家重 点档案抢救经费的管理。 档案馆运行机制再造论 马英杰、黄存勋在档案学研究2009年第6期 撰文，从政府信息公开入手，从以下三个方面较全 面地探讨了档案馆运行机制再造的若干思路： 一是理念创新，构建“以用户为中心”的服 务机制。其一，要以集成政府信息资源为重点，满 足政府内部信息参考需要；其二，要根据企业的特 点，向企业提供有关产业政策、进出口注册、纳 税、工资、城市规划等方面的各项方针、政策、法 规、行政规定、业务办理数据等档案信息；其三， 通过宣传、服务等手段，向公民提供其劳动就业、 福利待遇、社会保险、救助、房屋拆迁、土地管 理、政府投资、个人缴税等方面与民生相关的信 息，以及居民出生、死亡登记、迁徙、户口管理、 婚姻情况登记、工龄登记等档案证据材料。 二是基础重构，建设网络化的档案信息

7、资源 管理平台。其一，要通过政务网接收政府在政务活 动中产生的电子文件及相关数据，完成馆藏各类档 案、资料的数字化以及通过互联网的在线采集等形 综合以上三方面所述，现行行政上行公文眉 首部分的“批示域”设计应予取消。取消这个设 计，可能会影响到个别领导在公文原件上端批示的 习惯，但习惯是可以改变的，何况这个改变可避免 上述三个弊端。关于文件承办人对领导批示意见的 阅看，因前述文件处理单直接粘贴在文件首页前 边，与文件合为一体，领导人批示从文件首页上端 i I l | 。t|l - | l ， 名 集葺鼍 式，努力使信息来源最大化；其二，通过对新采集 的信息进行数据重构、规范整理、分类著录和用户 需求分析等方式，加强信息的有效管理；其三，通 过统一的标准语言实现档案馆与档案馆、档案馆与 政府部门、政府部门与政府部门之间信息的共享； 其四，通过建设网络化的档案信息资源共享平台， 为未来建立起广泛的档案信息资源共享数字档案馆 打下坚实的基础。 三是体制保障，改进档案馆内部管理模式。其 一，要科学合理地制定分阶段的目标体系，引导馆 员一步步向最终目标前进；其二，要加强宣传和教 育培训，强化馆员

8、对发展目标的认可，增强馆员的 能力与信心；其三，要通过沟通和提高馆员对领导 的信任度，增强领导的魅力；其四，要构建学习型 组织，使工作过程变为学习过程，使学习效果体现 为工作效率。 广东省创立重大建设项目档案金册奖 钟伦清在中国档案2010年第2期发表一个 与众不同的奖项一文，介绍了广东省创立重点大 建设项目“金册奖”的情况与效果。作者指出： 2006年8月，广东省档案局与省发展和改革委员 会，创立了“广东省重大建设项目档案金册奖”。 全省许多在建项目和新开工项目都以争创“金册 奖”作为项目档案工作目标，促进了该省重大建设 项目档案管理水平的提高。该奖项是首个以建设项 目档案工作为主题的专项奖，填补了建设项目质量 管理中的空白。 该奖项之所以受欢迎，是因为它的产生是与项 目档案验收同步的，没有额外的评定程序(其程序 为：建设单位对项目档案进行自检，并提出项目档 案验收申请报告一一有关档案行政管理部门组织项 目档案验收，并根据设立的评奖条件确定申报该奖 项的资格一一省档案局对申报该奖项的项目建设单 位及主要参建单位进行最终确认一一通过媒体发布 公告，颁发荣誉证书)，它是一个开放性的奖项， 没有评定时间、获奖名额和行业的限制。截至2009 年6月，广东省首批4个建设单位和主要参建单位已 获得该奖项。 移至文件处理单上后，对他并无实质性影响。从标 准本身的设计来说，它已经试行了十几年，社会进 步了，大部分单位的文书工作更趋正规，人们的审 美意识进一步增强，管理工作更讲究便捷、效率， 根据这种新形势修改原有设计是一种正常而自然的 事。 (作者单位：郑州航空工业管理学院来稿日 期：201003一O1) 楼案篱理 qi2)i0 ； 总第85期 l 83 一 一

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