合同签订流程及管理办法-新修订
2页1、合同签订流程及管理办法合同签订流程及管理办法 为规范公司合同签订,履行和付款程序,并最大限度的避免风险,合约部起 草以下管理和签订程序,本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理,不适 用于劳动合同等其他类合同的管理。 一、合同签订审核流程 1、 公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同,参与合同谈判,组织会 签;参加对合同履行的评价。 2、 工程部负责审核工程合同的各项技术条款; 3、 合约部负责合同的商务条款,确认待签合同与审批调整建议的一致性; 4、 财务部审核合同付款,发票纳税等相关财务有关条款。 5、 其他部门审核本专业所有合同的技术条款。 二、 合同执行部门负责起草和谈判, 组织会签。 合同应做到内容合法、 条款齐全、 文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确,应包括: 1、合同名称; 2、甲乙方名称及地址,经办人联系电话; 3、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章; 4、合同签订日期; 5、标的(内容) ; 6、数量、质量; 7、价款或酬金(工程计价方法、工程款支付方式) ; 8、履约方式、地点、费用的承担; 9、违约责任(甲乙方权
2、利和义务) ; 10、生效、实效条件; 11、争议解决的方法; 12、合同的份数及附件; 13、保密条款(视合同性质需要) 14、合同负责或主办部门填写合同审批单 、合同摘要并附合同文本,合同业 务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章,法定代理人授权委托书原件,按权 限审核报批; 15、合同审批原则上应按顺序依次执行,遇特殊情况下可临时调整次序,但必须 征得次序变动影响的下一会签人的同意。 三、各部门合同审核的重点如下: 1、合同执行部门 合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利 义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款; 2、设计、工程、营销部门,审核合同的相应技术条款; 3、合约部审核合同价款及价款调整(项目价款计算书作为合同附件) 、合同款支 付、变更、签证、结算、奖惩等与项目成本有关的条款; 4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财 务核算和纳税有关的条款; 5、最后提交法务部门(或法律顾问)分析判断合同风险、与法律相关的内容, 包括担不限于:变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。 四、合同的签署和盖章 1、合同原
3、则上由对方先签字盖章; 合同按照规定审批顺序全部完成后,由合约部按照审批意见和即将最终签 字/盖章的合同文本对照,有添加或需要修改的及时更正,确认无误后,按照公 司印章使用管理规定办理签字盖章手续; 2、合同存档、备案:合同签订一周内,合同正本原件及副本原件全部交行政办 公室存档,合同副本复印件交财务部、合约部及合同执行部门留存使用;(原则 上合同原件严禁外借,项目报建、报批除外) 3、合同执行部门在合同履行过程中应注意:涉及工期、造价、质量的决定应以 书面形式记录和确认。涉及双方往来函件,如以公司名义发出时应以法律规定的 有效方式发送,并要求对方签收并保留发出的凭证,如对方拒收应即改为特快专 递方式重发。 4、合同执行过程中,合约部应及时对合同履行情况进行监督检查,并定期对合 同执行情况进行分析,做到心中有数; 5、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。 五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式: 1、 变更合同范围和付款条件, 转让合同义务、 解除合同的应采用补充合同的形式 ; 2、工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更; 3、变更、转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知,方式和 范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示,以免错误 的执行原合同。
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