大厦物业管理行政作业指南
30页1、时代大厦物业管理公司行政作业指引书时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指引书文献、资料管理制度编号:Q/PHWD0102A版0次修改 1 目的规定我司文献资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及合用外来文献的控制规定,保证公司各项工作正常开展和保存必要的证据。2 合用范畴合用于我司内部文献的编写、收发、控制及资料保管和外来文献的管理。3 职责3.1 各职能部门负责工作文献的编写、收集和存档。3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。3.3 办公室负责文献发放、存档、资料保管以及文献的解决。3.4 办公室主任主管文献、资料管理工作的控制。4 有关文献文献控制程序 Q/PHQP4.2.3质量记录控制程序 Q/PHQP4.2.45 工作程序和管理措施5.1 文献的产生5.1.1 各有关部门根据工作需求编写文献。5.1.2总经理助理对文献进行审核。5.1.3总经理审批通过的文献由办公室打印和发放,作为非受控文献生效。5.1.4办公室对生效的文献印制,必须使用印制文献登记表(QRWD010201)。5.2文献、资料的类别5.2.1 受控文献a) 内业资料;b)图纸资料;c) 按照质量
2、体系的控制规定进行管理的文献;d) 在质量体系中引用的法律、法规和外来文献;e) 与服务过程有关的合同合同;f) 业主档案(如:公共合约、顾客登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行顾客财产控制程序Q/PHQP7.5.4)。管理与控制具体执行文献控制程序( Q/PHQP4.2.3)。5.2.2非受控文献 与公司经营和服务工作范畴有关的文献作为非受控文献管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司既有的非受控文献,可分为:a) 内行文、外行文: 1时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指引书文献、资料管理制度编号:Q/PHWD0102A版0次修改 b) 未被质量体系引用的外来文献: 2c) 与服务过程无关的合同合同: 3d) 未被质量体系引用的法律法规: 4e) 行业原则性文献: 5f) 照片、录像带:6g) 电脑贮存:75.3文献、资料目录的索引号 XX.XXX 文献盒编号 同号柜序列号 文献柜编号文献类别编码5.4文献、资料归档与管理5.4.1各职能部门对多种工作文献进行编写、收集、整顿和存档,并汇总到办公室统一管理。5.4.2办公室负责文献、资料的保密性
3、防备,公司所有受控文献和非受控文献的资料均属保密性文献。5.4.3 办公室负责对文献、资料的管理和保护,文献、资料应分门别类包装和寄存,对于需存档的文献、资料要及时存档,并建立存档备案资料目录(QRWD010202),注明文献类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容阐明。并在档案柜上贴好寄存文献的索引号范畴。保证调用、借阅文献、资料时易于辨认和检索,便于对文献资料的保管。5.5 文献、资料的发放5.5.1 文献应按各职能部门工作性质和范畴发放,由办公室制定文献分发登记表(QRWD010203),注明发放范畴、数量、分发号等,并规定领用人在文献分发登记表上签领,以便对发放的文献进行记录和检查。5.5.2办公室在文献发放的过程中不得误发、遗失,发现文献误发时应立即追回,同步作好文献的补救工作。5.6 文献资料的调用、借阅与归还5.6.1 借阅者应在文献、资料借阅登记表(QRWD010204)上具体注明文献、资料的编号和图号,并准时归还和办理归还手续5.6.2借阅的文献、资料未经容许不得复印、摘抄、外借和传播。5.6.3 借阅的文献、资料归还时,办公室应对文献资料与否完好进行检查,若文献、资
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