大厦物业管理行政作业指南
时代大厦物业管理公司行政作业指引书时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指引书文献、资料管理制度编号：Q/PHWD0102A版0次修改 1 目的规定我司文献资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及合用外来文献的控制规定，保证公司各项工作正常开展和保存必要的证据。2 合用范畴合用于我司内部文献的编写、收发、控制及资料保管和外来文献的管理。3 职责3.1 各职能部门负责工作文献的编写、收集和存档。3.2 综合管理部负责业主档案的管理与控制。3.3 办公室负责文献发放、存档、资料保管以及文献的解决。3.4 办公室主任主管文献、资料管理工作的控制。4 有关文献文献控制程序 Q/PHQP4.2.3质量记录控制程序 Q/PHQP4.2.45 工作程序和管理措施5.1 文献的产生5.1.1 各有关部门根据工作需求编写文献。5.1.2总经理助理对文献进行审核。5.1.3总经理审批通过的文献由办公室打印和发放，作为非受控文献生效。5.1.4办公室对生效的文献印制，必须使用印制文献登记表（QRWD010201）。5.2文献、资料的类别5.2.1 受控文献a) 内业资料；b）图纸资料；c) 按照质量体系的控制规定进行管理的文献；d) 在质量体系中引用的法律、法规和外来文献；e) 与服务过程有关的合同合同；f) 业主档案（如：公共合约、顾客登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行顾客财产控制程序Q/PHQP7.5.4）。管理与控制具体执行文献控制程序（ Q/PHQP4.2.3）。5.2.2非受控文献 与公司经营和服务工作范畴有关的文献作为非受控文献管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司既有的非受控文献，可分为：a) 内行文、外行文: 1时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指引书文献、资料管理制度编号：Q/PHWD0102A版0次修改 b) 未被质量体系引用的外来文献: 2c) 与服务过程无关的合同合同: 3d) 未被质量体系引用的法律法规: 4e) 行业原则性文献: 5f) 照片、录像带:6g) 电脑贮存:75.3文献、资料目录的索引号 XX.XXX 文献盒编号 同号柜序列号 文献柜编号文献类别编码5.4文献、资料归档与管理5.4.1各职能部门对多种工作文献进行编写、收集、整顿和存档，并汇总到办公室统一管理。5.4.2办公室负责文献、资料的保密性防备，公司所有受控文献和非受控文献的资料均属保密性文献。5.4.3 办公室负责对文献、资料的管理和保护，文献、资料应分门别类包装和寄存，对于需存档的文献、资料要及时存档，并建立存档备案资料目录（QRWD010202），注明文献类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容阐明。并在档案柜上贴好寄存文献的索引号范畴。保证调用、借阅文献、资料时易于辨认和检索，便于对文献资料的保管。5.5 文献、资料的发放5.5.1 文献应按各职能部门工作性质和范畴发放，由办公室制定文献分发登记表（QRWD010203），注明发放范畴、数量、分发号等，并规定领用人在文献分发登记表上签领，以便对发放的文献进行记录和检查。5.5.2办公室在文献发放的过程中不得误发、遗失，发现文献误发时应立即追回，同步作好文献的补救工作。5.6 文献资料的调用、借阅与归还5.6.1 借阅者应在文献、资料借阅登记表（QRWD010204）上具体注明文献、资料的编号和图号，并准时归还和办理归还手续5.6.2借阅的文献、资料未经容许不得复印、摘抄、外借和传播。5.6.3 借阅的文献、资料归还时，办公室应对文献资料与否完好进行检查，若文献、资料受损的，借阅者应论述受损因素，并在文献、资料借阅登记表的备注栏上注明，因人为因素导致的应追究当事人的责任。5.6. 4机密性文献的调用与借阅规定时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指引书第二章 文献、资料管理制度编号：Q/PHWD0102A版0次修改 a) A级机密文献资料：公司年度筹划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决策，公司财务报表、法律诉讼文献等的调用与借阅需经总经理批准。b) B级机密文献资料：业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文献等的调用与借阅需经办公室主任批准。c) C级机密文献资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文献的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。d) 行业主管借阅文献、资料的仅限于B级机密和C级机密文献、资料。e) 业主（顾客）因工作需要借阅文献、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场合的文献。f) 外来单位借阅、调用文献、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以予以协助与配合，但在此之前应检查和登记来访单位和人员的证明文献和有关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。g) 以上文献资料的调用与借阅按5.5.1 、5.5.2和5.5.3条款执行。5.7 文献的复制、破损和丢失5.7.1 未经容许，不得随意复印公司的文献资料，如因工作需要复印文献，须经办公室主任批准，并在文献复印登记表（QRWD010205）上填写复印文献的名称，复印数量，并签名。5.7.2 文献使用人应对文献妥善保管，当文献破损严重影响使用或丢失时，应填写文献补发申请表（QRWD010206），由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文献时应收回破损文献，并应予以新的分发号，新的分发号延续本来文献分发号。5.8 文献、资料的更新文献增长条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。5.9 文献的作废与销毁5.9.1内容不合用于公司运营或超过有效期限的文献，通过总经理过期审批后予以作废或销毁解决。 5.9.2 在分发过程中发现文献遗失或在使用过程中文献破损严重和丢失的，应向上级报告，经总经理审批后，予以作废解决。5.9.3 作废文献盖作废章，留一至两份备案，其他销毁。文献销毁解决时需两个人进行，一人实行，一人监督。5.9.4 办公室对于作废和销毁的文献，应在作废、销毁文献登记表（QRWD010207）上注明作废或销毁文献的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，避免误用。6 使用的登记表格序号名称编号寄存地点寄存时间1印制文献登记表 QRWD010201办公室一年2存档备案资料目录 QRWD010202办公室长期3文献分发登记表 QRWD010203办公室一年4文献、资料借阅登记表 QRWD010204办公室一年5文献复印登记表QRWD010205办公室一年 6文献补发申请表 QRWD010206办公室一年7作废、销毁文献登记表 QRWD010207办公室一年文献、资料借阅（调用）登记表QRWD010204 NO序号被借阅（调用）的文献、资料名称编号（图号）借阅人借阅时间归还时间保密级别审核人审批人文献管理员备 注 文献补发申请表QRWD010206 NO.申请日期申请部门申请人补发因素文献资料名称编 号页 数原文分发号分发人审核人审批人 文献补发申请表QRWD010206 NO.申请日期申请部门申请人补发因素文献资料名称编 号页 数 原文献分发号分发人审核人审批人 时代大厦物业管理有限公司行政管理作业指引书 第三章 内部车辆管理规程编号：Q/PHWD0103A版0次修改 1 目的本规程规定了公司内部车辆的使用、维修管理措施，提高车辆工作效率，保证驾驶安全和车辆完好率。2 合用范畴 合用于对我司内部车辆调度、行驶、维保、使用的管理。3 职责3.1 驾驶员负责车辆安全驾驶、维修、保养及年检。3.2 办公室主管负责对车辆车况、驾驶员身体状况、情绪、行为的检查、监督。3.3 办公室主任负责统一调度公司用车，轻微交通事故解决及车辆维修、保养、年检的管理。3.5 总经理主管公司车辆管理的控制。4 有关文献 交通守则 交通道路法规5 工作程序和管理措施5.1 车辆的调度管理5.1.1 车辆统一由办公室主任调度，各部门因公用车须提前一天提出申请，按实填写派车 单（QRWD010301），否则办公室有权回绝派车规定。5.1.2 各部门公务用车原则上满足：紧急公务、载物、取款、雨天远途接送客人等工作需求。5.1.3驾驶员根据派车单指定地点路线出车，无特殊状况不得随意变化行车路线。5.2 车辆维修保养管理 5.2.1驾驶员每日出车前，应用湿布对车辆外部及内座擦拭一遍，并对车况进行具体检查后，试发动五分钟。5.2.2 驾驶员要爱惜车辆，加强车辆的维护保养，按车辆维保规定，定期更换润滑油和易损件，保证车辆的完好率。5.2.3 保持车辆内外的干净、整洁，雨天泥泞地段用车后应及时清洗保养，正常状况下应在本单位车库清洗。5.2.4 出车途中遇到意外刮碰，或交通事故应及时报告和向交通事故解决部门报警，不得私下协商
