财务会计电算化管理制度

1、电算化管理制度一、会计电算化岗位职责为加强会计电算化工作的管理，明确职责，保证会计电算化工作的顺利进行，提高工作效率，根据会计法、会计基础工作规范和会计电算化工作规范的规定，特制定本岗位责任制度：（一）、根据各单位的实际情况，实施会计电算化工作后，财务会计部门（包括相关业务部门）会计电算化工作岗位应划分为:电算主管(系统管理员)、数据录入、审核记帐、电算维护、数据管理、数据分析等岗位。（二）、电算主管一般由财务负责人担任，数据录入一般由制证人员、业务开票人员以及报表输入汇总等人员担任，但程序设计和维护人员不得兼任数据录入工作；审核记帐由凭证或票据等复核人员和登帐人员担任；电算维护一般由熟悉会计电算化业务的会计人员担任；数据管理可由一般会计人员或维护人员兼任；数据分析可由总会计师、会计主管、统计人员或具有较高业务水平的工作人员担任。（三）、电算主管岗位职责：、负责会计电算化的全局工作，并对软件的正常运转及数据的安全、可靠负责。、组织制定并实施会计电算化工作的各项规章制度。、根据会计制度和本单位的核算要求，建立本单位的会计电算化核算体系和核算方法。、负责计算机输出的帐、证、表等数据的最终审

2、查和审批工作。、负责财务人员的岗位分工和上机操作人员的使用权限，不得将自己的密码忘记或透露给其他任何人。、会计电算化规章制度规定的其他职责。（四）、数据录入岗位职责：、根据原始凭证编制机内记帐凭证，做到内容完整、数据正确、科目运用准确、摘要简明规范，所制凭证符合财务会计制度的要求。、业务人员按业务发生的实际情况，准确、完整地录入各种业务数据。、业务发生，应及时录入或及时制作机内凭证，不得积压。、负责所录数据或所制凭证的正确性校验工作。、负责打印所制凭证或业务票据，签章后连同原始凭证或其他有关资料，传递到复核或其他岗位。、执行会计电算化其他规章制度规定的职责。（五）、审核记帐岗位职责：、负责对已录入计算机内的凭证或数据、打印输出的凭证或票据以及原始凭证的完整性、正确性的审核，确保入帐数据完整、正确。、负责合法凭证、数据的登帐工作。、复核时如发现录入或其他错误，应通知录入人员修改，待修改后再行复核。、不符合要求的凭证或标据不得签字确认。、复核无误后，应在机内确认并在打印输出的凭证上签章。、未经复核的凭证不得记帐。、执行会计电算化其他规章制度规定的职责。（六）、电算维护岗位职责：、负责对会计

3、电算化硬件和软件的检查及运行故障的处理工作，保证会计电算化工作的正常运转。、定期检查硬件设备和软件运行情况，如有异常应及时处理，并做好详细记录。、除实施特殊数据维护外，未经电算主管同意,不得打开数据库操作,更不允许修改数据库结构。、负责软件的安装、调试和新上岗人员的培训工作。、执行会计电算化其他规章制度规定的职责。（七）、数据管理岗位职责：、负责入帐后帐簿、报表和其他有关数据的定期打印工作。、按规定做好各种数据的备份工作，并做好备份光盘、软盘以及打印输出的帐、证、表的日常管理工作，对数据的安全和保密工作负责。、按有关规定负责软盘、资料的定期归档工作。、负责上机记录簿的管理和归纳工作，负责机内上机日志的打印、装订、归档工作。（八）、数据分析岗位职责：、负责对有关会计数据进行分析，并为决策者提供数据。、经过统计、归纳、分析而得出的各种分析数据按有关要求在授权的情况下可以打印输出。、不得修改或篡改任何原始数据。、不得将有关数据透露给无关人员。、会计电算化其他规章制度规定的职责。二、会计电算化上机操作管理制度为保证会计电算化工作的顺利进行，规范工作人员使用计算机硬件和软件的操作，建立和健全会计

4、电算化的运行环境，保证系统内各类信息资源的安全、可靠、完整以及信息资源的正确性、及时性和连续性，避免数据的失真和各类事故的发生，特制定本办法。（一）、会计电算化工作人员上机操作，必须持有会计证和财政部门统一签发的会计电算化培训合格证书。（二）、电算主管(系统管理员)人员，数据录入人员、电算维护人员(系统维护员)、审核记帐人员、数据管理人员、数据分析人员和被授权的其他人员有权上机操作，非指定和授权人员不得上机操作。（三）、上机操作人员必须按要求认真填写上机登记簿，载明操作人员操作时间、操作内容、故障情况等内容。（四）、上机操作人员必须使用其真实姓名，上机时必须按自己的操作权限进行操作，杜绝越权操作和未经授权人员操作软件。操作人员必须对自己的口令或密码保密，不得泄密。口令或密码应经常修改、更换，至少在每天之内更换一次，以防泄密。电算主管根据工作需要，可随时修改其他操作人员的口令或密码，但是在一个会计年度内不得删除已被赋权的操作人员。（五）、不经电算主管同意，一切外来软件不得装机运行，不得运行与工作无关的软件，不准修改、删除、拷贝硬盘上电算化系统的目录文件，在运行过程中，一但运行不正常，上机

5、操作人员应及时向电算主管或电算维护员反映，不准擅自处理。对于会造成系统不能正常运行或会造成设备损坏的突发事件，操作人员应采取果断有效的措施，及时处理。（六）、上机操作人员应严格按操作规程进行上机操作，操作完毕应及时退出系统，以防非授权人员进行操作。（七）、上机操作人员应严格遵守会计电算化的其他各项规章制度，对于违反规章制度的行为，电算主管有权提醒注意和制止，直至取消操作权。（八）、除国家规定或授权有权审计或查帐的单位或部门，其他一切单位或部门的非授权工作人员不允许上机操作。被授权单位或部门（如审计、税务）的工作人员上机操作，只允许运行与其工作直接有关的模块，如查询、打印等模块，不得操作其他模块，以保证数据的真实和安全。三、报表报送管理制度（一）、需要上报公司并逐级汇总的报表，统一由公司下发书面及软盘报表格式，软盘报表格式在下发前必须进行加锁，下属各级单位不得对此格式进行任何修改。（二）、各单位内部管理所需的报表，由各单位自行编制和生成。（三）、基层单位上报上级单位的报表必须以软盘和书面两种形式上报，采用网络传输的单位之间可将报表先由网络进行传送，然后再报送书面报表。（四）、基层单位上报

6、的报表,必须进行审核,保证数据的准确。（五）、为了便于管理和汇总，基层单位上报的报表在计算机自动产生时，必须按一定规则命名上报文件。（六）、必须在上报软盘的标签中注明上报单位及报表文件名。（七）、各基层单位必须按规定的日期统一报送（或传送）报表。四、数据备份制度为保证财务及业务数据的安全，避免因意外原数据丢失现象，特制定本制度：（一）、数据备份工作由数据管理人员完成。（二）、备份的数据除在备份媒体作必要标识外，还应认真填写备份数据登记簿，详细记录备份的日期、内容、备份的媒体、媒体使用数量、备份份数以及备份人等情况。（三）、只要有数据输入或进行过数据处理，每天工作完毕均应做数据备份。（四）、在进行任何维护操作前均应做数据备份工作。（五）、每月结帐前应做所有数据的备份工作，备份在一个会计年度内应妥善保管。（六）、报表编制完毕，固定资产每月完成计提折旧等工作，工资管理每月做完工资表后等等一些比较重要的工作做完后均应做好有关数据的备份工作。（七）、年底结帐完毕应将全年所有数据用光盘或其他可靠媒体进行全面备份，备份作为档案资料交档案室长期保管。（八）、月数据和年数据在每次备份时均应做两套以上相同

7、备份，并保存在两个以上的不同地点，以防止失火、失盗或媒体损坏造成备份的损坏或丢失。（九）、备份数据应妥善保管，光盘应放置在盘盒内，磁盘应进行写保护，所有备份数据应注意防水、防火、防磁、防盗。五、使用的计算机上机操作记录制度为保证会计电算化工作的正常开展，详细了解操作人员的工作情况以及故障和其他事件发生的原因、地点、时间以及处理办法和处理结果等情况，特制定本制度：（一）、所有上机操作人员在上机时均应认真填写上机登记簿，详细填写日期、操作人员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。（二）、登记时要逐项认真地填写，操作过程中没有问题，要在运行情况栏中填写“正常”字样，若有问题则应如实记录，并向电算主管报告。（三）、任何一次硬件及软件的维护均要进行详细登记。（四）、重大事故或重大事件应另附附页详细记载有关情况及处理结果。（五）、上机登记簿每月应装订成册，机内上机日志也应每月打印并装订成册，上机登记簿以及上机日志日常由数据管理人员保管，年终整理归档。（六）、上机操作不填写上机登记簿的工作人员，电算主管有权取消其操作权。六、会计电算化硬件设备维护管理制度为了加强会计电算化硬件设备的管理，保障会计电算化

8、硬件设备的正常运行，特制定本制度：（一）、硬件设备配置：会计电算化硬件设备是指专门用于或主要用于会计电算化的计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。为了确保会计电算化工作的正常进行，财务部门应配备计算机设备。这些计算机设备专门用于会计电算化工作，不得任意挪作他用。（二）、硬件设备的维护与管理：、硬件设备的管理：会计电算化专用硬件设备由财务部门统一管理和使用。对于非财务工作，一般情况下不得使用财务硬件设备,确需使用时必须经财务部门负责人批准，并确认不影响会计电算化的正常工作，操作使用硬件时必须进行操作登记,并在上机登记簿上注明批准人姓名，批准时间。为使会计电算化设备有一个良好的运行环境，计算机放置场所应保持良好的卫生环境。会计电算化硬件设备专门用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理。任何人员不得将其用于游戏，个人文字处理，不得用于对外服务。为了保证计算机不受病毒干扰，所有软盘必须先进行病毒检测和消除病毒后才能进行其他操作。、硬件设备的维护：硬件设备的维护是对计算机硬件进行检测、功能修复及零部件配置工作。会计电算化硬件设备的检测工作由系统维护人员负责进行，一般周

9、末全面检查一次，并作好检查记录。（三）、安全与保护：、财务部门必须加强会计电算化安全与保护工作。、计算机和打印机除每周一次全面检查外，应定期清洗计算机和打印机上的脏物。、为了保障计算机安全正常地运行，计算机放置场所应保持适当温度和湿度。不准抽烟，并杜绝一切火源，为防意外事故的发生，计算机放置场所应配备灭火设备。、机房内的一切电器设备必须按规程进行操作。机房内的一切电器设备必须按规程进行操作。工作中突然停电时必须立即关掉总闸开关及所有电器设备。操作人员离开机房时应关闭自己使用设备的电源，下班时必须关闭机房内电源总闸。硬件设备的启动必须遵照以下顺序：首先开总闸开关；其次开UPS电源设备；第三开打印机;第四开显示器；第五开计算机主机；关机时方向正好相反，即逆向操作。七、电算化档案管理制度为加强会计档案管理，确保会计档案的安全，根据财政部会计档案管理制度特制定本制度：（一）、严格执行会计档案管理制度。（二）、对会计电算化文件、资料、软件、备份等应建档管理、管理方式视同会计档案。（三）、单位的会计档案包括存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计帐簿和会计报表。存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总帐数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存，明细帐、记帐凭证及其他数据资料在两年后可根据需要决定存毁。（四）、必须经常对硬盘上会计数据建立软盘备份。备份是

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