DA/T 40-2008印章档案整理规则
13页1、印章档案整理规则 DA/T 40-2008 1 范围 本标准规定了印章档案的整理原则和方法。 本标准适用于各级国家综合档案馆。 机关、 企业、 事业单位档案室(馆) 可参照使用。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。 凡是注日 期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均 不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可 使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适 用于本标准。 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 印章 seal 将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在 物体上, 形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺 术品。一般包括印面、印文、边款、印纽(执柄)和印材 5 个构成要素。 作为在社会交往中象征和证明身份、权力与地位,起凭证信物作用的 印章又称作实用印章或印信;作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印 章又称作艺术印章或文
2、人印章。 本标准以下有关印章的表述,未作特殊说明的,均指实用印章。 3.2 印章档案 seal archives 国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、 文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章,是一种具有特殊载体 形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊 价值的档案。 3.3 印模 moulage 采用反扣法将印章钤盖或压盖(俗称盖章)在纸张或其它物体的空白处, 留下的印章印面图样。其中,专门用于鉴别真伪的存底印模又称作印 鉴。印模不同于印刷厂使用的印章模具。 3.4 印纽 seal handle 印章顶端用于穿线和执握的部位,通常被雕刻成动物等各种形状。现 代机构法人使用的印章已较少制作印纽, 其印纽部位已逐渐被执柄所 取代。 4 整理原则 遵循形成规律,集中整理分类,区分保管价值,便于保管利用。 5 质量要求 5.1 收集的印章应确保齐全、完整、真实。 5.2 整理的方法应科学、规范。 5.3 整理印章档案使用的材料应符合长久保管档案的需要。 6 清洗方法 6.1 一般清洗方法 将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡, 待污垢松软
3、后, 使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢,可使用竹针 挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。 6.2 清洗剂的选择 为避免使用清洗材料不当,造成对印章的损坏,不同印材的印章应选 用不同性质的清洗剂清洗。竹木类(竹、木、根等)印章宜选用 95%医 用酒精;金属类(铜、钢、铁、合成金属等)印章宜选用煤油;矿物类(玉、 石、玛瑙、翡翠等)、橡胶及塑料制品类(橡胶、橡皮、有机玻璃等)印 章宜选用洗洁精;骨质类(骨、角、牙等)印章可选用 95%医用酒精或洗 洁精。 6.3 清洗要求 6.3.1 清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑。 6.3.2 清洗后的印章应确保完整、清洁、不变形,保持印面和边款中 字迹与图案的完整、清晰。 6.3.3 使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时,应注意防火。 6.3.4 使用竹针挑剔印面污物时,手法要轻,防止损坏印面。 6.3.5 用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等印柄上的印章, 对其清洗时, 应避免长时间浸泡和用力过猛, 以防止印面老化和脱落。 7 整理方法 7.1 集中印章 档案馆保管的印章档案应按馆藏集中,统一整理,不宜按来源原则
4、划 分全宗。 档案室保管的本单位内设机构、 专业活动中使用的印章档案可以按全 宗集中,进行整理。 7.2 划分保管期限 印章档案的保管期限分为永久(代号 YJ)和定期(15 年,代号 DQ)两种。 对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构(办公室)印章的保管期 限为永久;其它内设机构和业务工作印章的保管期限为 15 年。严重破 损和一般事务性工作(收发文等)使用的无档案保管价值的印章,不列 入归档整理范围,已进馆的,应按照国家有关销毁档案的规定统一组 织销毁。 反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。 7.3 分类 印章档案在整理过程中,一般可根据印章档案的历史时期(中华人民 共和国建国前、中华人民共和国建国后)、印章属性(机构、个人)、机 构类型(党政机关、社会组织、企业、事业单位等)或人物类别等特征 组织分类。 示例: 表 1 印章档案整理分类方案 一级分类 二级分类 三级分类 中华人民共和国建国前(1) 机构(1) 个人(2) 中华人民共和国建国后(2) 机构(1) 党政机关印章(1) 社会组织印章(2) 企业印章(3) 事业单位印章(4) 个人(2) 档案馆
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