DA／T 18-1999档案著录规则

1、档案著录规则(DA/T 18-1999) DA/T18-1999(代替 GB/T3792.5-85) (1999-05-31 批准，1999-12-01 实施) 1 范围 本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符 号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本 标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出 版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用 下列标准最新版本的可能性。 GB/T3792.1-1983 文献著录总则 GB/T7156-1987 文献保密等级代码 GB/T9704-1988 国家机关公文格式 GB/T15418-1994 档案分类标引规则 GB/T3860-1995 文献叙词标引规则 DA/T1-1992 档案工作基本术语 DA/T19-1999 档案主题标引规则 3 定义 本标准采用下列定义。 3.1 著录 在编档案目录时

2、，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。DA/T1 中 5 3.2 著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、 密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 3.3 条目 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组 合。 3.4 著录格式 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。 3.5 档案目录 按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。 4 著录项目 档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。 4.1 题名与责任说明项 4.1.1 正题名 4.1.2 并列题名* 4.1.3 副题名及说明题名文字* 4.1.4 文件编号* 4.1.5 责任者 4.1.6 附件* 4.2 稿本与文种项 4.2.1 稿本* 4.2.2 文种* 4.3 密级与保管期限项 4.3.1 密级* 4.3.2 保管期限* 4.4 时间项 4.5 载体形态项 4.5.1 载体类型* 4.5.2 数量及单位* 4.5.3 规格* 4.6 附注与提要项 4.6.1 附注* 4.6.2 提要*

3、4.7 排检与编号项 4.7.1 分类号 4.7.2 档案馆代号* 4.7.3 档号 4.7.4 电子文档号 4.7.5 缩微号 4.7.6 主题词或关键词 4.8 4.14.7 中有“*”号者为选择著录项目或单元(小项)。 5 著录用标识符 5.1 为识别各著录项目、单元(小顶)及其内容，添加如下规定的标识符。 - 置于下列各著录项目之前: 稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。 = 置于并列题名之前。 : 置于下列各著录单元之前: 副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。 / 置于第一个责任者之前。 ; 置干多个文件编号之间、多个责任者之间。 ， 用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之 间。 + 置于每一个附件之前。 置于下列著录内容的两端: 自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。 () 置于下列著录内容的两端: 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及 姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代 日转换后的公元纪年。 ? 用于不能

4、确定的著录内容，一般与“”号配合使用。 - 用于下列著录内容之间: 日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。 用于节略内容。 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以 计数的残缺文字用三个“”号。 5.2 著录用标识符使用说明 5.2.1 除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均 冠“.-”。如遏回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该 标识符。 5.2.2 “.-”符占两格，在回行时不应拆开;“;”和“，”各占一格，前后均不 再空格。 5.2.3 如某个项目缺少第一个单元(小项)时， 应将现位于首位的单元原规定的标 识符改为“.-”。 5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。 5.2.5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。 6 著录条目格式 6.1 段落符号式条目格式 分类号 档案馆代号 档 号 电子文档号 缩 微 号 正题名=并列题名:副题名及说明题名文字:文件编号/责任者 +附件.-稿本:文种.-密级:保管期限.-时间.-载体类型: 数量及单位:规格.-附往 提要 主题

5、词或关键词 段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别 置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、 二行，电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次 著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态 项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与 一、 二段落齐头。 第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词， 各词之间空一格。 6.2 表格式条目格式 实际工作需要使用表格式条目时， 其著录项目应与 6.1 相同， 其排列顺序可参照 6. 1。 6.3 无论著录对象为单份文件、 单个案卷还是一组文件或一组案卷， 均按 6.1 或 6.2 格式依次著录。 6.4 著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为 12.5cm7.5cm，著录时卡片 四周均应留 1cm 空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。 7 著录用文字 7.1 著录用文字必须规范化。 7.2 汉字应使用规范化的简化汉字。 外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。 7.3 文件编号项、时间项、载体形态项、

6、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数 字。 7.4 图形及符号应照录， 无法照录的可改为其它形式的相应内容， 并加 “” 号。 8 著录信息源 8.1 著录信息来源于被著录的档案。 8.2 单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。 8.3 一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。 8.4 被著录档案本身信息不足时，参考其它有关的档案资料。 9 著录项目细则 9.1 题名与责任说明项 9.1.1 题名 题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。 9.1.1.1 正题名 a)正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。 正题名照原文著录。 b)单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“ ”号。示例见附录 A1。 c)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，井根据其内容另拟题名附后， 加“ ”号。 例:通知共青团中央关于纪念一.二九的通知 示例又见附录 A9。 d)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去 冗余部份，节略内容用“”号表示。 e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，

7、将原题名修 改好后再著录。 9.1.1.2 并列题名 并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名， 必要时井列题名 与正题名一并著录，并列题名前加“=”号。示例见附录 A14。 9.1.1.3 副题名及说明题名文字 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映 档案内容时，副题名不必著录。 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说 明题名文字照原文著录。 副题名及说明题名文字前加“:”号。 例:国家机关公文格式:中华人民共和国国家标准 示例又见附录 A5、A6、A16、A17。 9.1.2 文件编号 9.1.2.1 文件编号是文件制发过程中由制发机关， 团体或个人赋予文件的顺序号。 文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号 等。 9.1.2.2 文件编号除年度用“”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“:” 号。 例 1: :中发198016 号 例 2: :GB/T 13968 一 92 9.1.2.3 联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立 档单位的文件编号必须著

8、录。若著录多个文件编号，中间用“;”号隔开。 9.1.2.4 档案室一般应著录文件编号。 9.1.3 责任说明 责任说明著录责任者，必要时著录职责或身份(职务、职称等)。 责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。 9.1.3.1 责任者只有一个时，照原文著录，其前加“/”号。 9.1.3.2 责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必 须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“等”表示。第一个责任者之前 加“/”号，责任者之间以“;”号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须 著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“()”号中，责任者之间以 “，”号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身 份置于责任者后的“()”中，职责或身份之间以“，”相隔。 例 1:/国家计委;国家科委;国家档案局 例 2:/徐昌霖(编剧，导演);舒适，项堃，上官云珠(主演) 陈歌辛(作曲) 9.1.3.3 机关团体责任者 a)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。 例 1:/中国共产党中央委员会 /中共中央 例 2:/中华人民共

9、和国外交部 /外交部 例 3:/中华人民共和国科学技术部 /科技部 例 4:/河北省人民政治协商会议 /河北省政协 以上不应简称为“中央”、本部”、科委”、省政协”。 b)历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加“( )” 号。 例 1:/(清)内阁 例 2:/(民国)外交部 9.1.3.4 个人责任者 a)个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其它职责，并 加“( )”号。 例:/陈毅(外交部长) b)文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。 例:/毛泽东(中共中央主席) /毛泽东(国家主席) /毛泽东(中央军委主席) c)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加“( )”号。 例:/(清)李鸿章 d)少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著 录。 e)外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的 中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均 加“( )”号。 例 1:(苏)斯大林(CTA. ,.) 例 2:(美)爱因斯但(Einstein，A.) 9.1.3.5 文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附 后，并加“( )”号。 例 1:/白芳渠(中共中央北方局) 例 2:/茅盾(沈雁冰) 9.1.3.6 未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并 加“”号;考证无结果时，以三个“”代之。 9.1.3.7 文件责任者不完整时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后，并加 “ ”号。 例:/周周恩来 9.1.3.8 文件责任者有误， 仍照原文著录， 但应考证出真实责任者附后， 并加 “ ” 号。 例:/王国央王国英 9.1.3.9 考证出的责任者根据不足时，在其后加“?”，一并著录于“ ”号。 例:/张治中? 9.1.4 附件 a)附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名，其前冠“+”号。 b)文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以“+” 号。如附件题名过长，也可简略，其节略内容用“”号表示，自拟附件题名加 “ ”号。示例见附录 A3、A10。 c)若附件题名具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说 明。示

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