物料采购跟单.ppt

5 5 物料采购跟单物料采购跟单国际商务教研室国际商务教研室 陈园园陈园园外贸跟单理论与实务外贸跟单理论与实务学期考评学期考评 AssessmentForm of AssessmentNature of AssessmentFormatWeightingAttendanceIndividualN/A10%ParticipationIndividualN/A10%Practical Training ExercisesIndividualWritten30%Final ExaminationIndividualWritten50%样品跟单样品跟单大货跟单大货跟单交付结算跟单交付结算跟单订单审核订单审核管理和服务跟单管理和服务跟单跟单基本流程跟单基本流程包括原材料采购、包括原材料采购、生产进度、生产质生产进度、生产质量、包装、运输等量、包装、运输等跟单任务跟单任务知识模块知识模块1.物料采购概述物料采购概述2.物料采购跟单的基本要求物料采购跟单的基本要求3.物料采购跟单的基本流程物料采购跟单的基本流程4.物料采购跟单中易出现的问题物料采购跟单中易出现的问题5.物料采购跟单方法物料采购跟单方法1、物料采购概述物料采购含义物料采购含义物料采购物料采购指企业为了完成既定的产品生产的需要，以事先指企业为了完成既定的产品生产的需要，以事先规定的方式、方法和程序，对物料（包括原材料、规定的方式、方法和程序，对物料（包括原材料、设备、仪器仪表、软件及技术服务）的购买。

物料设备、仪器仪表、软件及技术服务）的购买物料采购不仅是指具体的采购过程，而且也是对采购不仅是指具体的采购过程，而且也是对采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总称采购政策、采购程序、采购过程及采购管理的总称物料采购的起因物料采购的起因 1. 生产企业因生产交货需要2. 生产企业因产品（成套）配套生产需要3. 外贸公司等因来料加工、供料加工需要4. 外贸公司因成套出口需要5. 外贸公司在物料价格看涨时为锁定成本企业物料采购的内容企业物料采购的内容 •原料•辅助材料•半成品 •成品•固定设备•MRO物品 （Maintenance, Repair, Operation）物料采购跟单的含义物料采购跟单的含义物料采购跟单物料采购跟单物料（面料、零部件、辅料）采购跟单是指跟单员物料（面料、零部件、辅料）采购跟单是指跟单员根据外贸合同所列明的品名、规格、质量、数量和根据外贸合同所列明的品名、规格、质量、数量和交货期等条款向国内有关原材料供应商进行采购，交货期等条款向国内有关原材料供应商进行采购，并及时向加工生产企业提供，保证出口商品的有序并及时向加工生产企业提供，保证出口商品的有序生产2、物料采购跟单的基本要求（重要考点）物料采购跟单基本要求物料采购跟单基本要求1适当的交货时间2适当的交货质量3适当的交货地点4适当的交货数量5适当的交货价格一、适当的交货时间一、适当的交货时间（一）（一）延迟交货延迟交货会增加企业的会增加企业的生产成本生产成本①由于原材料进货的延误，出现生产待料空等或延误，导致生产效率下降。

②为追上生产进度，需要加班或增加员工，致使人工费用增加③采用替代品或使用低品质的原材料，造成产品质量不符合要求，引起纠纷④交货延误的频率越高，跟催工作费用就越高一、适当的交货时间一、适当的交货时间（二）（二）提早交货提早交货会增加会增加经营成本经营成本①不急于要用的货品提早交货，会增加采购方仓储费、短途搬运费等费用②供应商提前交货，采购方提前，增加采购方库存货物的资金占用时间，导致资金使用效率下降③允许供应商提早交货，会导致供应商发生其他交货的延迟因为供应商为提高自身资金使用效率，会优先生产高价格的货品以提早交货，会造成其他低价格产品的延迟交货二、适当的交货质量二、适当的交货质量原材料质量达不到企业原材料质量达不到企业使用要求使用要求：：①会导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，增加大量的管理费用②会导致企业在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加③会导致生产线返工增多，降低生产效率④会导致生产计划推迟，有可能引起不能按承诺的时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度⑤会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重的会丢失客户三、适当的交货地点三、适当的交货地点合适的交货地点：合适的交货地点：只要离企业最近、方便企业装卸运输的地点。

比如港口、物流中心企业的仓库因此跟单员应重点选择那些离企业近，交通方便的供应商因为交货地点不当，会增加原材料的运输、装卸和保管成本四、适当的交货数量四、适当的交货数量跟单员应根据资金、资金周转率、储存运输跟单员应根据资金、资金周转率、储存运输成本、原材料采购计划等综合计算出最经济成本、原材料采购计划等综合计算出最经济的交货量效益如下：的交货量效益如下：①采购所需要的数量，不会或很少产生仓库库存，可以节省仓储费用，避免装卸费用增加②采购所需要的数量，不会发生因产品设计变更或采用替代材料时而出现库存呆料，既节省材料款，又不会是仓储费用持续发生③每次交货的物料刚好满足企业使用，不会产生过多的库存五、适当的交货价格五、适当的交货价格1.多渠道获得商品报价多渠道获得商品报价一般多渠道报价的供应商应不少于五家在询价时应进行压价和还价，以了解和掌握最低的市场价位2.比价比价将不同供应商报价单中的条件转化为相对一致后，比较最低报价信息3.议价议价筛选出价格最适当的两至三家报价进入议价4.定价（正式采购价）定价（正式采购价）确定双方可接受的价格跟单员一般对每个产品的采购，需保留三个以上供应商的报价，让供应商知道有竞争者。

他们会努力改善合作关系，企业才会获得更好的报价和服务交货时间合理交货时间合理交货地点合理交货地点合理交货数量合理交货数量合理交货价格合理交货价格合理交货质量合理交货质量合理原材料采购跟单的要求原材料采购跟单的要求只要离企业最近，只要离企业最近，方便企业装卸运输方便企业装卸运输的地点都是适当的的地点都是适当的交货地点交货地点适当的交货时间是采购适当的交货时间是采购跟单的中心任务跟单的中心任务够用就好够用就好尽可能保有三个以上尽可能保有三个以上供应商的报价供应商的报价打样时应令厂方同时报来耗量打样时应令厂方同时报来耗量, ,如同如同款由不同工厂打样款由不同工厂打样, ,更应令各厂同时更应令各厂同时报来以便比较核对报来以便比较核对! ! 满足企业的使用需要满足企业的使用需要单选题单选题•在原材料采购过程中，提早交货可能会导致（ ）A.增加供货方的生产成本B.增加收货方的经营成本C.增加收货方员工数量D.增加收货方的距离答案：B单选题单选题•在原材料采购过程中，采购方可以通过以下（ ）方式获得适当的交货价格A.获取多渠道的价格B.获取多渠道的信息C.获取多渠道的人员D.获取多渠道的地方答案：A单选题单选题•在原材料采购过程中，采购方需要获得适当的交货数量，其中‘适当’含义是（ ）A.减少仓储费用B.减少人力资源成本C.减少从业岗位D.减少资源消耗答案：A单选题单选题•在原材料采购过程中，采购方需要获得适当的交货质量，其中‘适当’含义是（ ）A.满足企业使用要求B.满足企业交货要求C.满足企业生产要求D.满足企业仓储要求答案：A单选题单选题•在原材料采购过程中，采购方需要获得适当的交货地点，其中‘适当’含义是（ ）A.间接筹借企业资源B.直接提高产品质量C.减少仓储与运输费用D.减少成品在途时间答案：C07年考试判断题•在原材料、辅料跟单时，跟单员的中心任务是重点跟踪合理的交货期、合适的价格、合乎合同要求的质量和数量。

•答案：对08年考试多选题•外贸跟单员对原材料采购跟单过程的基本要求是（ ）A.恰当的交货数量B.恰当的交货时间C.恰当的交货地点D.恰当的交货质量答案：ABCD3、物料采购跟单的基本流程物料采购的基本流程物料采购的基本流程 确认需求 货物跟催选择供应商 支付货款描述需求 验收货物 订单安排确定价格记录并维护档案结案原材料采购的一般流程原材料采购的一般流程采购单的主要内容有原材料的名称、型采购单的主要内容有原材料的名称、型号与规格、价格、质量要求和交货期等号与规格、价格、质量要求和交货期等跟踪原材料供应商的生产跟踪原材料供应商的生产加工工艺、原料、加工过加工工艺、原料、加工过程、组装总测和包装入库程、组装总测和包装入库跟单员应与原材料供应商跟单员应与原材料供应商商定检验日期与地点，并商定检验日期与地点，并通知检验人员对原材料进通知检验人员对原材料进行检验，如有问题应及时行检验，如有问题应及时处理处理审查审查/制作物料制作物料 采购单采购单 内部报内部报批批 跟踪物跟踪物料采购单料采购单 物料检物料检验验 物料进物料进仓仓跟单员应协调好原材料跟单员应协调好原材料供应商与加工企业仓库供应商与加工企业仓库之间的送货和接收工作，之间的送货和接收工作，对入库货物、包装和数对入库货物、包装和数量及各种单据进行核准量及各种单据进行核准签收签收一、制作一、制作/审查审查《《采购物料申请单采购物料申请单》》采购部门采购部门　　采购日期采购日期 年年 月月 日日需要日期需要日期 年年 月月 日日制造单号制造单号　　采购编号采购编号　　承办人承办人　　序号序号商品名称商品名称型号规格型号规格数量数量单价单价 入库入库时间时间总价总价使用时间使用时间　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　预算金额预算金额 元元总价合计总价合计　　一、采购原因简述：一、采购原因简述：__________________________________________________________________________________________________________二、供货厂家名称、地址或：二、供货厂家名称、地址或：1 1. . ________ 2. ________3. _________________ 2. ________3. _________三、以前曾有类似的采购？三、以前曾有类似的采购？□□否否 □ □是（请写采购编号是（请写采购编号____________________________________________________））四、是否需要指定品牌：四、是否需要指定品牌：□□否否 □ □是是 理由如下：理由如下：__________________________________________________________________________））五、需维护服务？五、需维护服务？□□否否 □ □是是六、交货地点：六、交货地点：______________________________________________________________________________________________________________________________________七、质量要求：七、质量要求：______________________________________________________________________________________________________________________________________八、资金准备：八、资金准备：□□否否 □ □是是 □□不足，缺少不足，缺少__________________元元九、验收时间须超过九、验收时间须超过7 7天以上？天以上？□□否否 □ □是是十、审核批准签字十、审核批准签字申请部门领导签字申请部门领导签字　　　　复核人签字复核人签字　　财务部门负责人签字财务部门负责人签字　　　　批准人签字批准人签字　　◇◇ 跟单员在审查跟单员在审查《《采购原材料辅料申请单采购原材料辅料申请单》》时应关注的问题：时应关注的问题： 1、采购人的确认。

采购人的确认采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚，由部门、业务员提出采购2、确定原材料要求的内容确定原材料要求的内容包括原材料的规格、成分、尺寸、形状、强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服务的速度、次数、地点等3．以型号规格表明采购的标准．以型号规格表明采购的标准包括厂牌或商标、形状或尺度、化学成分或物理特性、生产方式或制作方法、市场等级、标准规格、样品、图纸、性能、效果、用途等4．原材料采购量的确认．原材料采购量的确认应与对外合同、订单总量相匹配，或者稍小于对外合同订单总量对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核5、原材料需求日期的确认原材料需求日期的确认制作采购单（采购合同）制作采购单（采购合同）•企业的物料采购单，常用于长期合作的供应商•对于新开发的供应商，双方在初次合作时，需要做一个总物料采购合同，明确一系列交易行为，初次合作成功后，一般多转用物料采购单这种简单、快捷的形式•采购采购采购采购单是双方交货、验收、付款的重要依据之一单是双方交货、验收、付款的重要依据之一单是双方交货、验收、付款的重要依据之一单是双方交货、验收、付款的重要依据之一•跟单员负责拟定的采购合同的关键点关键点：•原材料名称、价格、质量标准、采购量、交货地点、原材料名称、价格、质量标准、采购量、交货地点、交货日期等，对于关键原材料必要的时候还需附有交货日期等，对于关键原材料必要的时候还需附有图纸、技术规范、标准等。

图纸、技术规范、标准等 制作采购单制作采购单确定采购需求确定采购需求1选择认证生产供应商选择认证生产供应商2确定价格及其他采购条件确定价格及其他采购条件3发出发出采购单采购单4特别注意：特别注意：1 1、制作采购单、制作采购单的制作人必须的制作人必须是业务人员；是业务人员；2 2、必须书面发、必须书面发出采购单出采购单原材料市场及供应商的调查原材料市场及供应商的调查调查内容包括调查内容包括（（1 1）原材料市场）原材料市场的规模、容量和特点；（的规模、容量和特点；（2 2）原）原材料市场的环境材料市场的环境包括两个过程（包括两个过程（1 1）初步调查；）初步调查；（（2 2）深入调查）深入调查原材料市场调查原材料市场调查原材料供应商调查原材料供应商调查采购单采购单采购单（合同）背面内容采购单（合同）背面内容在采购单的背面，多有附加条款的规定，亦构成采购单的在采购单的背面，多有附加条款的规定，亦构成采购单的一部分采购单采购单二、跟踪物料采购单二、跟踪物料采购单•采购单跟踪是跟单员花费精力最多的环节•对于长期合作、信誉良好的供应商，可以不进行采购单跟踪•但是对一些重要或紧急的原材料的采购单，跟单员则应全力跟踪。

1跟踪供应商的生产加工工艺跟踪供应商的生产加工工艺2跟踪原材料入库跟踪原材料入库3跟踪加工过程跟踪加工过程4跟踪组装总测跟踪组装总测采购单的跟踪采购单的跟踪1跟踪包装成品入库跟踪包装成品入库5原材料采购的跟催办法：原材料采购的跟催办法：1 1、一般监视、一般监视2 2、预定进度时程的监控、预定进度时程的监控3 3、生产企业的实地查证、生产企业的实地查证确定检验日期确定检验日期 进行原材料检验进行原材料检验 通知检验人员通知检验人员 处理质量检验问题处理质量检验问题 三、跟踪物料质量检验三、跟踪物料质量检验 如要求供应商换货，如要求供应商换货，以及包括扣款、质量以及包括扣款、质量整改、降级使用、取整改、降级使用、取消供应商资格等消供应商资格等 大型零部件、成套设备部件、大型零部件、成套设备部件、大型电子装置部件需现场检大型电子装置部件需现场检验；电子元器件、轻小型物验；电子元器件、轻小型物品送采购方检验品送采购方检验对紧急原材料、零部对紧急原材料、零部件要优先检验件要优先检验进行原材料检验进行原材料检验•一般原材料，正常检验程序•重要原材料，质量不稳定的，严加检验•不重要原材料，质量稳定的，放宽检验。

•检验结果：合格材料、不合格材料•不合格材料：致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷•检验结果应以数据监测以及相关记录描述为准 原材料检验报告单原材料检验报告单合同号合同号原料名称原料名称生生产单产单位位总总数数抽抽验验率率色号色号花型花型两两头头色差色差样样品品两两边边色差色差匹匹间间色差色差强强力力缩缩水率水率疵点情况疵点情况密度密度耐耐热热度度抽抽验结验结果果订货订货意意见见大货面料的抽查率一般控制大货面料的抽查率一般控制在在10%10%，如发现问题再抽取，如发现问题再抽取10%10%做同类查验做同类查验纺织面料主要瑕疵：布面污渍、纬斜、左中右色差、头纺织面料主要瑕疵：布面污渍、纬斜、左中右色差、头尾色差、缸差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色尾色差、缸差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色花、粗纱、杂纱、异纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、花、粗纱、杂纱、异纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、漏胶、胶粒等漏胶、胶粒等大货面料检查的重点内容是：颜色、破损、污迹、大货面料检查的重点内容是：颜色、破损、污迹、缩水率和克重缩水率和克重四、物料进仓四、物料进仓 协调送货协调送货 12345协调接收协调接收 通知进货通知进货 原材料入库原材料入库处理原材料接收问题处理原材料接收问题（（1 1）检查即将送达的货物清单信）检查即将送达的货物清单信息是否完整（包括原材料的采购息是否完整（包括原材料的采购单、型号、数量等）；（单、型号、数量等）；（2 2）接收）接收原材料，对应采购单进行核查；原材料，对应采购单进行核查；（（3 3）检查送货单据及装箱单据；）检查送货单据及装箱单据；（（4 4）检查包装与外观，注意原材）检查包装与外观，注意原材料检验合格后才能卸货；（料检验合格后才能卸货；（5 5）卸）卸货；（货；（6 6）清点原材料；（）清点原材料；（7 7）搬）搬运人库；（运人库；（8 8）填写）填写“原材料入库原材料入库单据单据”，，注意原材料检验合格后注意原材料检验合格后才能填写原材料人库单才能填写原材料人库单；（；（9 9）将）将原材料人库信息录人存储信息系原材料人库信息录人存储信息系统中。

统中 （（1 1）原材料（零部件）型号与采购单中的要求不一致；）原材料（零部件）型号与采购单中的要求不一致；（（2 2）未按照采购单中指定的原材料数量送货；）未按照采购单中指定的原材料数量送货；（（3 3）交货日期不对；）交货日期不对；（（4 4）原材料的包装质量不符合要求等原材料的包装质量不符合要求等 跟单员要与供应商协调送货时间如果供应商没有得到采购方许可就送货，会导致仓储费用增加；如果跟单员没有和供应商协调好就要求送货，可能导致物料不能按期到达在供应商送货前，跟单员要协调好仓库部门的接受工作，否则会出现供应商送货人员及运输车辆等待较长时间，甚至物料被拉回供应商所在地的情况发生11年考试多选题•一般而言，对于不合格的原材料应该采取（ ）A.修复使用B.直接退回C.隔离存放D.涂以别的颜色答案：BC4、、物料采购跟单中易出现的问题物料采购跟单中易出现的问题（一）原材料供应商的原因（一）原材料供应商的原因管理能力方面生产交货时间计算错误，生产、采购进程管理不健全，质量管理不到位，对再转包管理不严，交货期责任意识不强生产能力方面超过产能接单；临时急单插入；小批量订单需合起来生产；需调度的材料、零配件采购延迟，生产量掌握不准确；不合格品产生较多。

技术能力方面超过技术工艺标准接单；对新下单产品不熟悉；机器设备故障率高其他方面员工工资低造成工作不努力；春节期间员工流动量大，节后招工不足；企业经营业绩不佳；经营者考虑调整经营方向等4、、物料采购跟单中易出现的问题物料采购跟单中易出现的问题（二）原材料采购方的原因（二）原材料采购方的原因管理能力方面（1）采购方对原材料供应商的生产能力或技术能力调查不深入，出现原材料供应商选定失误2）采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延迟，造成生产方下道工序加工耽误3）采购方对供应商生产工艺等技术指导、图纸接洽、变更说明等不到位，质量要求不明确，造成产品交货不符合要求信息沟通方面采购方与供应商沟通存在问题，采购单或指示联络事项阐述不清，单方面制定交货期，业务手续不全造成工作耽误其他方面跟单员经验不足，确保货期意识不强，未能掌握供应商产能的变动，对进度掌握与督促不够5、物料采购跟单方法、物料采购跟单方法•跟单员需要再预定的交货期开始前数天提醒供应商，一方面给供应商适当的压力，另一方面可及时掌握供应商是否按期交货或能否交够所需数量等情况的第一手资料，从而尽快采取相应措施•催单的目的催单的目的是使供应商在必要的时候送达所是使供应商在必要的时候送达所采购的原材料，以降低企业的经营成本。

采购的原材料，以降低企业的经营成本5、物料采购跟单方法、物料采购跟单方法（一）一般监控（一）一般监控1.按采购单跟催：联单法、统计法、跟催箱按采购单跟催：联单法、统计法、跟催箱法、计算机提醒法法、计算机提醒法2.定期跟催定期跟催（二）预定进度管理时间（二）预定进度管理时间（三）生产企业实地考察（三）生产企业实地考察1.事前规划 2.事中执行 3.事后考核包括确定交货日期及数量、了解供应商生产设备利用率、要求供应商提供生产计划表或交货日程表、提高供应商的物料及生产管理、贮备替代来源等 包括了解供应商备料情况和生产效率、提供必要的材料模具或技术支援、加强交货前的催单工作、尽量减少规格变更、及时通知交货期及数量的变更等包括对交货延迟的原因进行分析并做好对策措施准备、分析是否需要更换供应商、执行对供应商的奖惩办法、完成物料采购交易后对余料、模具、图纸等收回处理、做好考核结案记录和归档工作5、物料采购跟单方法、物料采购跟单方法小李是公司新来的跟单员，刚大学毕业，没小李是公司新来的跟单员，刚大学毕业，没有任何工作经验，负责一批纯棉布订单的跟有任何工作经验，负责一批纯棉布订单的跟单工作，在跟供应商企业协调时告诉供应商单工作，在跟供应商企业协调时告诉供应商只要在订单完成时就可以不必通知立即送货。

只要在订单完成时就可以不必通知立即送货你认为小李的送货安排是否合理，为什么？你认为小李的送货安排是否合理，为什么？案例分析案例分析本节课本节课标题标题A A下一节下一节标题标题B B标题标题A A陈魁老师说：陈魁老师说：““好好学习好好学习 ，天天向上，天天向上””的同学的同学下课有糖吃下课有糖吃简析：简析： 小李这样的送货安排不合理小李这样的送货安排不合理 跟单员应与供应商沟通协调，明确送货时间跟单员应与供应商沟通协调，明确送货时间企业仓库每天要进出大量的原材料、零部件、成企业仓库每天要进出大量的原材料、零部件、成品和半成品等，其过程中有卸货、验收、入库、品和半成品等，其过程中有卸货、验收、入库、搬运、库房空间调配等对于大数量、答体积的搬运、库房空间调配等对于大数量、答体积的原材料，可能因为库房没有接收计划（如存储空原材料，可能因为库房没有接收计划（如存储空间不够等）而面临被拒绝接收的问题因此在供间不够等）而面临被拒绝接收的问题因此在供应商送货前，跟单员一定要提前协调好仓库部门应商送货前，跟单员一定要提前协调好仓库部门的接收工作，否则会出现供应商送货人员以及运的接收工作，否则会出现供应商送货人员以及运输车辆需要等待较长时间的情况，甚至出现原材输车辆需要等待较长时间的情况，甚至出现原材料被运回供应商所在地的情况。

料被运回供应商所在地的情况10年考试单选题•下列关于采购单说法错误的是（ ）A.采购单是出口合同的补充协议B.采购单是采购合同C.采购单是交货与验收依据D.采购单是付款依据单选题•跟单员跟踪采购单的最后环节是（）A.跟踪原材料供应商的生产加工工艺B.跟踪原材料C.跟踪加工过程D.跟踪包装入库答案：D单选题（）不属于供应商因管理方面原因造成的原材料供应不及时A.质量管理不到位B.对再转包管理不严C.交货期责任意识不强D.超过产能接单答案：D单选题•（）不属于原材料供应商在生产能力方面出现的问题A.生产交货时间计算错误B.临时急单插入C.小批量订单需合起来生产D.需调度的材料、零配件采购延迟，生产量掌握不准确E.不合格品产生较多答案：A。