印章管理规定.doc

印章管理规定（试行）第一章 总则第一条 为保证公司经营活动正常进行，加强印章管理，防范印章使用风险，依据国家相关法律法规，制定本规定第二章 印章的管理第二条 印章的种类及使用范围一、公章：主要适用于各类函件、法定代表人授权委托书、协议书、合同（不含公司销售合同、采购合同）、对外报表、法律文书、其他特殊文件等的用印；未经董事长（或总经理）许可，不得用于任何形式的担保二、业务专用章（合同章、财务章、发票章等）：主要适用于销售、采购、财务管理等特定业务范围可以使用业务专用章的，不得以公章代替三、部门印章：原则上禁止刻制，特殊情况需要刻制的报总经理审批，并报人力资源部备案四、公司特定人员签字章、私章：适用于各类重要文件、申报材料、票据等五、日常办公通用印章，如秘密、机密、绝密、作废、正本、副本、受控、外来等印章，用于区分文件种类六、其他印章：包括党委印章、工会印章等，适用于党委、工会及其他相关业务第三条 印章的管理职责与权限一、企业发展部负责公司公章、合同专用章、财务专用章、党支部印章等需要向有关机构备案审批的印章刻制与销毁工作； 二、办公室负责公司日常办公通用印章的刻制工作，此类印章的使用与保管由申请刻制部门负责；三、公司人力资源部负责公司公章、合同专用章、党支部印章、部门印章等印章的管理工作，并设专职印章监管人员（以下简称印管），负责对公司所有印章的登记备案工作；负责于每年的2、8月份对各印章分管部门用印管理的集中检查工作，并对不符合要求的用印提出整改意见，进行处罚； 四、公司财务部负责财务专用章的印章管理工作：（1）、财务专用章由财务总监监管。

2）、法定代表人私章由出纳负责监管3）、发票专用章由销售会计负责监管五、各印章监管人为相关印章管理的直接责任人，监印人的直接上级对印章的管理负连带责任；六、印章管理应遵循使用与监管分离，确保安全的原则，管理印章的部门须建立《用印使用登记表》（见附表1），印管负责监督检查工作七、印章管理人职责与权限职责：1、除总经理批准外，印章不得擅自转交他人代管；2、印章管理人应于每季度的最后一天前，将《印章使用登记表》归档，保管期限为1年每年统计一次用印批准人名单及签字字样，并随着人员变更保证签字字样的随时更新；做好常规性用印文件的备案3、印章管理人应严格审查用印文件内容是否与用印依据相符、《用印申请单》的审批权限是否得当，对用印文件进行核实，符合条件的加盖印章4、对于空白文件，通过审批加盖印章，使用人完成任务后应将文件使用情况向监印人说明，对没有用完的空白文件应由印章管理人负责销毁；5、对已盖章但进行更改的文件要及时收回、销毁权限1、对于不符合印章管理规定的文件资料，拒绝用印，并要求文件出具部门进行文件内容的更改或程序的完善；2、对于因发生实质性变化导致文件更改的，要求用印人重新办理用印手续；3、有权对用印文件打印字迹不清、书写潦草、有涂改的文件拒绝用印；4、用印人不允许印章管理人审核用印文件内容的，印章管理人应拒绝用印，并立即通报用印批准人。

因有保密内容等特殊情况用印人可直接在用印申请单中注明，上级主管签字后，可以在印章管理人监督下用印人自行用印5、其他印章管理人认为不适合用印的文件，可请示总经理后，决定是否用印第四条 用印程序一、常规性文件用印程序常规性文件是指使用频率较高，符合国家法律法规或公司某一标准要求，并且审批权限在用印部门的文件各部门提交《常规性用印文件登记表》（见附表2），经总经理审批，由人力资源部及各印章管理部门备案，凡是属于登记表中列明的常规性用印文件，在加盖印章时，用印人在监印人处填写《印章使用登记表》，由监印人直接加盖印章常规性用印文件发生变更的，由用印部门提交《常规性用印文件变更表》（见附表3），作为原有登记表的补充，由人力资源部及相关部门备案二、非常规性文件用印程序1、凡是未经过常规性用印文件登记的，用印人均须填写《印章使用申请单》（见附表4），报相关领导审批后，由监印人核实用印内容，用印人在《印章使用登记表》上登记，监印人加盖印章2、《印章使用申请单》的审批权限见附件三、对于总经理已经审批签字的文件，监印人核对总经理签字笔记，确认无误后，用印人在《印章使用登记表》上登记，监印人可直接加盖印章四、如有特殊情况需外出用印，用印人须填写《印章外出使用申请单》（见附表5），由总经理批准后，方可用印；外出用印须由总经理授权专人监章，监章人要确保印章的安全。

第五条 印章的刻制与缴销一、刻制原则1、一种印章以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增发的，由业务主办部门按规定申请2、增发的印章应由管理部门斟酌实情设法加以区别二、批准权限除日常办公通用印章，由办公室负责审批刻制，人力资源部负责审批销毁外，其他印章的刻制与销毁均须过总经理批准人力资源部负责备案工作三、程序1、刻制：填写《印章刻制申请表》（见附表6），提出刻制申请→报批→刻制→登记备案注：印章因损坏或遗失需补发时，监管部门须首先向该印章的登记机构报告、备案并依法公告作废2、缴销：（1）、废旧、撤销或遗失寻获的印章，由监印人员填写《印章缴销申请表》（见附表7），经总经理核准后，由人力资源部负责缴销2）、人力资源部收到缴销的印章，即酌情予以保存或截角注销3）、公司变更或撤消，企业发展部或工作小组负责人负责印章及相关资料的收集，办理变更或撤销业务第三章 责任与处罚第六条 人力资源部有权对各类印章的使用、管理情况进行检查，并将检查结果作为对各部门的考核依据对违反印章管理规定的，视情节对相关责任人处以1000-5000元罚款，性质严重并给公司造成重大损失的，公司将辞退当事人，且由其承担相应的赔偿责任；触犯国家法律的，依照国家法律由司法机关处理。

第四章 附则第七条 本规定经总经理批准后实施由人力资源部负责解释、修订和补充原相关规定与本规定冲突的，以本规定为准。