word的使用技巧大全

1、第2 章WORD使用技巧2.1 文字处理技巧2.1.1 页面设置快速进行调整双击可打开页面设置用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就。如图2.1所示。图2.1 页面设置快捷方法2.1.2字号快速调整1.选择好需调整的文字后，按组合键“Ctrl+”缩小字号， “Ctrl+”组合键放大字号；2.利用组合键“Ctrl+Shift+”来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+”快速缩小文字。2.1.3 取消超链接线在word中输入网址或电子邮件地址时，会自动变成蓝色并带下划线。改变颜色：选择好超连接部分的文字或地址，使用“格式”工具栏上的颜色按钮即可改变颜色，双击下划线按钮可以取消下划线。2.1.4英文大小写自由转换对英文字使用组合键Shift+F3，就会让所选择的英文单词在首字母大写、英文单词全大写、英文单词全小写间快速切换。例如，输入文字：How are you? 第一次按Shift+F3为：HOW ARE YOU?第二次按Shift+F3为：how are you?第三次按Shift+F3为：How Are You?2.1.5字体设置、省略号的快捷键 加粗、倾斜、下划线：“Ctrl+B

2、”、“Ctrl+I”、“Ctrl+U”；省略号：SHIFT+6。2.1.6快速去除回车、分页等特殊设置可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。例如快速把软回车替换为段落标记。如下操作：选择下列文字：选择全部替换即可。如图2.2所示。图2.2 快速删除回车、分页2.1.7轻松调用数据库文件中数据4123567图2.3 从数据库中获得数据操作步骤：先通过选择“视图”“工具栏”“数据库” “获取数据”按钮。在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框，此时“设置查询选项”将起作用。在此要对调用数据库进行设置筛选等，可以根据自己的需要，设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了。如图2.3所示。 从数据库中获得的数据如表2.1表2.1 从数据库中获得的表教师姓名授课班级密码IP地址考试模块宋绍云土管本科09123172.17.10.12WORD模块万景数学本科09-2班2058520172.16.11.103万景地理本科09

3、-22058520172.17.7.10万景工商管理09-1班2058520172.17.7.10罗矛物理本科09-1941217172.16.10.36白金荣09市场营销baijr223172.17.10.12PPT模块2.1.8如何自动生成目录首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择栏中直接选择“其他”）打开“样式和格式”设置栏。再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“修改”选项，按提示设置好作为目录的文字。再在Word菜单栏单击“视图工具栏大纲”命令打开大纲，并在“大纲级别”中设置好该格式的级别，然后再对文件中各段落进行格式选择，设置完成后再把光标移到需放置目录的位置；再在Word菜单栏单击“插入引用索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框，在该对话框选择“目录”选项卡，然后根据自己的需要设置好“显示级别”，完成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。如图2.4所示。图2.4 自动生成目录2.1.9轻松去掉页眉的横线在页眉区域双击鼠标左键激活页眉，选择页眉或页脚文字，然后单击“格式边框和底纹”命令，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“

4、应用于”下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可发现该横线已被去除。如图2.5所示。图2.5 去掉页眉或页脚的下划线2.1.10一次完成中英文两类字体设置1. 选中要设置字体的所有文本2. 选择菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话框。3. 在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置4. 最后单击“确定”按钮便可完成两类字体的设置。2.1.11页码任意位置插入先利用“插入页码”命令完成页码插入后，再在页码框上双击鼠标左键（此时便可对页码进行编辑），然后把指针移到页码框上，按下鼠标左键进行拖动，便可对页码的位置进行任意调整。如图2.6所示。拖动页码编辑框到页眉或页脚的任何位置图2.6 页码位置的改变2.1.12如何从某页开始设置页码操作步骤：l 使用“插入”“分隔符”分节符类为：下一页；l “视图”“页眉页脚”用“链接到前一个”按钮，删除“与上一节相同”（页眉、页脚都要删除；l “插入”“页码”2.1.13 取消已插入的页码操作步骤：首先在页码编号上用鼠标左键双击进入编辑状态选中需取消的页码号再按“Delete”键即可取消页码。2.1.14为分栏创建页码操作步骤：1. 单击“视图”“页

5、眉和页脚”命令，切换至第一页的页脚（或页眉）。2. 连续按两下“Ctrl+F9”组合键。3. 在与左栏对应的合适位置输入“第=PAGE*n-1页”，在与右栏对应的合适位置输入“第=PAGE*n页”。注意：其中PAGE为原来的当前页吗，n为分栏数。如图2.7所示。图2.7 分栏页码 2.1.15对同一个文件中不同部分页面创建不同的页眉或页脚操作步骤：首先要对文件进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。 然后在不同的节中创建不同的页眉或页脚即可。如图2.8所示。 图2.8 创建不同的页眉或页脚2.1.16如何去除格式标记有些用户在使用Word时总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的符号，有时影响观看版面效果，这些符号叫做“格式标记”，它们并不影响打印效果。如果想去掉它们操作步骤如下：选择菜单“工具”“选项”“视图”在“显示”栏下列出许多格式标记取消选择“全部”。2.2 表格处理技巧2.2.1文字巧妙转换成表格用分隔符逗号、制表符、空格或其他字符隔开准备产生表格列线的文字内容。然后按如下操作。操作步骤：单击“表格转换文本转换成表格”“文字分隔符位置”选项中选逗号（一定要和输入表

6、格内容时的分隔符一致）。如图2.9所示。图2.9 文字与表格之间的转换2.2.2用“+”、“”号巧制表格操作步骤：首先在要插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号，用来制作横线（也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽），接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多），完成后再按回车键，便可马上得到一个表格。注意：用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，则可将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“Tab”键或回车键（Enter），即可在表格后插入行。2.2.3轻松微调行列宽度只需在水平标尺上按住鼠标左键调行的同时按下右键，标尺上（调整行时会在垂直标尺上显示，而在调整列时会在水平标尺上显示）会显示出行或列的尺度。如图2.10所示。按下鼠标左键和右键图2.10 微调行列宽度2.2.4表格行列宽度调整技巧操作步骤：1. 选中要调整的行或列，在选择区域上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项。2. 根据实际情况选择“行”或“列”选项卡3. 选择“指定高度”复选框，然后在其后输入具体数值，4. 单击“确定”按钮便可设置完成。如图2.11所示。注意：若不

7、需达到如此精确度，也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整，在调整的过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖动时按住键盘上的“Shift”键；而若不想影响整个表格的宽度，可在拖动时按住“Ctr”键。图2.11 表格行高与列宽调整2.2.5让文字自动适合单元格1. 选中要设置自动调整的单元格。2. 在Word菜单栏单击“表格表格属性”命令。3. 再在“表格”选项卡下单击“选项”按钮打开“表格选项”对话框，取消选择“自动重调尺寸以适应内容”复选框。4. 单击“确定”按钮返回“表格属性”对话框，然后选择“单元格”选项卡，再单击“选项”按钮，在新打开的对话框中选择“适应文字”复选框即可。如图2.12所示。 图2.12 单元格自动适应文字2.2.6表格中自动排“序号”1. 选中要填序号的单元格区域。如图2.13所示。 图2.13 选择要编号的区域 图2.14项目符号和编号2. 再单击“格式项目符号和编号”命令。如图2.14所示3. 选择“编号”选项卡，根据需要选择好编号形式后，再单击框下边的“自定义”按钮，出现“自定义编号列表”对话框，在“编号格式”文本框中输入自己想要的格式形式，注意框中数字“1

8、”不能删掉，而其后的点“.”或半圆括号“）”可去掉或变成其他样式。如图2.15所示。 图2.15 编号自己定义 图2.16 填写好的编号4. 在“编号样式”下拉列表框中选“1，2，3，”，“起始编号”数字框中填上序号的第一个数字，如“1”，同时还可在“编号位置”下拉列表选择对齐方式。5. 在“字体”栏可对文字做修饰工作；完成后单击“确定”按钮，Word表格所选择的行或列中便自动填写好了想要的“序号”。如图2.16所示2.2.7 一次插入多行或多列首先在选择行与列时，可以选择多行，即如果要插入三行，则可先一次选中三行，再在选择区上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入行”选项即可。2.2.8防止表格跨页断行要防止某行单元格中的文字前后拆分在两页。在表格上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“表格属性”选项，选择“行”选项卡，取消选择“允许跨页断行”复选框，再单击“确定”按钮关闭属性对话框即可。如图2.16和图2.17所示。图2.16 单元格跨页 图2.17 取消允许跨页断行2.2.9表格中数据快速排序首先选中要排序的列，再单击Word菜单栏中的“表格排序”命令打开“排序”对话框，选择该列数据要按何类型排序，比如学生成绩当然是选择“数字”，再在其后设置排序方式：升序或降序，在Word中我们一次可最多对三个关键字进行排序。2.2.10巧用表格制作罗列式结构图首先根据结构图的行、列及括符数制作出相应行、列数的表格，然后对结构图前一级文字所处的单元格选择合并，输入文字并设置为垂直居中，再在绘图工具栏插入相对应的大括符，最后再选中整个表格，在其上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项进入，再单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮，然后在新窗口设置栏下选择“无”，单击“确定”按钮完成。如图2.18所示。图2.18 用表格制作罗列图2.2.11如何让表格左右两边绕排文字如果要在表格右侧（左侧）输入文字，Word一般会提示“此操作对行结尾无效”的错误信息。这时一般可以用文本框的“绕排”来实现。其实不用文本框也可以实现。操作如下：1. 先把该表格的最后一列（或第一列）合并成一个单元格；2. 设置好该单元格只有左边（或右边）有边框，这样在该单元格输入的文字就可以绕排在表格的一边了。2.2.12利用表格实现复杂排版

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