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会议室预约流程（古柏书苑）

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文档编号：179404109

上传时间：2021-04-10

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常见问题

1、XX公司会议室管理暂行办法1、目的与适用范围1.1目的：为了充分利用会议室的功能，给公司同仁创造一个良好的工作环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开。现结合本公司的实际情况，制定此会议室使用申请实施细则。1.2责任：会议室使用管理由公司人力资源部负责，并实施监督2、会议室使用申请办法2.1会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、招聘面试的地方，未经允许不得挪借他用。 2.2公司的会议室管理由公司人力资源部统一负责。2.3为了避免使用会议室的时间发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天邮件通知总秘，若临时会议则至少提前二个小时通知总秘。总秘根据预约时间先后统一安排会议室。 2.4会议室安排原则上以已经填写预约申请使用单为主，如遇突发急需使用会议室的申请人应与已预约申请人适当协商解决，并知会总秘。 2.5各部门使用会议室时，需要填写会议室使用申请表，明确使用时间、是否使用设备、参加人数等。 2.6如遇到会议室使用时间发生冲突，要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议，部门会议本着重要性、紧急有限的原则自行解决。 2.7开会期间，请爱惜会议室的

2、设施以及物品，如投影仪、电脑、激光笔等，其他人员不得擅自使用和操作，会议室的相关设备请勿随意带离会议室。 2.8会议结束后，申请人应及时整理会议场地（包括桌椅的归位、卫生清洁），关闭各种电器，切断电源。如发现设备故障和公共物品损害应及时知会总秘，以便及时报修。 3、流程/程序临时会议提早2小时时、填写会议室使用申请表总秘提前一天邮件通知结束验收会议室整理会议场地（桌椅归位），关闭仪器切断电源知会总秘会议室会务准备并使用会议室当天下班前整理会议室申请表，并通知会议室安排情况人力资源部申请人流程节点根据工作需要4、备注：临时举行会议，请尽量提前通知，方便安排会议室并准备相关事宜。临时取消使用会议室，如申请人无提前通知，于预订会议开始15分钟后拨打电话询问原因，并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室，可能安排至其它会议。需延长会议时间，请提前告知，方便安排。 5、生效时间此制度自2013年4月1日起生效。6、附录会议室管理登记表、会议安排单会议室使用申请表申请部门申请会议室使用时间年月日时至时会议内容参加人数主持人出席领导需准备事项其他要求申请部门负责人意见总秘意见 4仅供参考#

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