行政管理制度(通用版)
34页1、办公设备管理制度xxxx 公司办公设备管理制度第一章 总则第一条 本制度制定的目的是加强对公司内部办公设备的管理,有效 控制行政经费的支出,以确保办公设备在工作中的正常使用。第二条 本制度所指的“办公设备”包括:公司内部电话、电脑、打 印机、传真机、照相机、投影仪等所有办公设备。第三条 公司的办公设备属于公司的工作资源,只可用于公司内部以工作为目的的各项业务,禁止将公司的办公设备用于处理私人事务。第二章 办公设备的采购第四条 办公设备采购管理职责(1)公司行政部负责统一采购计划的制订和实施。(2)公司财务部负责审核采购费用。(3)公司总经理负责审批采购计划,采购合同以及采购费用。第五条 办公设备采购审批程序。(1)根据本部门实际情况,设备需求部门填写办公设备请购单提 交行政部。(2)行政部每季度对申购申请进行一次统计汇总,根据汇总结果和公 司现有设备的使用情况制订采购计划,填写办公设备采购审批表,经 行政部经理审核后提交财务部审核,最后报请总经理批准。(3)根据审批意见,行政部实施办公设备采购程序。第六条 办公设备采购程序。(1)行政部必须选择超过三家的供应商进行询价。(2)采购经办人
2、应对报价资料进行认真的分析,并参考以往的采购记 录及当时的市场行情与供应商进行议价。(3)经办人填写办公设备询议价情况报告表,经行政部经理审核 后,提交总经理审批。(4)根据审批意见,经办人实施采购,必要时应与供应商签订采购 合同。第七条 办公设备的验收入库工作程序。(1)设备到货后,行政部应对设备进行仔细地检验,必要时设备需求 部门应给与协助支持。(2)检验人员在办公设备验收单上确认签字后,设备方可登记入 库。第八条 设备采购费用付款程序。(1)采取预付款方式时,经办人员需凭办公设备询议价情况报告表 或采购合同,填写借款单,经财务部经理审核,总经理审批通过后 办理预付款手续。(2)采取货到付款方式时,在设备到货后,经办人员凭办公设备询议 价情况报告表或采购合同、办公设备验收单及购货发票,办理财 务报销手续。第九条 设备采购管理办法。(1)行政部必须严格遵守公平、公开的原则,在保证质量的前提下综 合考虑价格、交货期、售后服务等因素,选择信誉度高的供应商。2)公司主要设备的采购应有3-5 家资质完备、质量可靠、诚信度高的备选供应商。(3)所采购设备单价超过3 万元时,必须采取公开招标的方
3、式进行采 购。(4)设备采购人员必须严格遵守公司规章制度,秉公办事,任何人不 得在采购设备过程中收受回扣。如有违反,一经发现,公司将严肃处理。(5)行政部与供货商签订购买合同时,须对售后做出明确约定。设备 验收不合格时,应按照合同的约定,进行退、换货或索赔。(6)供货商提供报价的设备规格与办公设备采购审批表中所列的 设备规格不同或属于代用品的,应及时与设备部门沟通,由需求部门经理 签字确认后,方可购买。(7)设备在投入使用前需要厂家现场指导的,由行政部负责相关事宜。(8)设备采购人员应树立服务意识,若因缺货等原因无法按时完成采 购时,应及时通知需求部门,并积极与其协商处理。(9)各生产部门对办公设备有紧急需求时,可直接将部门经理审核的 购买申请提交公司总经理审批。审批通过后,由行政部安排单独采购。第三章 办公设备的使用及维修第十条 办公设备的使用与保养。(1)公司全部的办公设备都要指派专人管理,严禁其他人员擅自使用。(2)使用设备前应认真阅读说明书,操作必须严格按照操作规范进行。(3)如因人为原因导致的设备丢失或损坏,应追究相关人员的责任。(4)行政部应指派专人根据产品的保养手册定期对
4、办公设备进行检查养护,排除隐患,以免因设备故障影响公司的业务。(5)需要由厂家进行专业保养的,由行政部负责相关事宜。 第十一条 办公设备的维修。(1)当设备发生故障时,应报请行政部安排维修。因私自处理导致设 备损毁的,由责任人承担相应的损失。(2)行政部应对设备的维修情况作详细的记录,包括设备编号、维修 日期、故障现象及原因、维修费用、维修单位等。,并建立维修档案。(3)行政部应根据各类故障产生的原因提出预防措施,并及时通知各 部门在使用设备过程中加以防范。第十二条 办公设备使用监督。(1)各部门经理负责本部门所用办公设备的日常使用监督。(2)行政部负责不定期地对办公设备的使用情况进行检查。(3)行政部有权提请处罚违规使用办公设备的人员。 第十三条 办公设备的报废认定及处理。(1)办公设备因故障无法维修或无维修价值需要报废时,行政部应提 交办公用品报废清单,由公司总经理签字审批。(2)行政部负责处理报废的办公设备,所得现金应立即交财务部入账, 同时,财务部负责对已报废的办公用品进行销账。第四章 办公设备的分类管理第十四条 电脑的使用管理(1)本制度中所称“电脑”包括:主机、显示器、键盘
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