行政管理制度(通用版)

办公设备管理制度xxxx 公司办公设备管理制度第一章 总则第一条 本制度制定的目的是加强对公司内部办公设备的管理，有效 控制行政经费的支出，以确保办公设备在工作中的正常使用。第二条 本制度所指的“办公设备”包括：公司内部电话、电脑、打 印机、传真机、照相机、投影仪等所有办公设备。第三条 公司的办公设备属于公司的工作资源，只可用于公司内部以工作为目的的各项业务，禁止将公司的办公设备用于处理私人事务。第二章 办公设备的采购第四条 办公设备采购管理职责（1）公司行政部负责统一采购计划的制订和实施。（2）公司财务部负责审核采购费用。（3）公司总经理负责审批采购计划，采购合同以及采购费用。第五条 办公设备采购审批程序。（1）根据本部门实际情况，设备需求部门填写办公设备请购单提 交行政部。（2）行政部每季度对申购申请进行一次统计汇总，根据汇总结果和公 司现有设备的使用情况制订采购计划，填写办公设备采购审批表，经 行政部经理审核后提交财务部审核，最后报请总经理批准。（3）根据审批意见，行政部实施办公设备采购程序。第六条 办公设备采购程序。（1）行政部必须选择超过三家的供应商进行询价。（2）采购经办人应对报价资料进行认真的分析，并参考以往的采购记 录及当时的市场行情与供应商进行议价。（3）经办人填写办公设备询议价情况报告表，经行政部经理审核 后，提交总经理审批。（4）根据审批意见，经办人实施采购，必要时应与供应商签订采购 合同。第七条 办公设备的验收入库工作程序。（1）设备到货后，行政部应对设备进行仔细地检验，必要时设备需求 部门应给与协助支持。（2）检验人员在办公设备验收单上确认签字后，设备方可登记入 库。第八条 设备采购费用付款程序。（1）采取预付款方式时，经办人员需凭办公设备询议价情况报告表 或采购合同，填写借款单，经财务部经理审核，总经理审批通过后 办理预付款手续。（2）采取货到付款方式时，在设备到货后，经办人员凭办公设备询议 价情况报告表或采购合同、办公设备验收单及购货发票，办理财 务报销手续。第九条 设备采购管理办法。（1）行政部必须严格遵守公平、公开的原则，在保证质量的前提下综 合考虑价格、交货期、售后服务等因素，选择信誉度高的供应商。2）公司主要设备的采购应有3-5 家资质完备、质量可靠、诚信度高的备选供应商。（3）所采购设备单价超过3 万元时，必须采取公开招标的方式进行采 购。（4）设备采购人员必须严格遵守公司规章制度，秉公办事，任何人不 得在采购设备过程中收受回扣。如有违反，一经发现，公司将严肃处理。（5）行政部与供货商签订购买合同时，须对售后做出明确约定。设备 验收不合格时，应按照合同的约定，进行退、换货或索赔。（6）供货商提供报价的设备规格与办公设备采购审批表中所列的 设备规格不同或属于代用品的，应及时与设备部门沟通，由需求部门经理 签字确认后，方可购买。（7）设备在投入使用前需要厂家现场指导的，由行政部负责相关事宜。（8）设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法按时完成采 购时，应及时通知需求部门，并积极与其协商处理。（9）各生产部门对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核的 购买申请提交公司总经理审批。审批通过后，由行政部安排单独采购。第三章 办公设备的使用及维修第十条 办公设备的使用与保养。（1）公司全部的办公设备都要指派专人管理，严禁其他人员擅自使用。（2）使用设备前应认真阅读说明书，操作必须严格按照操作规范进行。（3）如因人为原因导致的设备丢失或损坏，应追究相关人员的责任。（4）行政部应指派专人根据产品的保养手册定期对办公设备进行检查养护，排除隐患，以免因设备故障影响公司的业务。（5）需要由厂家进行专业保养的，由行政部负责相关事宜。 第十一条 办公设备的维修。（1）当设备发生故障时，应报请行政部安排维修。因私自处理导致设 备损毁的，由责任人承担相应的损失。（2）行政部应对设备的维修情况作详细的记录，包括设备编号、维修 日期、故障现象及原因、维修费用、维修单位等。，并建立维修档案。（3）行政部应根据各类故障产生的原因提出预防措施，并及时通知各 部门在使用设备过程中加以防范。第十二条 办公设备使用监督。（1）各部门经理负责本部门所用办公设备的日常使用监督。（2）行政部负责不定期地对办公设备的使用情况进行检查。（3）行政部有权提请处罚违规使用办公设备的人员。 第十三条 办公设备的报废认定及处理。（1）办公设备因故障无法维修或无维修价值需要报废时，行政部应提 交办公用品报废清单，由公司总经理签字审批。（2）行政部负责处理报废的办公设备，所得现金应立即交财务部入账， 同时，财务部负责对已报废的办公用品进行销账。第四章 办公设备的分类管理第十四条 电脑的使用管理（1）本制度中所称“电脑”包括：主机、显示器、键盘、鼠标等全部 设备以及各类应用软件。（2）公司内部网络管理员负责计算机的管理，其有权对公司任何一台 电脑实时操作、设置等管理。（3）公司电脑使用实施“专人专管”的原则，即由每台电脑的使用者 负责电脑日常操作及保养，使电脑及其附属设施始终处于整洁、良好的状 态。（4）未经允许，公司网络管理员之外的任何人不得擅自使用他人的电 脑。（5）电脑的使用者应设置开机密码，且未经公司批准，不得将密码泄 露给他人，以免信息外泄导致公司遭受损失。（6）电脑上必须安装杀毒软件并及时进行更新。不得使用未经杀毒软 件检查的 U 盘、移动硬盘、软件等，以防止病毒侵入。（7）电脑上不得存放会影响、破坏公司计算机网络正常运行的软件， 如黑客程序、网络代理服务器等。一经发现，网络管理员有权立即删除。（8）严禁使用公司电脑玩游戏、看电影以及进行其他娱乐活动。（9）行政部指派专人对公司电脑的硬件进行维护，其他人不得随意拆 卸电脑设备或更换配置。（10）电脑使用者应定期对电脑内的资料进行整理和备份，删除无用 的文件，确保电脑有足够的运行空间。备份的资料可由部门统一保管。（11）电脑使用者离开时应退出系统并关闭电源。第十五条 电话的使用管理（1）电话由行政部统一进行分配和管理，未经允许，其他人不得擅自 调换电话号码或私自拉线串号。（2）各部门经理负责对电话的日常使用情况进行监督和控制。（3）通话时要简洁扼要，避免长时间占线，浪费时间和资源。（4）因工作原因需要拨打长途电话时，应事先征得部门主管的允许。 第十六条 打印机、复印机的使用管理。（1）打印机、复印机由行政部指派专人负责使用，其他人不得擅自使 用。（2）在不适用打印机、复印机时，应关闭电源，降低损耗。第十七条 传真机的使用管理。（1）传真机由行政部指派专人负责使用，其他人不得擅自使用。（2）涉及公司机密的文件必须经公司领导签字批准后方可传送。（3）每天下班后，应将传真机设置为自动接收状态，以防遗漏重要文 件。第十八条 其他办公设备使用管理 （1）公司全部办公设备均指派专人保管和使用，未经允许其他人不得 擅自使用。（2）设备负责人应定期养护设备，以确保设备的正常运转和使用。（3）由于设备使用人员操作不当造成设备损坏时的，应按照设备的购 置价格赔偿。（4）员工进行岗位变动或离职时，应将制定的办公设备交与行政部审 核。行政部经理确认后，员工方可办理异动或离职手续。第五章 附则第十九条 公司行政部有权提请处罚违反本制度的人员。第二十条 本制度的最终解释权归行政部所有。第二十一条 本制度自公布之日起实施。 办公设备管理流程及流程图：在进行办公设备管理时，可参照如下流程： （1）各部门向行政部提出购买办公设备申请。（2）行政部对请购申请进行审核、汇总后，提交公司总经理审批。（3）经领导审批通过后，行政部负责询价并初步选定供货商。（4）行政部将初步选定的供货商情况提交总经理审批。根据总经理的 审批意见实施购买。（5）行政部负责将更新设备登记入库，并将相关资料存档保管。（6）各职能部门按需领用设备，行政部负责监督使用及日常维护。（7）设备发生故障时，职能部门报请行政部安排维修。对于无法修复 或无修复价值的设备，行政部提交报废申请，由公司总经理审批。（8）审批报废的办公用品按照报废程序予以处理，相关资料归档保存。 流程图：办公设备管理表格：（1）办公设备请购单：（2）办公设备采购审批表：（3）办公设备询议价情况报告表（4）办公设备验收单：（5）办公设备入库登记表：（6）办公设备明细表：（7）办公设备领用表：8）办公设备保修单:9）办公设备报修记录表10）办公设备报废清单：例表一：办公设备请购单填制单位设备名称型号规格申请原因特殊要求备注申购时间数量部门经理审核意见例表二：办公设备采购审批表填制部门档案编号序号设备名称规格型号数量预算单价申请部门123 预算金额行政部审核意见财务部审核意见总经理审核意见年 月日年 月曰年 月曰填表人： 填报时间：例表三：办公设备询议价情况报告表填制部门档案编号项目 序号'名称规格部门厂商123 经办人意见行政部经理 审核意见总经理 审核意见填表人： 填报时间 例表四：办公设备验收单填制部门档案编号设备 名称型号 规格数量供应 厂商联系 方式到货 日期验收 结果检验人 签字例表五：办公设备入库登记表填制部门档案编号设备名称品牌名称型号规格颜色购买价格出厂日期购买时间使用期限附属设备环境需求存放地点主要功 能简介使用部门责任人填表人：填扌报时间：例表六：办公设备明细表例表七：办公设备领用表填制部门档案编号设备名称编号型号规格数量具体用途备注行政部审核意见年 月曰主管领导审核意见年 月曰总经理审核意见年 月曰填表人： 填报时间例表八：办公设备保修单填制部门档案编号设备 名称设备 编号使用 部门保修 时间故障 现象责任人部门经理 审核意见填表人： 填报时间： 例表九：办公设备报修就记录表填制部门设备 名称编号使用 部门报修 时间档案编号故障 现象解决 办法经手人备注