关于规范招待费用申请报销流程的通知
9页1、关于规范招待费用申请报销流程的通知 关于公司业务招待费使用及报销规定的通知 公司各部门、全体员工: 为规范公司各类业务招待行为,切实厉行勤俭节约,提高费用使用效益,加强公司费用管理,严格控制公司业务招待费用的支出,经公司领导办公会议研究,特制定本制度。具体如下: 第一章 总则 第1条 管理原则:先申请、后执行;预算总额控制;对口接待,专款专用,全程监督。 第2条 业务招待费用定义: 业务费:是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物 卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。 招待费:是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用; 因业务需要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观 费、旅游费等;因招待领用的酒水及香烟等。 第3条 使用范围:与开拓市场、维护客情关系、打通项目渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、招待费等费用。 第4条 使用原则: 4.1 业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待,不接待”, “可发生可不发生费用,不发生”,“态度热情,费用从简”的原则。 4.2 陪同人员坚持适度从紧原则,原则上不能超过需接待人员的1/2。 4.3 严格执行规定
2、限额和招待标准,分档次接待原则,坚决控制非业务性接待,严禁随意超标进行业务招待,特殊情况需说明原因,经请示总经理同意后方可进行招待,否则,财务部门不予报销。 第二章 费用发生具体规定 第5条 费用申请制度及审批流程:业务费用实行事先申请,事中 制,事后报销。 发生招待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务招待费申请表”,注明接待原因、被接待对象、事由及接待地点等内容,并根据招待对象进行费用预算,经分管领导同意,报行政人事部备案,财务部审核,公司总经理批准后执行。 第6条 招待物品的采购:为降低业务招待费成本,原则上由行政人 事部根据常规招待需求统一竞价采购,并由专人进行物品与 台账管理,凭招待物品购买申请表与采购发票到财务报账。 6.1 招待物品的领用:由具体业务承办接待部门经办人根据已审批 的业务招待费申请表填写招待物品领用单, 并 由物品保管人和行政人事经理签字,方能对领用的物品到财务 办理核销手续。 6.2 各业务部门在接待工作中或外出联系工作需使用的必要招待物 品经分管领导同意,可到物品管理员处签字领取。一次领用价 值超过200元的招待物品,需总经理批准。 第7条 如到协议酒
3、店/饭店招待时,一律实行现款结算。 第8条 有关业务招待费用标准:原则要求用工作餐。如果确需招待的,原则上只安排一次,重要来宾或因工作需要停留时间较长者,可视情况增加一次招待,其余时间尽量安排工作餐。 8.1 工作餐标准按被接待宾客的级别安排。 8.5 如因实际需要安排来宾住宿的,可由业务承办部门事先提出申请,由公司总经理批准后方可办理。 8.6 因工作需要在外招待客人,招待事项应事先填写“业务招待费申请表”经分管领导同意,公司总经理批准后执行。 8.7 招待用酒水原则上由办公室统一配臵,按统一标准安排,10人及以上每桌不超过4瓶,10人以下每桌不超过1-3瓶,招待用的酒水由办公室做好领用管理。因特殊情况不能从办公室领用酒水,需要临时购买的,,需分管领导批准后,报行政人事部备案,超过部分需总经理批准方可报销。 8.8 如因特殊需对已招待来宾要赠送礼品、礼金,需填写“业务招待费申请表”中,经分管领导同意,公司总经理批准后执行。 8.9 因特殊情况紧急发生需要业务招待时,不方便先填写“业务招待费申请表”的,可根据招待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行,报行政人事部备案,在回公司两个工作
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