关于规范招待费用申请报销流程的通知

关于规范招待费用申请报销流程的通知 关于公司业务招待费使用及报销规定的通知 公司各部门、全体员工： 为规范公司各类业务招待行为，切实厉行勤俭节约，提高费用使用效益，加强公司费用管理，严格控制公司业务招待费用的支出，经公司领导办公会议研究，特制定本制度。具体如下： 第一章 总则 第1条 管理原则：先申请、后执行；预算总额控制；对口接待，专款专用，全程监督。 第2条 业务招待费用定义： 业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物 卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。 招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用； 因业务需要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观 费、旅游费等；因招待领用的酒水及香烟等。 第3条 使用范围：与开拓市场、维护客情关系、打通项目渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、招待费等费用。 第4条 使用原则： 4.1 业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”， “可发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。 4.2 陪同人员坚持适度从紧原则，原则上不能超过需接待人员的1/2。 4.3 严格执行规定限额和招待标准，分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示总经理同意后方可进行招待，否则，财务部门不予报销。 第二章 费用发生具体规定 第5条 费用申请制度及审批流程：业务费用实行事先申请，事中 制，事后报销。 发生招待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务招待费申请表”，注明接待原因、被接待对象、事由及接待地点等内容，并根据招待对象进行费用预算，经分管领导同意，报行政人事部备案，财务部审核，公司总经理批准后执行。 第6条 招待物品的采购：为降低业务招待费成本，原则上由行政人 事部根据常规招待需求统一竞价采购，并由专人进行物品与 台账管理，凭招待物品购买申请表与采购发票到财务报账。 6.1 招待物品的领用：由具体业务承办接待部门经办人根据已审批 的业务招待费申请表填写招待物品领用单， 并 由物品保管人和行政人事经理签字，方能对领用的物品到财务 办理核销手续。 6.2 各业务部门在接待工作中或外出联系工作需使用的必要招待物 品经分管领导同意，可到物品管理员处签字领取。一次领用价 值超过200元的招待物品，需总经理批准。 第7条 如到协议酒店/饭店招待时，一律实行现款结算。 第8条 有关业务招待费用标准：原则要求用工作餐。如果确需招待的，原则上只安排一次，重要来宾或因工作需要停留时间较长者，可视情况增加一次招待，其余时间尽量安排工作餐。 8.1 工作餐标准按被接待宾客的级别安排。 8.5 如因实际需要安排来宾住宿的，可由业务承办部门事先提出申请，由公司总经理批准后方可办理。 8.6 因工作需要在外招待客人，招待事项应事先填写“业务招待费申请表”经分管领导同意，公司总经理批准后执行。 8.7 招待用酒水原则上由办公室统一配臵，按统一标准安排，10人及以上每桌不超过4瓶，10人以下每桌不超过1-3瓶，招待用的酒水由办公室做好领用管理。因特殊情况不能从办公室领用酒水，需要临时购买的，,需分管领导批准后，报行政人事部备案，超过部分需总经理批准方可报销。 8.8 如因特殊需对已招待来宾要赠送礼品、礼金，需填写“业务招待费申请表”中，经分管领导同意，公司总经理批准后执行。 8.9 因特殊情况紧急发生需要业务招待时，不方便先填写“业务招待费申请表”的，可根据招待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行，报行政人事部备案，在回公司两个工作日内补签“业务招待费申请表”方可到财务报销。 第三章 费用报销 第9条 报销“业务招待费”时，应如实整理单据并填写“费用报销单”按规定的程序审批，并附上经审批的“业务招待费申请表”。 9.1 礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明，在发票背面签字并注明日期； 9.2 在办公室领用招待物品，凭签字手续完整的招待物品领用单，方可到财务办理核销手续。 第10条 发票要求： 10.1 不允许用白条、假票报销，特殊原因经总经理批准方可办理；10.2 定额发票印章要清晰可识别，发票归属地与费用发生地必须一致； 10.3 手工开具的发票书写要求清晰，内容完整且印章必须清晰，不得套开、虚开； 10.4 机打发票发生日期必须与费用发生日期一致。 第11条 报销审批流程：报销人部门负责人 分管领导审核行政人事部登记财务部审核 财务分管领导审核 总经理审批 财务部出纳处领款或核销 第四章 费用报销责任界定 第12条 报销人的责任 12.1 报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。 12.2 各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐，否则财务部有权拒绝报销。 第13条 分管领导的责任 13.1 负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在申请的预算之内。 13.2 对所报销项目的真实性、合理性负责。 第14条 财务审核人员的责任 14.1 负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。 14.2 审查报销项目审批手续的完整性。 第15条 审批者的责任 审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。 第五章 处罚办法 第16条 报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20%-100%但不低于100元的罚款，对于情节严重的，考虑移至司法机关处理。 第17条 分管领导在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%-50%但不低于50元的罚款。 第18条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，对财务审核人员按违规报销金额5%-15%的罚款。 第19条 审批人对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。 第六章 附则 第20条 本规定由公司行政人事部和财务部负责解释和修订。 第21条 本规定自发布之日开始施行。 附件一 业 务 招 待 费 申 请 表 申请时间： 年 月 日 单位：元 申请部门 申请原因 被接待对象 接待人数 计划餐费 早餐 招待费用 就餐地点 中餐 公司名称 合计 合计 经办人 晚餐 其他 差旅费 礼品费 分管领导： 财务审核： 总经理审批： 业 务 招 待 费 申 请 表 申请时间： 年 月 日 单位：元 申请部门 申请原因 被接待对象 接待人数 计划餐费 早餐 招待费用 就餐地点 中餐 公司名称 合计 合计 经办人 晚餐 其他 差旅费 礼品费 分管领导： 财务审核： 总经理审批： 附件二 招 待 物 品 购 买 申 请 表 申 请 人 物 品 名 称 合 计 行政人事部 经理审核 财务部 审核 申请时间： 年 月 日 单位：元 申请部门 数量 行政人事部 负责人审核 总经理 审批 单价 金额 备注 填表说明：“备注”栏主要填写购买原因。 招 待 物 品 购 买 申 请 表 申 请 人 物 品 名 称 合 计 申请部门 负责人审核 财务部 审核 申请时间： 年 月 日 单位：元 申请部门 数量 行政人事部 经理审核 总经理 审批 单价 金额 备注 填表说明：“备注”栏主要填写购买原因。 附件三 招 待 物 品 领 用 单 领 用 人 物 品 名 称 合 计 领用部门负责人 办公室 负责人审核 分管领导 审核 领用时间： 年 月 日 单位：元 领用部门 数量 单价 行政库管员签字 金额 招待对象 总经理审批 填表说明：“总经理审批”只对超过200元的招待标准领用进行审批。 招 待 物 品 领 用 单 领 用 人 物 品 名 称 合 计 领用部门负责人 办公室 负责人审核 分管领导 审核 领用时间： 年 月 日 单位：元 领用部门 数量 单价 行政库管员签字 金额 招待对象 总经理审批 填表说明：“总经理审批”只对超过200元的招待标准领用进行审批。