办公性费用审核及报销管理制度
19页1、办公性费用审核及报销管理制度1 范围本标准规定了借款及费用报销程序、要求及相应的实施细则。本标准适用于中美合资公司各职能部门和业务单位,各业务单位可按中美合资公司分权手册自定审批程序及实施细则,但费用报销标准必须控制在中美合资公司规定的标准内。2 引用标3 准无4 定义无5 管理内容5.1 基本原则5.1.1 授权审批原则:借款、预付款及费用报销等财务事项由中美合资公司分权手册授权审批。5.1.2 价格核定原则:办公用品、信息耗材等物资采购(生产性材料除外)由营运管理部统一招标5.1.3 确定供应商、采购价格报财务管理部审批备5.1.4 案后集中采购。 5.1.5 费用预算原则:费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续,5.1.6 严格控制预算外、申请额度外和超标5.1.7 准费用的费用开支。5.2 费用开支标5.3 准5.3.1 业务应酬费5.3.1.1 业务应酬费标5.3.1.2 准具体规定参见附件一。5.3.1.3 报销业务应酬费时必须附上经批准的“业务应酬费申请表”,5.3.1.4 该表格式见附件三。5.3.1.5 除公司统一组织活动外,5.3.1.6 禁止内部互相请客、送礼。5
2、.3.1.7 中午外单位来客原则上在食堂安排工作餐。5.3.1.8 各单位业务应酬费按预算须重新核定,5.3.1.9 按时间进度进行控制,5.3.1.10 超预算不5.3.1.11 予以报销。5.3.1.12 预算外业务应酬费标5.3.1.13 准事先由经办者申请,5.3.1.14 经审批后实施。5.3.2 办公费5.3.2.1 办公费包括各单位日常所必需的办公文具、用品(如电话机)的购置费用,5.3.2.2 报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用,5.3.2.3 以及领用办公设备5.3.2.4 配件(含维修费)、易耗材料(如纸张、色带、墨盒等)的费用等。5.3.2.5 办公文具指5.3.2.6 办公用的计算器、电池、笔(芯)、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等,5.3.2.7 各单位在年度预算总额内控制开支。5.3.2.8 各单位应指5.3.2.9 定专人负责办公用品的领用和发放,5.3.2.10 并定期提交需求计划由营运管理部(行政服5.3.2.11 务)统一组织招标5.3.2.12 采购,5.3.2.13 按月与供应商结算。营运管理部集中在财
3、务管理部报账,5.3.2.14 各单位根据领用的办公用品承担办公费用。5.3.3 邮电费5.3.3.1 邮电费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、电话初装费和文件邮寄费。不5.3.3.2 包括互联网上网费、服5.3.3.3 务器维护费和数据线路租金。5.3.3.4 各职能部门所属的直拨长途电话、分机、传真机的安装统一报营运管理部办理和备5.3.3.5 案,5.3.3.6 直拨长途电话及传真机应明确管理责任人。5.3.3.7 电话费统一由营运管理部集中在财务管理部报账,5.3.3.8 各单位根据实际发生情况承担相应费用。5.3.3.9 岗位电话费补贴方案另行制订。5.3.4 差旅费按出差地点分为国内出差和境外出差。5.3.4.1 国内出差a) 符合开支标准的长途交通费用实报实销,经理级(不含)以下人员因特殊情况乘坐飞机的,须经职能部总监或单位总经理事先书面批准,否则按乘机费用总额的60报销;经理级(含)以上人员出差可乘坐飞机。b) 出差实行事前申请制度,申请时填写“出差审批表”,经理级(含)以下人员国内出差审批人为主管单位负责人(指职能部总监或业务单位总经理,下同),主管单位负
4、责人(含)以上人员出差审批人为副总裁或总裁,国外出差审批人为总裁。c) 出差人因特殊原因未能事前书面申请的,应通过电话、邮件等其他方式向主管单位负责人和单位财务负责人申请,并于回公司后三天内补办书面出差审批手续。没有经过批准的“出差审批表”,财务部门不予办理借款和报销。“出差审批表”格式见附件四,国内差旅费标准见附件二。d) 员工多人(同性)一同出差,应安排二人间或三人间住宿,住宿费按报销标准的70执行。e) 公司委派参加国内各种会议、培训的费用开支,凭会议通知及收费票据 报销有关差旅费用。由会议或培训方统一安排餐饮的,公司不再另外报销伙食补贴。5.3.4.2 境外出差员工境外(含港、澳地区)出差所发生的差旅费报销标准另行制定。5.3.5 汽车费汽车使用管理办法另行制定。5.4 个人借款程序5.4.1 出差借款5.4.1.1 个人出差借款原则上控制在审定的出差费用预算总额90%以内,5.4.1.2 出差借款填制“借款申请单”,5.4.1.3 附上经审批的“出差审批表”,5.4.1.4 按程序办理借款:a)2万元(含)以下出差借款审批程序:借款人申请所属单位财务审核主管单位负责人审批借款
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