办公性费用审核及报销管理制度

办公性费用审核及报销管理制度1 范围本标准规定了借款及费用报销程序、要求及相应的实施细则。本标准适用于中美合资公司各职能部门和业务单位，各业务单位可按中美合资公司分权手册自定审批程序及实施细则，但费用报销标准必须控制在中美合资公司规定的标准内。2 引用标3 准无4 定义无5 管理内容5.1 基本原则5.1.1 授权审批原则：借款、预付款及费用报销等财务事项由中美合资公司分权手册授权审批。5.1.2 价格核定原则：办公用品、信息耗材等物资采购（生产性材料除外）由营运管理部统一招标5.1.3 确定供应商、采购价格报财务管理部审批备5.1.4 案后集中采购。 5.1.5 费用预算原则：费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，5.1.6 严格控制预算外、申请额度外和超标5.1.7 准费用的费用开支。5.2 费用开支标5.3 准5.3.1 业务应酬费5.3.1.1 业务应酬费标5.3.1.2 准具体规定参见附件一。5.3.1.3 报销业务应酬费时必须附上经批准的“业务应酬费申请表”，5.3.1.4 该表格式见附件三。5.3.1.5 除公司统一组织活动外，5.3.1.6 禁止内部互相请客、送礼。5.3.1.7 中午外单位来客原则上在食堂安排工作餐。5.3.1.8 各单位业务应酬费按预算须重新核定，5.3.1.9 按时间进度进行控制，5.3.1.10 超预算不5.3.1.11 予以报销。5.3.1.12 预算外业务应酬费标5.3.1.13 准事先由经办者申请，5.3.1.14 经审批后实施。5.3.2 办公费5.3.2.1 办公费包括各单位日常所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，5.3.2.2 报刊杂志、专业书籍、资料订阅费用，5.3.2.3 以及领用办公设备5.3.2.4 配件（含维修费）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。5.3.2.5 办公文具指5.3.2.6 办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，5.3.2.7 各单位在年度预算总额内控制开支。5.3.2.8 各单位应指5.3.2.9 定专人负责办公用品的领用和发放，5.3.2.10 并定期提交需求计划由营运管理部（行政服5.3.2.11 务）统一组织招标5.3.2.12 采购，5.3.2.13 按月与供应商结算。营运管理部集中在财务管理部报账，5.3.2.14 各单位根据领用的办公用品承担办公费用。5.3.3 邮电费5.3.3.1 邮电费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、电话初装费和文件邮寄费。不5.3.3.2 包括互联网上网费、服5.3.3.3 务器维护费和数据线路租金。5.3.3.4 各职能部门所属的直拨长途电话、分机、传真机的安装统一报营运管理部办理和备5.3.3.5 案，5.3.3.6 直拨长途电话及传真机应明确管理责任人。5.3.3.7 电话费统一由营运管理部集中在财务管理部报账，5.3.3.8 各单位根据实际发生情况承担相应费用。5.3.3.9 岗位电话费补贴方案另行制订。5.3.4 差旅费按出差地点分为国内出差和境外出差。5.3.4.1 国内出差a) 符合开支标准的长途交通费用实报实销，经理级（不含）以下人员因特殊情况乘坐飞机的，须经职能部总监或单位总经理事先书面批准，否则按乘机费用总额的60报销；经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。b) 出差实行事前申请制度，申请时填写“出差审批表”，经理级（含）以下人员国内出差审批人为主管单位负责人（指职能部总监或业务单位总经理，下同），主管单位负责人（含）以上人员出差审批人为副总裁或总裁，国外出差审批人为总裁。c) 出差人因特殊原因未能事前书面申请的，应通过电话、邮件等其他方式向主管单位负责人和单位财务负责人申请，并于回公司后三天内补办书面出差审批手续。没有经过批准的“出差审批表”，财务部门不予办理借款和报销。“出差审批表”格式见附件四，国内差旅费标准见附件二。d) 员工多人（同性）一同出差，应安排二人间或三人间住宿，住宿费按报销标准的70执行。e) 公司委派参加国内各种会议、培训的费用开支，凭会议通知及收费票据 报销有关差旅费用。由会议或培训方统一安排餐饮的，公司不再另外报销伙食补贴。5.3.4.2 境外出差员工境外（含港、澳地区）出差所发生的差旅费报销标准另行制定。5.3.5 汽车费汽车使用管理办法另行制定。5.4 个人借款程序5.4.1 出差借款5.4.1.1 个人出差借款原则上控制在审定的出差费用预算总额90%以内，5.4.1.2 出差借款填制“借款申请单”，5.4.1.3 附上经审批的“出差审批表”，5.4.1.4 按程序办理借款：a)2万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请所属单位财务审核主管单位负责人审批借款b)2万元以上5万元（含）以下出差借款审批程序：借款人申请所属单位财务审核主管单位负责人审核财务总监审批借款c)5万元以上出差借款审批程序：借款人申请所属单位财务审核主管单位负责人审核财务总监审核总裁审批借款5.4.1.5 还款时间要求：出差人必须于出差回来后7个工作日内（节假日顺延）填单报销冲账，5.4.1.6 报销单据不5.4.1.7 足以抵偿借款的，5.4.1.8 差额必须用现金归还。由于情况变化，5.4.1.9 业务被取消，5.4.1.10 所借款项必须立即归还。5.4.1.11 不5.4.1.12 （迟）还款责任a)借款人不按时间要求报销冲账和归还借款，从次月起所属单位财务部门将书面通知人力资源部门从其工资中逐月扣回，并按每月尚欠借款余额从借款日开始计收利息；b)如由于借款人自动离职等原因形成坏账，审批借款的职能经理和单位总监、总经理级负责人负连带清偿责任，并规定在事实确认后15个工作日内（节假日顺延）清偿。5.4.2 生活及特殊困难借款生活费借支原则上限额1000元，填制“借款申请单”并按程序办理： 借款人申请 人力资源部审核 所属单位财务审核 主管单位负责人审核 借款借支1000元以上（含）时应将学历证件（毕业证原件）抵押到合资公司人力资源部，然后凭人力资源部开具的抵押收据到所在单位财务部门办理借款。5.4.3 专项费用借款应提供经批准的书面申请及费用明细预算，5.4.4 费用预算要求清楚、合理。5.4.5 出国人员借款需附申请报告，5.4.6 报财务总监及总裁批准同5.4.7 意后办理借款手续；若为外币借款，5.4.8 应将经审批的申请报告报财务管理部，5.4.9 按其指5.4.10 引办理借款或自购零星外币。5.4.11 其他类型借款，5.4.12 参照上述程序审批。5.4.13 直接支付给外单位的劳务费、咨询费、广告费、材料费等一律不能以个人借款的形式支付，须由财务部门统一对外转账付款。5.5 申请付款程序5.5.1 申请付款时填制“付款申请单”，5.5.2 属于应付款的附上各项原始单据，属于预付款的应有经审批的书面申请：采购一般办公用品：附采购计划原件或购置呈报单、收料清单、发票。购买精密仪器、设备：附采购计划，各单位投标、报价单复印件，采购合同及技术人员验收单；认证、送检费：经常合作的单位，附收款通知书、发票等；非经常合作单位，应附上经审批的书面付款申请报告，以及检定完成后的验收报告；工程、项目、大宗物料采购：按公司相关制度办理，付款申请时必须附采购计划、投资项目申报表、合同申报表、合同、法律审查意见、招标情况 。分期付款的项目首次付款时带合同原件及副本，以后每次付款时应有合同副本，最后一期款必须附有验收报告。合资公司采购的原材料、外协外购件、促销品等另行制定监控程序；其他需预付的情况：附上能足够证明该预付款项合理、合法性的单据5.5.3 款项预付后，5.5.4 经手人应及时索取发票冲账，5.5.5 超期1个月冲账且无正当理由的，5.5.6 财务部门可对当事人处以1003000元罚款。5.6 报销程序5.6.1 费用审批、报销流程5.6.1.1 预算、标5.6.1.2 准内费用审批、报销流程报销人 部门负责人审核 所属单位财务审核 所属单位负责人审批 报销5.6.1.3 超预算开支、专项费用必须先经申请预算，5.6.1.4 批准后才能报销报销人 部门负责人审核 所属单位财务审核 所属单位负责人审核 财务总监审批 报销5.6.2 报销时间的规定5.6.2.1 所有费用应于发生之日起七日内报销（出差人员自返回公司之日起计算），5.6.2.2 每迟报一天按报销金额的1%扣罚。5.6.3 差旅费报销5.6.3.1 报销差旅费时应附经审批的出差申请表，5.6.3.2 并填制“差旅费报销单”。5.6.3.3 出差过程中发生的电话费、传真费、保险费等杂费以及长途交通费、住宿费单据粘贴在“粘贴单”上。5.6.3.4 合肥市内出租车票原则上不5.6.3.5 予报销，5.6.3.6 特殊情况须主管单位负责人审批。5.6.3.7 出差地点市内交通费在规定限额内据实报销。若有公车出差，5.6.3.8 住宿费、伙食费在规定总限额内据实报销。5.6.3.9 出差过程中，5.6.3.10 如发生业务应酬费的，5.6.3.11 应附上经审批的“业务应酬费申请表”。5.6.3.12 业务应酬费报销：发生应酬费前应先填“业务应酬费申请表”，5.6.3.13 并逐级审批。5.6.3.14 礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同5.6.3.15 时经办证明。5.6.4 电话费、邮费报销：必须以电信、联通、邮电等部门开具的有效发票为报销凭证，并据以填制“付款申请单”。5.6.5 办公费报销：5.6.5.1 采购办公用品应付未付款，5.6.5.2 可参照4.4.1办理，5.6.5.3 填制“付款申请单”。5.6.5.4 采购办公用品已付款报销时，5.6.5.5 应有合法、真实的发票，5.6.5.6 采购计划、购置申请表或呈报单，收料清单。5.6.5.7 各项办公料件由合资公司下达文件中规定的部门统一采购，5.6.5.8 特殊情况下各单位自行采购的应征求归口管理部门（合资公司营运管理部）确认、同意。5.6.5.9 电脑设备5.6.5.10 外出维修费报销需附经审批的呈报单及设备5.6.5.11 使用部门、营运管理部（信息技术）签名的验收报告（验收报告单格式可由信息技术部门自行拟定）。5.6.5.12 各单位工作所需购买书刊、音像制品报销时需附经审批的购买申请、书刊清单（用于培训的资料费还应有被培训者签收的清单），5.6.5.13 由营运管理部备5.6.5.14 案确认后，5.6.5.15 财务审核报销。行政服5.6.5.16 务部门应不5.6.5.17 定时抽查相关物品的保管情况。5.6.6 汽车费报销：5.6.6.1 汽车费用（油耗、修理、保养、保险、年审、停车、养路等费用）应控制在各单位预算范围内。5.6.6.2 报销时应附上经营运管理部审核的“付款申请单”。5.6.7 几项特殊的费用报销：5.6.7.1 品质认证、鉴定测试费报销：应附上经批准的鉴定申请报告以及鉴定完成后相关部门的验收报告、对方单位收款通知或发票。5.6.7.2 会务费报销：附会议邀请函副本（外地会议的还应有出差申请表）、会务费发票、收据等。5.6.7.3 律师代理费报销：原则上不5.6.7.4 准报销律师代理等律师费用。特殊情况，5.6.7.5 须单独审批。5.6.7.6 短期培训、经理级（含）以上干部委培、