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公司内部文档编号管理规则

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卖家[上传人]：ca****2

文档编号：331530120

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1、 *有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_ 2020-11-_发布 2020-11-_实施_ _公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述公司名称代码部门缩写名称流水号MLRZ、CW、CG01、 02、035.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，

2、第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述公司名称代码部门缩写名称文件类别名称字母日期流水号MLRZRR20201116015.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：部门代码总经办ML财务部CW人力行政中心RZ市场中心SC市场中心-销售平台1部SC(XS0

3、1)市场中心-销售平台1部（销售第一部）SC(XS01-01)市场中心-销售平台2部SC(XS02)采购部CW发货部FH管理部GL研发中心YF企划中心QH视觉中心SJ5.2.2 RR:文件类别名称代码文件名称代码流程制度类RR活动策划类CH产品提案TA大促活动项目类文件XM版权商标专利类BS入仓资料RC商家资料SG寄样文件YP供应商档案GS测试报告CS品控标准PK品控记录JL采购订单PO注：后期新增资料可按文件性质再编码，有些文件无需编号（仅供部门内部使用的可无需编号，直接放入文件夹大类归类）5.2.3 20201116:2020年11月16日签订或建立时间5.2.4 01：流水编号，按当天建立文件顺序编号（01、02、03.）第三章编号管理第六条所有文档文件编号统一由人力行政中心登记管理。6.1 文件夹大类编号6.1.2 各部门大类文件夹编号统一由人力行政中心制定，人力行政中心汇制公司各部门文件夹编号登记表，按部门单独分表登记6.2 文件类别编号6.2.1 各部门文件编号统一由人力行政中心制定，人力行政中心汇制公司各部门文件编号登记表，按部门单独分表登记管理6.3 编号调整、停

4、用管理6.3.1 各部门对人力行政中心给出的文件编号有异议的，可与人力行政中心沟通协商，若已经编号的文件再次修改则以新的编号为准，之前编号作废（对应公司各部门文件编号登记表需备注清楚）6.3.2 未经人力行政中心同意，任何部门不得擅自修改或取消文件夹及文件编号6.3.3 编号停用6.3.3.1 各部门根据工作要求适时调整文件类别，若相关文件暂停用，则该文件编号统一由人力行政中心保管，并在对应公司各部门文件编号登记表需备注“停用”字样。第四章文件夹及文件保管第七条文件夹管理7.1 各部门大类文件夹由各自部门保管，根据人力行政中心给出编号打印出文件夹标识条放入文件夹，按类别区分存放并做好保管；第八条各部门文件管理8.1 各部门文件（流程制度类）需提供一份原件到人力行政中心备份，内部使用文件由各部门自行保管；第九条文件夹及文件的检查9.1 人力行政中心根据公司各部门文件夹编号登记表以及公司各部门文件编号登记表统计数据每半年去各部门检查，对应文件夹及文件以及对应编号是否完整，发现缺失编号或者文件缺失，及时记录，在公司总结大会上提出，并由该部门领导负责给出解决方案。第五章附则本制度下发之日起实施，日后会根据公司政策调整略做改动，此前均以此为准。 *有限公司人力行政中心 2020年11月17日7

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