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公文格式行文规则及公文管理办法 2018年9月22日 目录 一 培训目的二 公文的概念 种类和作用三 几种常用公文格式行文规则四 内部公文格式的要求五 近似文种异同辨析 一 培训目的 1 加深对公文工作认识的重要性2 推动公文处理工作规范化 制度化 科学化 提高公文质量3 掌握工作中常用公文格式行文规则4 解决公文格式编排存在的普遍性问题5 熟悉公司内部使用公文的规范格式 第二部分公文的概念 种类和作用 一 公文概念 公文的概念 它是法定机关与组织在公务活动中 按照特定的体式 经过一定的处理程序形成和使用的书面材料 又称公务文件 用以表达意志 发布号令 传递交流重要信息的主要载体和工具 是一种具有特定效力和规范格式的文书 公文格式要求 主要的依据是2012年中共中央办公厅 国务院办公厅下发的关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 和 党政机关公文格式 GB T9704 2012 相关规定统一制定 企业公文的概念 企业在日常生产经营和行政管理过程中所形成并具有强制执行效力和规范体式的公务文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 贯彻落实企业战略部署 经营方针 发布规章制度 实施行政措施 请示和答复问题 指导 布置和商洽工作 报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料 2012年与1996年颁发的 国家行政机关公文处理办法 相比 去掉了 指示 条例 规定 增加了 决议 和 公报 同时将 会议纪要 改为 纪要 二 公文种类 公文种类主要有 15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 适用于企业的八个文种 决定 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要等 1 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 2 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知的事项 批转 转发公文 3 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 4 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 5 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 6 批复 适用于答复下级机关请示事项 7 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 8 纪要 适用于记载和传达会议主要情况和议定事项 三 公文的作用 指导工作 传达意图 通知 联系工作 交流情况 函 请示工作 答复问题 请示 批复 总结工作 推广经验 通知 决定 记载工作 积累史料 各文种 第三部分几种常用公文格式编排规则 公文用纸幅面尺寸及版面要求 一 幅面尺寸 公文用纸采用国际标准的A4型纸 左侧装订 装订在1 3处 二 页边与版心尺寸 公文天头 上白边 为37mm 1mm 上行文 下行文相同 公文地脚 下白边 含页码 为35mm 1mm 公文订口 左白边 为28mm 1mm 公文裁口 右白边 26mm 1mm 版心尺寸为156mm 225mm 三 行数与字数 一般每页排22行 每行排28个字 并撑满版心 行距28 8磅 如遇特殊情况每页行数 每行字数可视情况增加或减少 并可适当调整行距 四 文字颜色 公文中文字均为黑色 公文格式各要素划分 版头 主体 版记 6个要素 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 9个要素 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 3个要素 分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期 公文格式编排规则 版头 一 份号 公文印制份数的顺序号 即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号 1 份号顶格编排在版心左上角第一行 2 涉密文件应当标注份号 一般用6位3号阿拉伯数字 实际编号时推荐采用3 6位阿拉伯数字 编虚位补齐 即第一份公文可以编为001 0001 00001 000001 不应编为1 01 二 密级和保密期限 涉密公文应当根据涉密程度分别标注 绝密 机密 秘密 和保密期限 保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明 1 密级顶格编排在版心左上角第二行 3号黑体字2 密级和保密期限用 隔开 如 机密 1年3 如没有保密期限 两字之间空一字 如 机密 4 未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项 其保密期限按照绝密级事项30年 机密级事项20年 秘密级事项10年认定 公文格式编排规则 版头部分 三 紧急程度 公文送达和办理的时限要求 根据紧急程度 紧急公文应当分别标注 特急 加急 1 紧急程度顶格编排在版心左上角 3号黑体字 2 如果只有份号 没有密级和保密期限 紧急程度编排在版心左上角第二行 3 如果既没有份号 又没有密级和保密期限 紧急程度则编排在版心左上角第一行 4 公文同时标识份号 密级与紧急程度时 份号顶格编排在版心左上角第一行 密级顶格编排在版心左上角第二行 紧急程度顶格编排在版心左上角第三行 5 特急 加急 中间是否空一字 与 密级 保持一致 没有密级时 中间空一字 特急 公文格式编排规则 版头部分 四 发文机关标识 由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可使用发文机关全称或者规范化简称 红头 1 推荐使用小标宋体字 颜色为红色 字体要庄重 规范 美观 大小适度 2 发文机关标志位置 居中 红色套印在文件首页上端 上边缘至版心上边缘为35mm 3 联合发文时 发文机关标志可以并用联合发文机关名称 文件 二字编排在发文机关名称右侧 上下居中排布 也可以单独用主办机关名称 公文格式编排规则 版头 五 发文字号 由发文单位代字 年份 发文顺序号加 号 字组成 发文顺序号由公司办公室统一编号 例如 西钢集团政字 2018 116号 编制时需要注意以下几点 1 发文字号为3号仿宋体 年份 序号要用阿拉伯数字标识 年份应当标全称 2 用六角括号 不是 3 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字4 联合行文时 使用主办机关的发文字号5 平 下行文的发文字号编排在发文机关标识下空两行 居中排布 上行文的发文字号局左空一字编排 与签发人姓名处在同一行 发文字号与版面上的红色分割线相距4mm六 签发人 上行文标注签发人姓名 一般由公司主要负责人签发 各子公司上报集团公司的文件应注明签发人姓名 签发人 3号仿宋 姓名 3号楷体 公文格式编排规则 主体 一 标题 它是对公文主要内容准确 简要的概括 由发文机关名称 事由和文种组成 发文机关名称可以用发文机关全称或规范化简称 标题结构要完整 发文机关 事由 表明文件主要内容 文种 1 用2号小标宋体 编排于红色分隔线下空二行位置 分一行或多行居中排布 行距32磅 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应当使用梯形或菱形 2 三个和三个以下机关联合发文时 应列出所有发文机关的名称 四个及四个以上机关联合行文时 可以采用排列在前的发文机关名称加 等 的方式 3 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 在实际工作中 标题中如果确实使用除书名号之外的其他标点符号 比如顿号 括号 引号 破折号等 标题中标点符号的使用应注意以下两点 法律 法规 规章名称全称应加书名号 如果在事由部分出现多个机关 人名等并列时 每个机关 人名之间用顿号分开 不使用空格 公文格式编排规则 主体部分 二 主送机关 公文的主要受理机关 应当使用机关全称 规范化简称或者同类型机关统称 用3号仿宋体字 编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 1 主送机关是指对公文负有处置 答复或执行责任的机关 2 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时 应当将主送机关名称移至版记部分 置于抄送机关的上一行 与抄送机关之间不加分隔线 公文格式编排规则 主体 三 正文 公文的主体 用来表述公文的内容 正文一般由三部分组成 原由 事项 结尾 1 公文首页必须显示正文 用3号仿宋体字 编排于主送机关名称下一行 每自然段左空二字 回行顶格 自然段之间不空行 2 遇到数字 年份需要回行时 不能拆行 3 文中结构层次序数依次可以用 一 一 1 1 标注 一般第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三层仿宋字体加粗 第四层用仿宋体字标注 4 引文 先引标题 后引发文字号 如 根据 国务院国有资产监督管理委员会关于的通知 国资发 2018 15号 的要求 5 日期 要求用阿拉伯数字写明具体的年月日 不能把2018年写 18年 公文格式编排规则 主体 四 附件说明 如公文有附件 就要在正文中标注 附件的顺序号和名称 1 公文带有一个附件 在正文下空一行左空二字 用 号仿宋体字编排 附件 两字 后标全角冒号和附件名称 2 公文带有两个及两个以上附件 附件 后面用阿拉伯数字标注附件的顺序号 顺序号后面紧跟一个小圆点 如 附件 1 3 附件名称后不加标点符号 4 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 公文格式编排规则 主体 五 发文机关署名 发文机关全称或者规范化简称 在正文或附件说明下空一行 右空二字位置编排发文机关署名 暂不加 六 成文日期 成文日期以领导签批的日期为准 需要加盖印章的公文 成文日期一般右空四个 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 七 印章 用印要端正 清晰 位置恰当 上不压正文 下要骑年压月 1 发文机关署名 成文日期和印章这三个要素构成了公文的生效标识 2 发文机关署名应与发文机关标志 标题中发文机关名称相一致3 联合行文时 若发文机关标志并用联合发文机关名称 发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序一致 八 附注 如有附注 居左空二字加圆括号 编排在成文日期下一行 上行文可附注联系人和联系方式 下行文可附注发布层次 印发传达范围 如 可翻印张贴 可公开 公文格式编排规则 主体 九 附件 附件应当另面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 如附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 如 西钢集团政字 2018 116号附件 1 附件 和附件顺序号用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第一行 2 附件标题居中编排在版心第三行 格式要求同正文标题 3 附件顺序号和附件标题应当与附件说明中的表述一致 4 附件的正文格式要求同正文 附件之后才是版记 不能在前 公文格式编排 版记 一 版记中的分隔线 分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 推荐高度为0 35mm 中间的分隔线用细线 推荐高度为0 25mm 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 版记中的分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 高度为0 35mm 中间的分隔线用细线 高度为0 25mm 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 公文格式编排 版记 二 抄送机关 如有抄送机关 无论抄送上级 平级还是下级机关 均用 抄送 不用 抄报 1 一般用4号仿宋字 在印发机关和印发日期上 左右各空一字编排 2 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 抄送机关较多时 可以根据抄送机关的级别 类别另起一行编排 3 如把主送机关移至版记 需将 抄送 二字改为 主送 编排方法同抄送机关 4 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关上一行 之间不加分隔线 三 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字标注 年份应标全称 月 日不编虚位 如1不编为01 后加 印发 二字 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记部分 公文格式编排 特殊情况说明 一 当公文排版后所剩空白处不能容下印章 成文日期时 一般应当采取调整正文行距或字距的措施解决 具体的调整方法 1 当正文之后的空白处只剩一两行时 可以加宽行距 将正文中的至少一行文字移到下一页 2 当正文之后的空白处仅差一两行就可。