英国秘书工作1讲解材料.ppt

中外秘书简史第五章英 国 的 秘 书 工 作桂林航天工业学院人文社科系胡明宝 研究员英国地图英国地图第一节 英国秘书机构与秘书分类 一、秘书工作的历史发展伊丽莎白女王于公元1578年正式设立国家公文馆，用来保存王朝的重要文件，包括对外政策和殖民活动的文件档案 公元1838年8月14日，英国议会通过了公共档案法，从此英国文件档案管理纳入法制管理第一节 英国秘书机构与秘书分类 二、重要的秘书机构及官员 1英国内阁办公厅 英国内阁的办事机构 1916年设立，1919年成为永久性机构主要负责内阁的秘书工作及其交办的事项 该厅有近五百人，内设有秘书处等机构和常务秘书等官职，还增加了沟通内阁和政府各部，编写、分发内阁决议实施情况的定期报告等职责第一节 英国秘书机构与秘书分类 内阁办公厅下设1.内阁秘书处；2.中央统计局，负责收集和分析统计资料，供制定政策使用，并对政府的统计工作进行协调；3.史料组，负责编写官方史料；4.政府主管科学的官员，为科学决策提供意见；5.管理和人事局，负责文官的管理、培训、录用等工作 第一节 英国秘书机构与秘书分类 内阁秘书处 内阁办公厅中的办事部门现有50多名秘书官员，他们分别研究外交、政治、内务、社会服务和技术及欧洲经济共同体方面的问题，并与相关各部保持密切联系。

他们为内阁大臣准备汇报材料，加工不完善的政策材料，对不适当的文件，有权退回给主管大臣，要求修改后再上报它还预测约半年后可能发生的问题，以便事先协调各职能部门配合行动，作出妥善安排第一节 英国秘书机构与秘书分类 内阁常务秘书（秘书官员） 英国内阁中设有常务秘书一职，是内阁中的重要秘书官员其职责是依据所收集、掌握的信息，向大臣提出各种可供选择的政策，以及政策实施中可能遇到的问题、产生什么社会、政治影响等，他们对内阁的决策起着重要的影响做为常务官员，无论内阁如何更替，他们的地位和作用一般都不变 第一节 英国秘书机构与秘书分类 2.枢密院秘书机构英国枢密院是其法律上的最高政府机构枢密院的主要活动是颁发公告和发布命令 枢密院设有办公厅，有书记官和副书记官若干人，另设有院长办公厅，有秘书若干和新闻官第一节 英国秘书机构与秘书分类 3.英联邦秘书处 1965年设立，负责处理日常公务、成员国间的联络沟通，操办英联邦内的有关会议的会务工作第一节 英国秘书机构与秘书分类 4.下院（众议院)事务处 英国平民院的办事机构 其主管由首相提名并以英王名义任命的秘书长、副秘书长担任 该处下设委员会办公室、公议案办公室、私议案办公室、议事记录办公室、议会秘书办公室、海外事务办公室，各司其职，如议事记录办公室负责将下院辩论的官方报告编辑成下院每周议事录，将下院的会议记录编辑成决议事项与会议记录，并承担有关的研究工作。

议会秘书处则负责沟通议员和大臣之间的关系，处理议员对大臣提出质询的通知，列出大臣答复各种质询的日程一览表第一节 英国秘书机构与秘书分类 5.下院议长办事处 英国下院议长的办事机构 该处下设议长办公室、官方报告办公室、决议事项办公室、供销办公室，各司其职第一节 英国秘书机构与秘书分类议长办公室负责处理议长的公务信件，在议长与议员们的公务、交往中起着联络作用；官方报告办公室负责出版下院每周议事录；决议事项办公室负责发行所有与议会有关的文件；供销办公室负责订购、出售报刊杂志及其他资料工作第一节 英国秘书机构与秘书分类 二、秘书的职级种类 1英国政府秘书 指在英国政府机关中供职的秘书人员 他们属于文宫中的事务官，为公务员，其供职任期不受内阁更替的影响，为终身制，直至退休 分为以下4种 二、英国秘书的职级和种类 A.英国行政秘书 英国文官委员会划定的四类政府秘书之一 行政级秘书是担任政府各部部长主要助手的高级秘书官，相当于秘书长或办公厅主任 第一节 英国秘书机构与秘书分类 B.英国执行级秘书 英国文官委员会划定的四类政府秘书之一，为中级秘书官，相当于秘书科长、办公室主任第一节 英国秘书机构与秘书分类 C.文书或办事员级 英国文官委员会划定的四类政府秘书之一，为一般秘书人员。

其职责为：按一定的法规、指示处理特定事务，按规定格式准确记录、回答问题及统计资料，作简单的文书草拟，收集、提供、保存资料，为上司决策提供依据 他们一般为大专或中专毕业生 第一节 英国秘书机构与秘书分类 D.助理文书级 英国文官委员会划定的四类政府秘书之一，为初级秘书人员他们的职责为：打字、速记、缮印、接打、接待来客等他们大多为高中或中专文化程度的女青年，年龄在18-20岁者为多伦敦及各地均设有此类专门学校，培养这类人员第一节 英国秘书机构与秘书分类 2.执行秘书 英国工商企业中受高级经理雇用的一种私人秘书 是雇主的得力助手和私人代表，须对雇主的活动和工作范围有详细了解，为雇主分担：许多具体事务，在一定范围内有决定权，并能代表雇主进行业务洽谈第一节 英国秘书机构与秘书分类 3.公司秘书 英国公司中的高级行政职员 英国公司法规定，每一公司必须配备一名专职秘书，同时可配备助理秘书或代理秘书，以备公司秘书缺席时代行职责 公司秘书的职责除从事一般性行政事务、保证公司业务活动符合公司法及公司规章 第一节 英国秘书机构与秘书分类 4.私人秘书 被雇主雇佣，为雇主个人服务的秘书 英国雇佣私人秘书相当普遍。

私人秘书不仅须熟练掌握打字、速记技能，还须有丰富的商业、秘书学知识，要求颇高 在英国，欲谋得私人秘书职位者，须经专门考试，持有合格证书，方能应聘第二节 秘书的职能、作用与要求 一、英国秘书的主要职能 （一）信息沟通 一是负责处理邮政业务；二是负责通讯业务；三是负责掌握利用各种信息源，善于运用各种工具获取领导者和主事者所需要的信息；四是负责办理通信事务第二节 秘书的地位、职能与要求 （二）处理文件资料一是负责信件的处理；二是负责文书撰拟；三是负责处理和保管档案资料；四是统计和整理各种情况、资料、数据并绘制成各种图表第二节 秘书的地位、职能与要求 （三）办理日常公务 一是来客接待 二是领导者和主事者外出旅行安排 三是操办会议事务 四是管理和使用办公设备和用品 五是处理有关办公室雇员的健康、安全、保卫事宜 第二节 秘书的地位、职能与要求 （四）财务辅助 一是处理商业单据；二是受领导者和主事者委托，海外邮政及国际支付、转帐结算、开据支票、信用汇总，信用卡支付等手续；三是代理领导和主事者办理个人所得税手续和有关保险手续； 四是代领导者和主事者保管出差、公务活动的现金及代领工资等事宜第二节 秘书的地位、职能与要求 二、英国秘书的作用 欧洲职业秘书联合会印发的小册子中规定，执行秘书的作用是，秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，他能够替上司分担很多工作，他能作出决定，发出指示并在做生意的场合代表他的上司。

第二节 秘书的地位、职能与要求 三、英国秘书与上司的关系一是必须保证所有的公共事务处理没有差错，使上司放心，使上司相信他的工作主动性和工作能力；二是必须能圆满地处理各种询问，使上司相信其在办公室内处理的所有问题都能保密；三是必须向上司传达报表、流水帐等重要数据，使上司不用费力查询就能把握全局情况；第二节 秘书的地位、职能与要求 四是必须坚守岗位，能够妥善处理紧急情况和突然发生的事件，使上司对其负责精神和应变能力感到满意；五是必须在上司外出期间自觉、主动地尽职尽责，使上司不在时对日常公务和有关管理问题放心；六是必须在言行举止和工作效率上高标准地严格要求自己，使上司以有此精明干练、文明、高雅的秘书为荣； 七是必须细心周密地办好上司需要办理的一切琐事英国秘书与同事的关系 一是必须知道并尊重每一个经理人员、每一个同事的作用，通过与所有同事全面有效的合作，为上司及其机构作出更大的贡献，合作与尊重是秘书与同事建立和保持良好关系的基础；二是要创造愉快而和谐的工作环境；第二节 秘书的地位、职能与要求 三是要在与同事交谈中不要夸夸其谈、哗众取宠，要谦虚谨慎，严守机密，不加入闲聊和说是道非，避免浪费宝贵的办公时间； 四是在有个人抱怨和感到委屈时，秘书可向上司申诉和说明，但不能在同事中发泄不满情绪；五是要热情帮助和指导刚参加工作的年轻同事，从思想方法、工作技能、业务知识、工作作风与态度等多方面促进青年同事迅速成长，并以身作则，为他们作出榜样。

第二节 秘书的地位、职能与要求 四、秘书的素质要求 英国秘书人员的品质要求，对数量众多的公司秘书而言，主要有商业素质和个人品质两个方面对政府秘书而言，还有政治品质方面的要求 （一）商业素质要求 所谓商业品质，指的是适应公司经营管理需要的秘书工作知识与技能主要包括:第二节 秘书的地位、职能与要求1.秘书工作技巧 2.具有良好的组织才能 3.讲究效率，具有强烈的责任感 4.能准确地把握工作权限，能够积极主动地完成各项工作任务 5.具有高明的交际艺术 6.具有保密意识，严守机密7.准时，有强烈的时限意识 8.要有预见性，事先做好计划和各种必要的准备 9.要忠诚这是各项品质中最为重要的品质 第二节 秘书的地位、职能与要求 （二）个人品质要求 英国对秘书个人品质方面的要求，主要指秘书在职业活动中的行为和表现，要符合秘书职业要求具体内容是：第二节 秘书的地位、职能与要求 1.上班时要穿着入时，整洁大方； 2.在接和接待客人时要举止文雅，平易近人，富有幽默感； 3.要适应性强，乐于助人，特别在他人处于艰难困苦时能主动的热情地给人以帮助，在改变工作内容、调整工作节奏或处于繁重工作时，有很强的适应性； 4.有广泛的兴趣，渴望从读书、看报中获取和增加知识，对领导者所从事的工作能主动积极地去学习和提供服务； 5.讲礼貌，彬彬有礼，富有同情心，能得到周围的人的理解、支持和合作。

第五章英国的秘书工作复习与思考题1简述英国内阁办公厅的内设机构及主要职能 2简述英国秘书工作的主要职能和作用 3英国秘书办公撰拟包括哪些内容?注意哪些方面? 4英国档案有哪些常用的分类方法? 5英国秘书财务辅助体现在哪些方面? 6英国对秘书的品质要求包括哪些内容? 7简述英国秘书教育概况。