文件编写管理办法(1).doc

成渝钒钛科技有限公司支持性文件 CFGS（A）0401.1-15文件编写办法A/0受控状态：分发编号：编 制 人：陈 瑜初 审 人：王 学 良审 核 人：代 宾批 准 人：袁 勇实施日期：2015年02月09日15文件编写办法1 目的为规范体系文件的统一编制、标识及管理，达到编写体系文件规范化、标准化的目的，特制定本办法2 适用范围适用于成渝钒钛科技有限公司所属各单位以及代管、托管单位所有文件资料的编制和审定3 内容及要求3.1 手册的编写3.1.1 手册的编写依据 以GB/T19001、GB/T19022、GB/T24001、GB/T28001标准以及国家有关法律、法规为依据，满足管理体系要求，并结合本公司实际，反映各项管理工作特色3.1.2 手册的格式手册由手册封面、手册目录、手册章节、文件更改记录组成3.1.2.1 手册封面格式：见附录A3.1.2.2 手册目录格式：见附录B3.1.2.3 手册章节格式：手册章节（封面及刊头见附录C），每章节的内容应包括： a) 目的； b) 适用范围； c) 职责；d) 概要。

3.1.2.4 文件更改记录格式：见附录D3.2 程序文件的编写3.2.1 程序文件的编写依据 依据成渝钒钛公司设置的管理模式、管理体系标准、国家有关的法律、法规、标准、规范及公司的方针、目标编写3.2.2 程序文件的编写要求3.2.2.1程序文件是具体规定体系要求展开的各项活动的程序和方法，具体规定某项活动的目的和范围，应做什么，由谁来做，何时、何地和如何做，应使用什么材料、设备、方法和文件；以及如何对活动进行控制和记录等方面的内容3.2.2.2要注意各个程序文件上下左右的衔接，程序文件必须与管理手册规定的内容一致，各个程序文件与支持性文件之间的协调一致3.2.2.3 文字表达应规范、简练、明确、易懂，不使用模棱两可容易引起误解的语言，尽可能采取定量描述的方法3.2.2.4 该说的要说到，说到的要做到，对要做到的应规定填写记录，编写的文件要有可操作性3.2.2.5 对适用的管理制度和作业指导书等文件可直接引用，要写明引用文件的名称、编号和条款3.2.2.6 程序文件条款号采用阿拉伯数字编排，以四位数为限，若有更具体的内容是并列关系时，采用英文的小写加半括号编排如a）；b）；c）......表示；在a）；b）；c）......中如仍需分段叙述，则用(1)；(2)；(3) ......表示。

3.2.3 程序文件的编写格式程序文件由程序文件的封面、内页各页刊头（见附录E）以及程序文件内容组成3.2.3.1 程序文件的封面及内页各页刊头格式：见附录E3.2.3.2 程序文件的内容a) 目的：简要说明成渝钒钛科技有限公司经营思想及方针、目标对该过程的要求，为什么要开展本文件所规定的该项活动；b) 适用范围：规定本程序文件的应用领域（涉及或不涉及的部门或活动），对程序适用性的说明应由下列词句开头：“适用于......”，或“本程序适用于......，也适用于......”；c) 职责：明确本程序文件中规定活动的归口管理单位；确立实施程序文件中规定活动的责任单位或人员的职责和权限，并与管理手册所描述的相应要素中的职责保持协调一致d) 活动流程：（1） 制定工作内容，按照工作过程的各个环节的先后顺序一步步地具体阐明工作内容和要求，列出开展此活动需要做的事情，必要时辅以流程图和表格说明；（2） 规定各个环节的输入、输出内容，具体规定由谁（什么单位和/或岗位)在何时，做什么，为何做，做到什么程度，达到什么要求，如何控制、形成什么记录以及与其它活动接口处的协调措施；（3） 注明特殊情况的处理办法。

e) 引用支持性文件：阐述本程序需制订或依据的相关文件（指上级的有关规定和同层次的其它程序文件，支持性文件指下层次的支持性文件）f） 记录：明确使用该程序时所产生的记录名称 g）附录：文件涉及的相关图表名称，包括本程序产生的工作流程图3.3 支持性文件的编写3.3.1 支持性文件的编写依据 依据成渝钒钛科技有限公司管理手册、国家相关体系标准、国家有关的法律、法规、标准、规程及公司的方针、目标编写3.3.2 支持性文件的编写要求3.3.2.1 支持性文件是手册和程序文件的补充，以阐明具体的要求和方法为主，是为某项活动具体操作提供帮助指导信息的文件，具体规定该项活动的顺序及操作要求、内容及方法，及留下什么记录其形式有制度、办法、规程、规定、合同等3.3.2.2支持性文件要注意与程序文件的接口，必须与程序文件规定的内容相一致，并与各支持性文件协调一致3.3.2.3 文字的描述应规范、简明易懂且前后一致，规定做到的应留下记录；不能将无法操作的内容写入，文件要具有可操作性3.3.2.4支持性文件条款号采用阿拉伯数字编排，以四位数为限，若有更具体的内容是并列关系时，采用英文的小写加半括号编排如a）；b）；c）......表示；在a）；b）；c）......中如仍需分段叙述，则用(1)；(2)；(3) ......表示。

3.3.3 支持性文件的编写格式支持性文件由支持性文件的封面、内页各页刊头（见附录F）以及支持性文件内容组成3.3.3.1支持性文件的封面及内页各页刊头格式：见附录F3.3.3.2 支持性文件的内容（原则上按以下格式编写）a) 目的：简要说明为什么要开展本文所规定的这项活动；b) 适用范围：本活动适用的领域；c) 内容及要求：描述本活动的具体职责、操作过程及具体规定由谁（什么部门和/ 或岗位)在何时、做什么、为何做、做到什么程度、达到什么要求、如何控制、形成什么记录以及与其它活动接口处的协调措施3.4 记录的编制记录是为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件3.4.1 记录的编制要求 3.4.1.1 记录是个“文件”，与其它的文件的区别在于记录是对客观事实的陈述，空白记录样表填写内容后就成为记录3.4.1.2为使记录与文件协调一致、接口清楚，记录的设计与编制文件同步进行3.4.1.3 记录样表不能进行任意修改，所有记录样表应经批准后执行，具体审批流程按照公司《记录控制程序》进行3.4.1.4 暂用符合要求的原记录表格，要予以确认再使用3.4.1.5 有关记录的标识、贮存、处理等管理，按《记录控制程序》执行。

3.5 文件编码规定3.5.1 文件的编码标识 3.5.2 文件编码要求：3.5.2.1 文件类别代号，指支持性文件中的A、B两类文件；而B类支持性文件的企业标准、内控标准编码标识中的“文件类别代号”(Y、C)，其中：Y表示为原辅料，C表示为产品3.5.2.2 文件代号，是“Q”加上该术语拼音的第一个字母表示即： 手册汇编 ——— QM 手册分章节 ——— QS 程序文件 ——－ QC 3.5.2.3 标准代号，按规定用“WB”表示 3.5.2.4 四位文件编写年代号应用全称，如：2013，不允许简称为“13”；两位文件编写年代号应为某年的后两位数，如：2013，为“13”；（记录不编年代号）3.5.2.5 文件按以下方法编码：a) 手册的编码为：成渝钒钛科技有限公司代码、文件代号、手册汇编编号、四位文件编写年代号如成渝钒钛科技有限公司《一体化管理手册》汇编为CFGS.QM.01-201X；成渝钒钛科技有限公司《计量手册》汇编为CFGS.QM.02-201X；若是各单位文件应把“成渝钒钛科技有限公司代号”换为本单位代号，如测试研究院的《管理手册》汇编为CSYJ.QM.01-201X。

《管理手册》汇编中的手册分章节用QS标识，如第0章，编码为CSYJ.QS.0-201X；为了使《计量手册》的分章节手册与《一体化管理手册》的分章节手册不发生混淆，则在《计量手册》的分章节手册用QS标识的标识后加上质量管理体系文件“监视和测量装置控制程序”的检索号0707，以示区别，如第0章，编码为CFGS.QS0707.0-201Xb) 程序文件的编码为：成渝钒钛科技有限公司代码、程序文件代号、程序文件检索号、四位文件编写年代号程序文件检索号用四位数“XXXX”编码，前两位为标准章节号，如：4.2.3、4.2.4为04章，8.2.1、8.2.4为08章；后两位数为该章节中程序文件的自编顺序号，如04章中的第一个程序文件编码为0401，第二个程序文件编码为0402，即：CFGS.QC.0401-201X、CFGS.QC.0402-201X；计量检测体系的程序文件编码在“监视和测量装置控制程序”的检索号0707后加上章节号（X）和自编顺序号（X），如5章中的第一个程序文件编码为CFGS.QC.0707.5.1-201X，第二个程序文件编码为CFGS.QC.0707.5.2-201X各单位程序文件把“成渝钒钛公司代号”换为本单位代号，如：测试研究院的程序文件为CSYJ.QC.0401-201X。

c) 支持性文件的编码：① 管理文件（A类）为：成渝钒钛公司管理文件编码：成渝钒钛科技有限公司代码、文件类别代号、支持性文件检索号、文件自编顺序分号、两位文件编写年代号如:CFGS（A）0801-201X CFGS.QC.0801-201X涉及有2个支持性文件，其编码分别为：CFGS（A）0801.01-201X、CFGS（A）0801.02-201X，而CFGS（A）0801.01-1X中又有2个支持性文件，其编码分别为：CFGS（A）0801.01-01-201X、CFGS（A）0801.01-02-201X各单位管理文件编码：文件编制单位代码、文件类别代号、专业代码、文件自编顺序分号、文件编写年代号如:钢轧总厂设备管理类文件，其编码为：GZ（A）-SB-01-2014（此编码表示：钢轧总厂设备管理类的第一个文件，编制时间为2014年若设备管理类有多个文件，则从01开始编号，以此类推② 技术文件（B类）为：操作类技术文件编码：文件编制单位代码、文件类别代号、专业代码、文件自编顺序分号、文件编写年代号如:钢轧总厂设备操作规程，其编码为：GZ（B）-SB-01-2014（此编码表示：钢轧总厂设备类操作规程的第一个文件，编制时间为2014年。

若设备操作类有多个文件，则从01开始编号，以此类推企业标准编码为：企业代号、标准代号、成渝钒钛公司代号、文件类别代号、文件自编顺序号、四位文件编写年代号； 内控标准编码为：企业代号、标准代号、内控代号、成渝钒钛公司代号、文件类别代号、文件自编顺序号、四位文件编写年代号③计量检测体系的支持性文件编码中的程序文件检索号则是“监视和测量装置控制程序”的检索号0707 d) 记录的编码① 文件涉及的记录的编码：成渝钒钛科技有限公司代号、记录自编顺序号如：CFGS-01、CFGS-02、……、CFGS-5X不涉及程序文件的另行通知的编号规定为：CFGS001-XX, 其中001表示自编顺序号，XX表示年代号；如：201X年第1号通知其编号为：CFGS001-1X② 计量检测体系的记录可直接引用一体化管理体系的记录，需另行编制的记录其记录编码中的程序文件检索号。