质量记录保存期限规定.doc

湖南山立水电设备制造有限公司 文件编号 ADSY0012三级文件 版 号 A/0生效日期 2011.8.1质量记录保存期限 第 1 页 共 5 页1 目的为了证明本企业的各项质量活动达到了合同要求和体系要求，并证明对合同中提出的质量要求予以满足的程度2 适用范围凡本企业对提供质量管理体系符合要求的证据均属范围内3 名词定义质量记录：证明满足质量体系要求所提出供的客观性证据的文件4 管理重点4.1 各部面建立和执行有关质量记录的标识、收集、编制目录、归档、储存、防护、借阅、和处理的控制4.2 各部门依质量记录保存期保存，超过期限的由各部门整理、编制目录后交品质部休存或销毁4.3 保存期限指 365 天为一年如保存期一年，2010 年 2 月 4 日的资料，则在 2011 年 2 月 3 日为一年，在 2011 年 2 月 5 日则超过保存期4.4 保存期限内的有效数据须分类存放、且易查、易取4.5 这保存期限的质量记录由品质部回收后，由品质部分类是否超过保存期，对已超过期限的记录依文件与数据流程处理符号“√”代表销毁部门4.6 品质部以保存各部门质量记录的正本为原则，复印本则为过湖南山立水电设备制造有限公司 文件编号 ADSY0012三级文件 版 号 A/0生效日期 2011.8.1质量记录保存期限 第 2 页 共 5 页期后由品质部直接申请报废。

4.7 部门数据更新时，由所在部门向相关部门发送新的数据，并将旧版回收并盖作废章作废4.8 品质部回收资料的时间，按本规定回收和处理5 本规定，由管理者代表签发之日起执行6 记录期限表湖南山立水电设备制造有限公司 文件编号 ADSY0012三级文件 版 号 A/0生效日期 2011.8.1质量记录保存期限 第 3 页 共 5 页管理部名 称 档案 人力资源 后勤 财务 营销/国贸 技术 品质 物资 生产 售后 备注体系文件—规章制度+文件申请表 至换版√ 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版原稿文件在档案室存留 1年E－mail+Fax 1 年 视情况保存√ 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年合 同 合同终结后 1 年 √ 1 年 1 年 长 期合同终结后半年原稿留营销部/国贸部存档用户反馈信息 √ 1 年 1 年产品检验凭证 2 年√ 2 年 关键件留存品质部档案室供货方资质、供货资料 2 年√至合作终止至合作终止 原件留档案室供货方评审记录 2 年√ 至换版 至换版 原件留档案室采购单 半年√ 3 个月送货单+对账单√对账后1 个月对账后1 个月√对账后1 个月客户来访会议记录+客户评鉴资料 2 年√湖南山立水电设备制造有限公司 文件编号 ADSY0012三级文件 版 号 A/0生效日期 2011.8.1质量记录保存期限 第 4 页 共 5 页管理部名 称 档案 人力资源 后勤 财务 营销/国贸 技术 品质 物资 生产 售后 备注生产月计划表 √ 至计划完成后 3 个月报废单 √ 半年√产品领、发、补、退、入库单 √同成本归批 1个月√至完批 1 个月仓库领料单分可归批和不可归批，不可归批存半年设计审查会议记录 5 年√ 2 年产品项目会议记录 5 年√ 2 年产品开发、修改通知单 半年√结束后1 年√结束后 1年产品图样 √ 换版后半年√ 至换版 至换版 技术部档案销毁旧版或封存并标识实验报告、测试报告、确认报告 √10 年√ 3 年 技术档案室存原稿仪器、工具、量具履历表 √至使用期限√至使用期限至使用期限仪器、量具检测和维修报告 √ 1 年√加工设备档案 长期 长期 加工设备档案存技术档案室湖南山立水电设备制造有限公司 文件编号 ADSY0012三级文件 版 号 A/0生效日期 2011.8.1质量记录保存期限 第 5 页 共 5 页管理部名 称档案 人力资源 后勤财务 营销/国贸 技术 品质 物资 生产 售后 备注内部联络单 1 年√ 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 1 年 原件留档案室，各部门对 原稿存 1 年公司行政文件 2 年√公司管理文件 至换版√ 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 至换版 原件留档案室保存教育培训计划 半年√ 半年使用说明书 至更新√内审数据+外审数据，会议记录等 5 年√ 审核过程的所有有效文件员工各类证书 √ 至员工离 职教育培训记录 半年√ 半年内部处罚单、通知 3 个月√ 3 个月财务凭证、单据 15 年√ 15 年 原件留财务部存档并标识。