第3讲：公共部门工作分析与职位评价.ppt

第3章 公共部门工作分析与职位评价,公共部门人力资源工作分析概述公共部门人力资源工作分析的内容、程序与基本方法公共部门人力资源职位评价概述公共部门人力资源职位评价的方法,【基本认识】工作分析与职位评价是公共部门人力资源管理的重要组成部分，是公共部门人力资源管理的初始点，在人力资源管理中发挥着十分重要的作用适应组织战略目标的要求，工作分析与职位评价形成了组织人力资源管理的基本评价规则，它为组织招募、甄选、考核、薪酬设计等人力资源管理活动提供了不可或缺的评价基础与前提教学目的与要求】：工作分析的含义与作用工作分析的历史发展工作分析的基本程序工作分析的方法职位评价的含义与意义职位评价的方法与步骤职位说明书的写作内容与要求,内容结构图,公共部门工作分析,公共部门职位评价,内容,程序,方法,内容,方法,任职说明,工作描述,准备阶段,调查阶段,分析与综合阶段,分类法,排列法,评分法,因素比较法,面谈法,工作问卷,访谈法,工作日志法,关键事件法,,,,,,,,,,,【引导案例】该组织需要什么样的项目助理？,XX组织是中国致力于环保建设的较著名的非营利组织，因业务发展需要招聘一名项目助理人力资源部门按照一般形式起草了招聘广告并在报纸上给予公布，要求具备本科学历，英语4级以上，具有项目策划和志愿者工作经历。

广告公布后，人力资源部门从大批求职简历中进行筛选，初选了5名候选人进行面试面试的结果是5名候选人都不能充分满足岗位要求，最后，无一人被录用人力资源部门分析了这次招聘失败的原因，主要在于公布招聘信息前没有对项目助理职位的工作职责和任职资格进行专门分析，招聘广告过于一般化本科学历、英语四级、志愿者工作经历并不是项目助理必须的能力，因此造成一些求职者符合广告要求却不具备岗位技能经过分析，人力资源部门重新公布了招聘条件：职位要求： 1、在项目点进行生态环境和社会调查，攥写项目报告 2、起草项目策划书 3、协助项目主管参与并组织项目实施，收集、汇总项目有关资料 4、对项目进行评估应聘人员要求： 1、专业：生态或环境工程相关专业 2、性别：男生优先 3、有英语能力、相关工作经验和培训能力者优先 4、须具备良好的职业素质，有责任心和奉献精神，性格开朗，吃苦耐劳，具有良好的团队合作精神，能经常出差很快，该组织招到了满意的项目助理引导案例】该组织需要什么样的项目助理？（续）,3.1 公共部门人力资源工作分析概述,工作分析，又称岗位分析、职位分析，是指对公共部门中某个特定的工作职位的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行全面收集与分析，以便对该职务的工作做出明确规定，并确定完成该工作所需要的行为、条件、人员的过程。

具体来说，工作分析就是要为公共部门人力资源管理活动提供与工作有关的各种信息，可以用6个W和1个H加以概括：who，谁来完成这些工作？what，这一职位的具体的工作内容是什么？when，工作的时间安排是什么？where，这些工作在哪里进行？why，从事这些工作的目的是什么？for whom，这些工作的服务对象是谁？how，如何来进行这些工作工作分析的结果是产生工作说明书或职位说明书3.1.1 工作分析的含义,工作分析的主体是工作分析者，客体是组织内部的各个职位，内容是与各个职位有关的情况，结果是工作说明书，或者叫职位说明书在公共部门人力资源管理领域，工作分析的主要目的有两个：第一，工作分析得到的关于任职者的技术、知识、能力等工作规范方面的信息可作为选拔员工的依据，从而实现人与工作的最优匹配第二，工作分析得到的工作说明书的信息，可作为工作业绩考核的标准，通过绩效评价决定奖惩，并通过奖惩等激励手段调动员工的工作积极性，从而产生最佳的组织行为，使组织绩效得到最大限度的提高，有效地实现组织目标工作分析的历史发展,20世纪初，美国“现代管理学之父”泰勒的“时间动作研究”方法，制定出标准化得工作程序和方法——现代工作分析的起源。

20世纪20年代，工作分析作为人事选拔和测评的主要方法和必经程序，在企业，军队等各类组织的运用20世纪中后期，美国反就业歧视法案这一内驱力促进工作分析的普及和发展20世纪70年代以来，出现了结构化和定量化的趋势3.1.2 工作分析的基本术语,1．行动指工作活动中不便再继续分解的最小单位2．任务指工作活动中未达到某一目的而由相关行动直接组成的集合，是对一个人从事的事情所作的具体描述3．职责由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合4．职位由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合，又称岗位5．职务是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称和职位不同，职位与员工是一一对应的，而职务却并非一一对应一个职务可能不止一个职位6．工作是指一个或几个相类似的职位所形成的组合一项工作可能只涉及一个职位，也可能涉及多个职位7．职业由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合8．职业生涯指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业9．工作族又称工作类型，是指有两个或两个以上的工作任务相似或要求的工作人员特征相似的一组工作3.1.2 工作分析的基本术语（续）,3.1.3 工作分析的意义,1．工作分析为其他人力资源管理活动提供依据2．工作分析对公共部门管理具有一定的溢出效应,3.1.4 工作分析的基本原则,１．目标明确原则２．劳动分工和劳动协作相结合原则３．标准化原则4．工作流程合理原则5．责权利相统一权责,3.1.5 工作分析的前提与时机,组织图的编制就成为工作分析和职位评价的前提。

组织图是描述某一时期内组织结构的图表，组织图可以显示出：组织内所设的部门；组织的指挥线；各部门负责人；每位员工在组织中的地位；向上级负责等有了组织图，就可以确定工作分析针对的是何种组织、何种部门以及何种职位，就有了特定性同时，组织图也是新录用工作人员了解本组织结构的最便捷的方法组织一般在以下情况下需要进行工作分析：一是新组织建立之初，工作分析被首次引进；二是当新的工作产生时；三是由于新技术、新系统的产生而导致工作性质发生变化时，需要进行工作分析3.2 公共部门人力资源工作分析的内容、程序与基本方法,3.2.1 工作分析的内容工作分析的内容，取决于工作分析的目的和用途有的工作分析是为了规范新的工作内容，有的是为了对现有工作进行调整，从而制定合理的奖惩制度；还有的是为了改善工作环境，提高绩效水平不同的公共部门要做的工作不同，自身的组织特性也不同因此工作分析的内容与侧重点也不同但从一般意义上来讲，每一项工作分析都要包括两方面的内容：一是工作描述；二是任职说明一．工作描述,1.工作识别工作识别包括职位名称、职位等级、工作编号、定员标准、所属部门与直接上级职务，以及编写人、编写日期、审批人等2.工作概要工作概要是对该工作岗位的工作任务、职能、活动目的的概括描述。

又称工作摘要基本格式：工作依据+工作行动+工作对象+工作目的3.工作职责工作职责应根据工作任务分条说明4.工作关系工作关系主要是指组织内工作岗位之间横向与纵向的联系即该工作在公共部门组织结构中的地位，也就是说处于哪个层级系统，其上级部门和下属部门分别是哪些该工作在公共部门中所需要接受的监督及进行监督的性质、内容等5.工作内容与工作要求工作内容是指工作所要从事的具体的工作任务事项本工作应该做什么，不该做什么，该如何做，应逐条进行规定，力求具体易操作工作要求是指对该项工作应达到的标准和规格作出的规定，这是绩效评估的依据之一对工作内容的描述,广泛层次上的工作内容是指工作的职责或职能，即该职位上公职人员的主要责任范围如人事处处长的职责是负责组织的人力资源管理活动，并与组织的总体战略协调一致工作内容即是指所担当的工作任务，即完成该工作职能所需要从事的一系列活动如该人事处长的工作任务包括负责人事调动、培训及档案管理工作等具体层次上的工作内容最为详尽，是指在完成一项任务时需要执行的步骤，如该人事处处长在完成人事调动任务时，要在调动书上盖章签字等6.工作权限工作权限必须与工作相配套，正确的权限应该是责权利统一，权力之间相互制约、相互协调。

即该公职人员在完成该项工作时拥有多少职权和自由判断的程度等7.工作时间工作时间包含班制设计和工作时间长度界定两个方面8.工作环境和条件工作环境和条件主要包括工作的物理环境、心理环境、安全状况、职业危害性等即工作地点的温度、光线、湿度、噪声、安全条件、地理位置等二．任职说明,任职说明，又称职务要求它包括从事某项职务的公职人员必须具备的一般要求、生理要求和心理要求一般要求主要包括年龄、性别、学历、工作经验；生理要求主要包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度；心理要求主要包括观察能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、特殊能力、性格、气质、兴趣爱好、态度、事业心、合作性、领导力等3.2.2 工作分析的程序,工作分析是一个细致而全面的评价过程，它主要由前期准备阶段、调查阶段、分析汇总阶段和控制运用四个阶段所构成，这几个阶段相互联系、相互衔接和相互影响1.准备阶段,（1）确定工作分析目的工作分析目的在一定程度上决定了将使用哪种方法来收集资料，并会影响设计工作分级的计划2）确定工作分析参与者一般而言，工作分析的负责人通常是熟悉工作分析的人力资源管理部门的专业人士，有时候也需要外部的专家来帮助，协助某些特殊方法的应用。

一般情况下工作分析的参加者主要由分析的对象——待分析工作的任职者、他的直接主管上级和部门负责人等构成前期通常做法是：首先，由人力资源管理者（专业人士、外部的专家）搜集进行中的工作信息；然后，编写出一份工作说明书和工作规范，员工和其直接上级要参与此项工作，如填写问卷、参加访谈等；最后，由员工和上级管理者来审查和修改工作分析人员所编写出的反映其工作活动和职责的结论性描述2.调查阶段,（1）收集背景资料工作分析的背景资料主要包括：国际标准的职业分类标准、国家的职业分类标准和组织结构图、工作流程图、前人做过的职业分析资料和工作说明书等2）收集工作分析对象现有的信息，并确定信息来源这一步骤，主要是通过收集有关工作对于员工行为的要求、工作活动、工作环境条件和工作对任职者的资格要求等多方面的信息，利用各类工作分析方法进行实际的工作分析除了收集相关的背景资料外，还需要收集各种工作的实际情况，作为实际存在的工作记录下来，并对有关工作信息进行科学整理为了有效地进行工作分析，必须做到正确完整的确认工作实体；正确记述已确认的工作所包括的全部内容；明确提出员工完成该项工作所必备的条件任职者、监督者和有关管理者都可以作为可靠的信息来源。

3）选择合适的信息搜集方法搜集工作分析所需要信息的方法有很多，常用的有观察法、工作日志法、访谈法、问卷法、参与法和关键事件法等3.分析与综合阶段,该阶段工作首先是将收集到的信息进行全面系统的整理、审查和分析，主要包括岗位名称分析、任务分析、责任分析、劳动强度分析、工作环境分析和任职资格分析然后，将工作分析结果进行高度概括和总结，使之成为可以使用的管理文件，即工作说明书其主要目的是让组织成员充分了解工作岗位、任务和职责，明确工作标准以及应具备的素质在大多数情况下，完成工作分析后需要编写工作说明书，其步骤如下： （1）根据工作分析信息写出工作说明书草稿； （2）将工作说明书草稿与实际工作进行对比； （3）根据对比结果决定是否需要再次进行调研； （4）修正工作说明书，对特别重要的工作岗位，可能还需要多次修订； （5）形成工作说明书定稿，并应用于实际工作。