全市会计档案规范化管理培训班讲义（PPT 45页）

1、来自 国最大的资料库下载 全市会计档案规范化管理 培训班讲义 徐继铭（市档案局） 来自 国最大的资料库下载 会计档案管理办法 培训提纲 一、 会计档案管理标准 二、会计档案的含义 三、会计档案管理的规定 四、会计档案的保管期限 五、会计档案的整理 六、会计档案案卷格式 来自 国最大的资料库下载 一、会计档案管理标准 财政部和国家档案局联合下发的财会字199832号文 会计档案管理办法 ，自1999年 1月 1日起施行。 来自 国最大的资料库下载 二、会计档案的含义 会计档案 是指会计凭证、会计账簿和财务 报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位 经济业务的重要史料和证据 。 来自 国最大的资料库下载 二、会计档案的形成及含义 会计档案的来源： （ 一 ） 会计档案主要来自立档单位的会计机构或会计人员 。 （二）会计档案是会计核算的产物。 来自 国最大的资料库下载 二、会计档案的含义 会计档案 具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭 证，其他会计凭证。 （ 二 ） 会计账簿类：总账 ， 明细账 ， 日记账 ， 固 定资产卡片 ， 辅助账簿 ， 其他会计账簿 。 （ 三

2、） 财务报告类：月度 、 季度 、 年度财务报告 、 包括会计报表 、 附表 、 附注及文字说明 ， 其他财 务报告 。 （ 四 ） 其他类：银行存款余额调节表 ， 银行对账 单 ， 会计档案移交清册 ， 会计档案保管清册 ， 会计 档案销毁清册 。 来自 国最大的资料库下载 会计档案的特点： 会计档案与其他类型的档案相比较 ，有以下特点 : （ 一 ） 专业性 。 （ 二 ） 严密性 。 （ 三 ） 多样性 。 来自 国最大的资料库下载 三、会计档案管理的规定 立卷制度 归档制度 保管制度 移交制度 交接手续 调阅制度 销毁制度 来自 国最大的资料库下载 三、会计档案管理的规定 立卷制度： 各单位每年形成的会计档案 ， 应当由会计机构按照归档要求 ， 负责整理立卷 ， 装订成册 ， 编制会计档案保管清册 。 归档制度： 按照 会计档案管理办法 中 的规定 ， 财务会计部门每年产生的会计档案 ， 按照归档的要求进行整理编目 ， 在财务会计部 门保管一年之后 ， 原则上应向本单位的档案室 移交 。 来自 国最大的资料库下载 三、会计档案管理的规定 保管制度： 移交本单位档案机构保管的会

3、计档案 ， 原则上应当保持原卷册的封装 。 个别 需要拆封重新整理的 ， 档案机构应当会同会计 机构和经办人员共同拆封整理 ， 以分清责任 。 来自 国最大的资料库下载 三、会计档案管理的规定 移交制度： （ 1） 单位撤销 、 解散 、 破产或其他原因而终止的 ， 在办理手续前形成的会计档案 ， 由终止单位的业务主 管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管 。 （ 2） 单位分立后且存续的 ， 会计档案由存续方统一 保管 ， 其他方可查阅 、 复制与其业务相关的会计档案 。 单位分立后原单位解散的 ， 其会计档案须经各方协 商后由其中一方代管或移交档案馆代管 ， 各方可查阅 、 复制与其业务相关的会计档案 。 单位分立中未结清 的会计事项所涉及的原始凭证 ， 应当单独抽出由业务 相关方保存 。 来自 国最大的资料库下载 三、会计档案管理的规定 移交制度： （ 3） 单位因业务移交其他单位 ， 所涉及的会计档案由原单位保管 ， 承接业务单位可查阅 、 复制与其业务相关的会计档案 ， 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 ， 应当单独抽出由业务承接单位保存 。 （ 4） 单位合并后原各单

4、位解散或一方存续其他方解散的 ， 各单位的会计档案由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的 ， 其会计档案仍应由原各单位保管 。 （ 5） 建设单位在项目建设中形成的会计档案 ， 应在办理竣工决算后移交项目接收单位 。 来自 国最大的资料库下载 三、会计档案管理的规定 交接手续：移交会计档案的单位 ， 应编制 会计档案移交清册 ， 列明移交的会计档案名 称 、 卷号 、 册数 、 起止年度和档案编号 、 应保 管期限 、 已保管期限等内容 。 交接时 ， 双方应 按照移交清册所列内容逐项交接 ， 并由交接双 方的单位负责人负责监交 。 交接完毕后 ， 交接 双方经办人和监交人应在移交清册上签名或者 盖章 。 来自 国最大的资料库下载 三、会计档案管理的规定 调阅制度： 查借阅会计档案必须建立严格 的查借阅制度 。 本单位工作人员查借阅凭证 、 帐簿原则上不出档案室；外单位来查阅会计档 案 ， 须经本单位领导批准后方可接待 ， 如要复 制亦必须经本单位领导批准 。 销毁制度： 会计档案保管期满，需要销毁 时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财 务会计部门共同鉴定，对一些需要继

5、续保存的 会计档案必须从中抽出继续保存。销毁批准权 限和手续有严格的规定。 来自 国最大的资料库下载 三、会计档案管理的规定 注意事项： 保管期满但未结清债权债务 及有其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当 单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单 独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁 清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建 设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不 得销毁。 。 来自 国最大的资料库下载 四 、 会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永久 、 定期两类 。 定期 保管期限分为 3年 、 5年 、 10年 、 15年 、 25年 5类 。 会 计档案的保管期限 ， 从会计年度终了后的第一天算 起 。 如： 1996年度终了日为 12月 31日 ， 保管期限按 1997年元月 1日开始计算 。 （ 具体见附件表一：企业 和其他组织会计档案保管期限表 ） 来自 国最大的资料库下载 五 、 会计档案的整理 遵循会计档案的特点和科学管理档案的原 则 ， 会计档案的整理原则和要求如下： 整理的原则：会计档案整理必须遵循会计 档案自然形成的规律 ， 保持会计档案材料之间 的

6、历史联系 ， 区分会计档案的保管价值 ， 便于 科学管理和查找利用的原则 。 来自 国最大的资料库下载 五 、 会计档案的整理 归档的具体要求： 归档要求，就是会计档 案的整理，要符合归档的要求，进行科学管 理，档案部门方可接收。 来自 国最大的资料库下载 五、会计档案的整理 （一）分类 常见的有三种分类方法： 1、 年度 形式 （ 名称 ） 保管期限分类法 。 2、 年度 组织机构 形式 （ 名称 ） 保管期限分类法 。 3、 年度 会计类型 形式 （ 名称 ） 保管期限分类法 。 来自 国最大的资料库下载 五、会计档案的整理 （二）立卷 凭证的整理。对凭证的整理必须严格按照原有的 封装来进行，不可重新拆封改装，如凭证装订时，已 有封装的，就不必再进行封装；如只有装订而没有封 装的，必须进行封装。对凭证不必再加封面，也不必 进行编张号的工作。 来自 国最大的资料库下载 五、会计档案的整理 帐簿的整理。 帐簿的整理主要是对那些没 有封面的帐簿必须另加封面，按照以前的文书 档案的装订法进行装订。封面可用质量好的牛 皮纸并在封面上填写简要的内容，如某某单位 某某年度某某帐簿。如果帐是死的，

7、如现金日 记帐和银行存款日记帐等，应保持其原有的面 目，不必拆装抽出空白页，如果帐是活的，除 上面所说的要另加封面装订外，可以将空白的 抽出来。 来自 国最大的资料库下载 五、会计档案的整理 报表的整理。 会计报表一般按年立卷。 月 度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一 本为一卷，也可整理成几卷。如年度决算报表 短少又无法弥补的，应将月度或季度的报表上 升作为永久保管。决算审核意见书、审计报告 等应分别附在该期财务报告后一起装订，卷内 须逐页顺序编写页码。 来自 国最大的资料库下载 五、会计档案的整理 1、会计凭证的装订。 一般每月装订一次，装订好 的凭证按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前的准备工作： 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 按凭证汇总日期归集 （ 如按上 、 中 、 下旬汇总归集 ） 确定 装订成册的本数； 摘除凭证内的金属物 （ 如订书钉 、 大头针 、 回形针 ） ， 对 大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小 ， 且要避开装订线 ， 以便翻阅保持数字完整； 整理检查凭证顺序号 ， 如有颠倒要重新排列 ， 发现缺号要 查明原因 。 再检查附件有否漏缺 ， 领料单 、 入库单 、 工资 、 奖 金发放单是否随附齐全； 记帐凭证上有关人员 （ 如财务主管 、 复核 、 记帐 、 制单 等 ） 的印章是否齐全 。 来自 国最大的资料库下载 五、会计档案的整理 会计凭证装订时的要求： 用 “ 三针引线法 ” 装订 ， 装订凭证应使用棉线 ， 在左上角 部位打上三个针眼 ， 实行三眼一线打结 ， 结扣应是活的 ， 并放 在凭证封皮的里面 ， 装订时尽可能缩小所占部位 ， 使记帐凭证 及其附件保持尽可能大的显露面 ， 以便于事后查阅； 凭证外面要加封面 ， 封面纸用尚好的牛皮纸印制 ， 封面规 格略大于所附记帐凭证； 装订凭证厚度一般 方可保证装订牢固 ， 美观大方 。 来自 国最大的资料库下载 五、会计档案的整理 会计凭证装订时的要求 会计凭证装订后的注意事项： 每本封面上填写好凭证种类 、 起止号码 、凭证张数 、 会计主管人员和装订人员签章； 凭证脊背加贴梯形标签并编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。 来自 国最大的资料库下载 五、会计档案的整理 各种会计帐簿

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