浅谈文书档案管理信息的电子化应用
2页1、浅谈文书档案管理信息的电子化应用文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来,使人们进入了电 子网络时代,许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改 革文书档案管理信息的电子化应用,来提高文书档案管理的水平,并且及时的提供准 确、完整的档案信息满足需要。一、应用信息电子化的文书档案管理的优点1.办公效率大幅提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大 优点。在以往的档案管理工作中,工作人员过多地依赖于手工操作,结果是又费时,又费 力。在应用了计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得 十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行。2.文件和文字信息得到充分交流与共享。随着计算机及其网络技术的进一步发展, 实现档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立共联,提供信息的横向与纵向、历 史与现实记录,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率,可以对所调阅的信息资源作 出适时响应和脱机处理,可以保证很高的查全率和查准率,可以不受空间的限制。并且通 过网络服务这个宽广的平台,了解其他档案工作部门概况、工作的重点
2、和最新、最快的档 案管理信息动态。3.电子文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得 多。随着电子技术日新月异,贮存、读取电子文件的设备日趋成熟,我们可以根据不同的 需要,选择不同的电子载体。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷,易于传递,且贮 存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。4.提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文 件在传递过程中丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离 长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人 员检索利用造成很大不便,在应用计算机网络技术下,直接通过网络进行传递,大大提高 了文件传递的安全性和时间性。二、文书档案管理信息的电子化的缺点1、档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性,人们可以对电子档案进行反 复的输入和修改,并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了 它的固有形式,人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性,并且电子档案 没有印章和亲笔签名,相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子
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