物流系统基本操作流程
8页1、物流系统基本操作流程本流程主要讲述企业内部供应链系统的操作。财务管理系统、生产计划管理、成本管理系统另行说明,这里仅说明其与购销存紧密相关的一部分内容。本办法所涉及的是电算化信息流中单据的处理,其依据为软件本身的功能特点及公司的业务处理流程。电算化操作与业务处理即紧密联系,又有本质区别。下面分别从几个方面说明:一、 公共操作问题1、 基础资料权限。供应商由采购部门指定人员负责增加、修改;财务人员可增加修改非出入库的供应商,但必须按指定人员规则增加,并将增加记录下来,及时向指定人员反馈。客户由市场销售部门指定人员负责增加、修改、删除;财务人员增加修改时同上。物料由指定人员负责增加、修改、删除,仓库保管给予协助;部门、职员、仓库由系统操作员负责增加、修改、删除。各操作员对上述基础资料需要进行增加、修改的,直接与相应人员联系,相应人员不在公司而又急需处理的,与系统操作员联系。系统操作员对上述资料进行操作后,要及时告知相应指定人员。各操作员对发现的供应商、客户、物料等重码作好记录交指定人员处理,也可通知系统操作员。操作员在调用基础资料时,尽可能使用搜索功能,不要在浏览状态下没在找到就增加。系统
2、操作员知道有重码时,要及时删除多余的,使用后不能删除的,要查看重码资料已使用情况,如果能及时将重码资料修改为一个,其他的就可删除了。2、 操作权限系统操作员针对各操作员自身的工作情况分配操作权限,对操作员进行技术指导,对各操作员的工作情况进行协调和监督检查。操作员发现不能使用某一自己所应具备的功能时,及时向系统操作员提出。相同或相关岗位的操作员之间、操作员与系统操作员之间要多加强沟通与交流。3、几种常用常见情况如果大家看到“该模块使用已超过最大数,并且使用时间已超过三个月”,请你及时与系统管理员联系;出现“你没有操作权限”提示时,应及时与系统操作员联系;如果大家看到长时间“正在调用中间层”,请与系统维护员联系。有几点大家要学会:一是通过PING命令来测试与服务器之间网络是否是通的,其方法为:单击开始-运行,录入PING .X,看其运行状况;二是登录WIN98或WIN2000时一定要用指定用户名及密码,这样服务器才会同意你访问,给大家的用户名不要随意更改,密码使用指定的;三是知道你的机器名及IP是多少,以后出现问题管理员会问你你的机器名或IP什么的。二、 操作中需注意的几点物料的所有出入
3、库须及时录入,这一点是根本原则,不要因为考虑与总帐一致或其他原因不处理。不论是借货还是退货、展览用货,只要是出入库都要及时做单据。当然暂放的待检出入库不要做单据,这种情况如果时间较长,可以利用虚仓管理,遇到具体情况时与系统管理员沟通使用方式。在未打算取消手工单据且领导未参与审核前,制单和审核可为同一人,逐步转换到领导参与及取消手工情况下,另行制定单的审核要求。各操作员应经常使用公告板进行交流。将公告板设为启动功能,每次开机后就进入到此功能,随时收发信息,这样避免因联系不便造成工作延误。这种信息主要发给本单位的相关人员。发给系统管理员(组长)的请在内网上进行(OA)。三、 各系统的具体操作所有系统的功能分处理功能和查询功能,未加特别说明的,制作人同时为审核人。业务处理是通过制作、审核、修改各单据来实现的。1、采购系统采购申请单 如果已经使用BOM的单位,尽可能使用采购申请单的外购配套录入或计划系统录入,没有使用计划系统和BOM功能的单位可不录入采购申请单。采购申请单由采购计划人员录入。采购订单 制作采购申请单的单位,采购订单需关联采购申请单制作,采购订单数量不得超过申请单数量;不需制作采
4、购申请单的单位采购订单手工录入。采购订单必须录入价格。严格说来,没有价格的订单不能向对方订货,不能称其为订单(合同)。如果有少量的订单在制作时不能确定价格,在备注中要说明情况,在财务人员月底核算时要向其说明实际谈定的价格。采购订单下达时,知道对方所开发票税率与默认税率不一致时,应填上税率,以便入库单金额相对准确。采购订单由采购人员制作,可设定单据套打打印成合同形式。收货通知单 收货通知单作为检验结果单使用,收货通知建议原则上由谁收到货物就由谁制作。制作必须准确及时。本来供应商送来货后,需有人收货并给签收送货单,此处收货通知单可与送货单联系起来使用。收货通知单上增加了一列送检数和合格率,原单据上有的数量在入库前改为合格数量。退货通知单 退货通知单由质检人员制作。退货通知单只针对未入库的退货情况(已入库退货的,由仓库保管根据有关退货说明关联原入库单制作红字入库单)。退货通知只能手工录入,不要关联收货通知单或外购入库单。由于有了退货后,供应商会再送合格品来,而后送来的做收料通知单要关联采购订单,而采购订单数量又已经被关联且关闭了,所以此时需要系统操作员更改系统设置项“已关闭采购订单可追加执行
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