文件控制程序（五金配件）

1、XX塑胶有限公司 文件控制程序文件编号QP/YM-01版次B-1页 面13-1发行日期20236101、目的:确保文件与资料之流通、应用、处理等得到有效管制，以控制与本标准要求有关的所有文件与资料，确保生产现场各相关场所都使用最新的有效版本。2、范围:适用于本公司质量、环境、安全健康系统的文件与资料和客户、供应商提供的相关文件与资料及外部文件与资料之管制。3、文件定义及职责:3.1第一级文件：质量与环境手册3.2第二级文件：程序文件3.3 第三级文件：管理类/技术类文件、管理方法、规定、实施细则、具体产品所涉及的技术图面、规范标准等3.4第四级文件：记录/表单（提供质量/环境管理体系有效性的证据）3.5 外部文件:3.5.1 本公司收集的与产品有关的标准、光碟、图纸等资料3.5.2 客户提供的标准、工程规范、图纸等资料3.5.3 体系要求及相关文件3.6职责3.6.1品保部负责品保部的标准、规范、检验指导书类文件的编制与管理。3.6.2生产部IE课负责生产部的标准、包装规范、作业指导书、技术文件类的编制，其它部门 负责部门内相关文件的编制。3.6.3行政部文管员负责所有受控文件的发放、

2、回收、销毁及原稿的保存。3.7体系文件的编制，审核，批准见下表文件级层文件名称编 制审 核批 准一手册行政部管理者代表总经理二程序文件相关部门部门主管管理者代表三管理/技术文件相关部门部门主管部门最高主管四表单相关部门部门主管部门主管4、控制程序4.1手册的编号： QEM / YM - 其中：QEM-质量与环境手册代号 YM-企业名称代号 -文件年号批准：审核：拟案：泳贸塑胶有限公司 文件控制程序文件编号QP/YM-01版次B-1页 面13-2发行日期20236104.2程序文件的编号： QP / YM-XX 其中：QP-程序文件代号 YM- 企业名称代号-文件顺序号4.3 管理性文件、技术性文件等编号 / YM文件序号部门代号企业代号文件代号：QP 管理性文件QJ 检验规范QG 工作规范QZ 作业指导书QB 标准 4.4外来文件QW 当日接收的第几份文件 日期月份 年份的最后两位数外来文件编号4.5记录表格编号QP-YM表单版本号（B0、B1、B2.）表单顺序号 (01、02、03) 程序文件顺序号公司代号 程序文件编号 批准：审核：拟案：泳贸塑胶有限公司 文件控制程序文件编号QP/

3、YM-01版次B-1页 面13-3发行日期20236104.6内审报告编号：QS-（）表示内审次数表示年度内审文件表单编号4.7各部门代码：1、行政部XZ 2、品保部PB 3、财务部CW 4、生产部SC 5、业务部：YW 6、采购部CG7、鞋材部XC4.8文件的发放控制：4.8.1文件发行前要履行“审核、批准”手续（权限见3.7节）。本公司与质量体系有效运行有关的文件和资料分为“受控”和“不受控”两种。所有“不受控”文件不得作为工作的依据(报表、表单除外)。受控文件：ISO文件，标准文件，作业文件，客户和供应商技术性外来文件，不受控文件：合同、报表，表单，公告，政府文件，客户和供应商非技术性外来文件。4.8.2文件版本:文件制定时应有文件编号，版本号，制定时间，文件首次发行版本为A,以此类推,页版次为0,以此类推；文管员应编制文件管制一览表对文件进行编目管理，并根据需要确定发放范围。4.8.3质量手册和程序体系文件分发给各部门主管一份，部门管理文件、技术性文件、外来文件送文控编目存档后，发放到与之相关的职能部门。4.8.4文件领用人在文件发放登记表上签字，领取盖有“受控文件”印章的文件

4、。提供给供应商或认证机构的文件不加盖“受控文件”印章，提供部门应做好发放登记文件收分发签收记录表4.8.5公司内部除文管中心以外其它部门不得自行复印受控文件。如需新领文件，必须填写文件领用申请表申请，经部门负责人及管理者代表批准，方可登记签字领用。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件的复印件，一经发现，由文管员收回，并追究其责任。4.8.6当文件使用人将文件丢失后，也应填写申请文件领用申请表补发； 4.9外来文件的控制：4.9.1各部门对接收到的外来文件应由相关部门作有效性、适宜性审查，认可后作相应标识送文控中心发放给使用部门，发放时加盖“外来文件”印章。外来文件发放记录表4.10文件评审：4.10.1文件审核批准人在审核批准时，要对文件进行评审，以确保文件的适用性、有效性、符合性。4.10.2文件使用人应在48小时内时识别文件的有效性、适宜性、符合性；当发生下列问题之一时， 应主动报告文件原分发部门，并要求原分发部门组织相关人员重新对文件进行评审： a) 组织机构变更。批准：审核：拟案：泳贸塑胶有限公司 文件控制程序文件编号QP/YM-01版次B-1页 面13-4发行日期2

5、023610 b) 运行中发现重大问题，或使用期限到期。c) 法律、法规因政府政策调整。d) 顾客或供方提出要求更改时。 4.10.3文件更改时，应将更改后的文件及文件修订申请单交给部门主管审批，管代批准，将正本交给文管中心存档，文管员负责分发到相关部门，并做好发分记录；同时收回原文件，加盖“作废”章或销毁旧文件并记录作废文件一览表。4.10.4除文管人员外，其他部门和人员不得保留过期或更改前的文件，且应在过期或更改前的文件较醒目的地方加盖“作废”及“参考资料”印章以作识别参考用。4.10.5文件修改时应相应修改文件版次，发行时间。文件第一次修订版本为B1.第二次为B2，以此类 推，当页版次修改超过3次或文件全文有较大修改时，应予以换版。4.10.6若文件在使用过程中损坏，使用部门可用损坏旧文件向文控换取新文件，文管员应在发放记录上作登记，注明原因。4.11文件的管理4.11.1文件应有序的存放于便于存取的查阅。4.11.2不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。4.11.3借阅文件时，应经文件所在部门负责人批准。借阅者在指定日期归还文件。到期不归还，由文件

6、所在部门负责人收回 （借阅时需填写文件借阅登记表），公司编制的原版文件一律不外借。4.11.4若有些文件需要外发给下游供应商及客户相关需求，文件外发时需做文件外发记录表4.12文件保存期限： 4.12.1文件保存期限为永久性保存。批准：审核：拟案：泳贸塑胶有限公司 文件控制程序文件编号QP/YM-01版次B-1页 面13-5发行日期20236105、文件控制流程图登 记收回旧文件文控编号留样式更 改责任部门发放到所需工作场所发放所需部门登记经授权人批准责任部门编制审核不适用适用归档及发放6、相关记录1.内部文件分发签收记录表- QP/YM-01-01-B1 2.文件一览表- QP/YM-01-02-B13.外来文件发放记录表- QP/YM-01-03-B1 4.文件领用申请表- QP/YM-01-04-B15.文件外发记录表 QP/YM-01-05-B1 6.文件修订申请单 QP/YM-01-06-B17.文件借阅登记表- QP/YM-01-07-B1 8.作废文件一览表 QP/YM-01-08-B1批准：审核：拟案：泳贸塑胶有限公司 文件控制程序文件编号QP/YM-01版次B-1页 面13-6发行日期2023610内部 外部文件分发签收记录表文件编号版本制订部门文件名称页数发行日期部 门行政部品保部财务部生产部业务部采购部鞋材部分发数签 名缴回数文件编号版本制订部门文件名称页数发行日期部 门行政部品保部财务部生产部业务部采购部鞋材部分发数签 名缴回数文件编号版本制订部门文件名称页数发行日期部 门行政部品保部财务部生产部业务部采购部鞋材部分发数签 名缴回数编号：QP/YM-01-01-B1 保存年限：3年批准：审核：拟案：泳贸塑胶有限公司 文件控制程序文件编号QP/YM-01版次B-1页 面13-8发行日期2023610外来文件发放记录表序号文件编号文件名称数量接收部门出版单位发放 日期发放部门/份数备 注XZPBCWSCYwCGXC

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