采购控制程序(第7版)
8页1、XXXXX有限公司编 号FM-CG-QHP-07-2019采购控制程序版 本第7版 第 0 次修改修改人/日期核准:张财审核:陈阳编制:胡斌实施日期2022年10月1日1 目的对采购过程和供方进行控制,确保采购物资满足公司的规定要求。2 范围本程序适用于所有对本公司原材料、外协外购件的采购及供方的评价、选择和控制,以及对最终产品品质有直接影响的采购的产品或服务。3 术语3.1 供应商:为本公司提供产品或服务的组织。3.2 原料供应商:直接为我公司提供原辅料的制造厂商。3.3 原料代理商:根据协议要求为我公司提供原辅料的经销商。4 职责4.1 采购部负责制定采购计划,实施采购业务,负责组织对供方进行评价,并对供方的供货业绩进行同期评价,建立供方档案。4.2 品管部组织编制采购物资质量要求文件,负责采购物资的验证,参与对供方的选择和评价。4.3 仓管员负责进厂采购物资的清点,仓贮、标识、办理进出仓手续。4.4 技术部、生产部:负责协助采购部对原材料的供应商和外发加工供方选择、评价与考核的控制。4.5 总经理负责审批【合格供方名单】。5 工作程序5.1 采购物质的分类采购物资按其对产品质量和
2、食品安全的影响程度和重要性分A、B、C三类。5.1.1 A类产品:须与合格供方签订“委托加工合同”,经总经理批准后实施。5.1.2 B类产品:外协件委托加工,外购件、包装物应以传真“外协、外购合同”的方式通知合格供方。5.1.3 C类产品:采购人员可凭使用部门的“申购单申请”直接在市场上采购。5.2 采购文件的编制5.2.1 品管部组织编制原辅材料的质量要求、包装材料的质量要求,采购部编制采购物资分类明细表,作为采购的依据。5.2.2 采购物资要求应明确以下内容:a)名称、规格型号、技术指标要求、验收方法;b)必要时明确采购物资的生产技术要求、包装要求、性能参数、对分供包方质量管理体系的要求和/或特定的其它要求(如许可证要求)等。5.2.3 原辅材料的质量要求、包装材料的质量要求经品管部负责人审批后实施。5.2.4 各部门依据生产、维修等需要,在每月26号提出下个月的物资需求计划,经本部门负责人审核后送采购部。5.2.5 采购部根据生产计划、物资需求计划和安全库存量编制每月【采购计划表】,经采购部负责人审核,总经理批准后实施。5.2.6 临时采购大宗物资,由需求部门登录公司OA填写申购
3、单,经部门负责人审核,总经理批准后实施。5.3 供方的评价与选择5.3.1 供应商选择合格标准a)具有法人地位(需提供营业执照副本、一般纳税人资格证书等);b)现场考核合格(针对重要原料及有生产能力的供应商);c)供货能力(包括公司的实力、技术、技能、设备、竞争力)及付款条件能满足公司要求;d)具有一定服务意识(如出现品质问题可以积极配合需求方解决);e)其它质量证明材料(如:ISO9001证书、产品认证证书等);f)送货产品需要附有出厂检验合格报告。5.3.2 供应商选择的准备a)采购部向新供应商发出【供应商调查表】索取其中条款要求的资料;b)采购部在收到【供应商调查表】后,组织技术部、生产部及品管部负责人共同进行评价,符合合格供方条件的列入【合格供方名单】,并确定控制方式和程度。必要时走访供应商,对供应商进行现场考核,并将考核结果填写于【供应商评审表】。5.3.3 供应商选择方式a)采购部根据供应商提供的全部资料(包括现场考核状况)组织技术部、生产部及品管部负责人对新供应商进行评价,并将结果填写于【供应商评审表】。采购部根据【供应商评审表】最终的得分,剔除不合格供应商,选择合格供应
4、商按照分值从大到小排列填写至【合格供方名单】报总经理审批。辅助材料可列出供应商名称清单直接报总经理审批后,方可列为合格供应商进行管理;b)总经理审批合格后,【合格供方名单】作为采购的依据,没有经过上述评价或没有在【合格供方名单】的新供应商,原则上不得向其采购;c)临时采购的样品或小批量试制时需向非合格供方名单购买,需在采购单上注明。5.3.4 供应商评价标准内容见【供应商评审表】。5.3.5 评价频次a)所有合格供应商采取定期评价方式,原则上每年进行一次。评价准则与初次评价准则是一致的,并着重对合格供应商经常出现的问题重点评价;b)当供应商提供的产品或服务有重大的质量问题或多次延期交货导致生产停产时,应立即组织重新评价。5.4 供应商评价考核5.4.1 采购部、技术部、品管部、生产部每年对供应商产品的质量水平、交货能力、技术能力、合作状况、价格及服务等进行评价考核。5.4.2 供应商考核总分为100分,具体分值分布情况见附件2。5.4.3 考核依据:a)质量:根据品管部的验收记录进行参考评估;b)交期:根据采购部连同仓库的下单及收货记录进行参考评估;c)价格:根据采购部惯性采购经验及物
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