采购控制程序（第7版）
XXXXX有限公司编 号FM-CG-QHP-07-2019采购控制程序版 本第7版 第 0 次修改修改人/日期核准：张财审核：陈阳编制：胡斌实施日期2022年10月1日1 目的对采购过程和供方进行控制，确保采购物资满足公司的规定要求。2 范围本程序适用于所有对本公司原材料、外协外购件的采购及供方的评价、选择和控制，以及对最终产品品质有直接影响的采购的产品或服务。3 术语3.1 供应商：为本公司提供产品或服务的组织。3.2 原料供应商：直接为我公司提供原辅料的制造厂商。3.3 原料代理商：根据协议要求为我公司提供原辅料的经销商。4 职责4.1 采购部负责制定采购计划，实施采购业务，负责组织对供方进行评价，并对供方的供货业绩进行同期评价，建立供方档案。4.2 品管部组织编制采购物资质量要求文件，负责采购物资的验证，参与对供方的选择和评价。4.3 仓管员负责进厂采购物资的清点，仓贮、标识、办理进出仓手续。4.4 技术部、生产部：负责协助采购部对原材料的供应商和外发加工供方选择、评价与考核的控制。4.5 总经理负责审批【合格供方名单】。5 工作程序5.1 采购物质的分类采购物资按其对产品质量和食品安全的影响程度和重要性分A、B、C三类。5.1.1 A类产品：须与合格供方签订“委托加工合同”，经总经理批准后实施。5.1.2 B类产品：外协件委托加工，外购件、包装物应以传真“外协、外购合同”的方式通知合格供方。5.1.3 C类产品：采购人员可凭使用部门的“申购单申请”直接在市场上采购。5.2 采购文件的编制5.2.1 品管部组织编制原辅材料的质量要求、包装材料的质量要求，采购部编制采购物资分类明细表，作为采购的依据。5.2.2 采购物资要求应明确以下内容：a）名称、规格型号、技术指标要求、验收方法；b）必要时明确采购物资的生产技术要求、包装要求、性能参数、对分供包方质量管理体系的要求和/或特定的其它要求（如许可证要求）等。5.2.3 原辅材料的质量要求、包装材料的质量要求经品管部负责人审批后实施。5.2.4 各部门依据生产、维修等需要，在每月26号提出下个月的物资需求计划，经本部门负责人审核后送采购部。5.2.5 采购部根据生产计划、物资需求计划和安全库存量编制每月【采购计划表】，经采购部负责人审核，总经理批准后实施。5.2.6 临时采购大宗物资，由需求部门登录公司OA填写申购单，经部门负责人审核，总经理批准后实施。5.3 供方的评价与选择5.3.1 供应商选择合格标准a）具有法人地位（需提供营业执照副本、一般纳税人资格证书等）；b）现场考核合格(针对重要原料及有生产能力的供应商)；c）供货能力(包括公司的实力、技术、技能、设备、竞争力)及付款条件能满足公司要求；d）具有一定服务意识（如出现品质问题可以积极配合需求方解决）；e）其它质量证明材料（如：ISO9001证书、产品认证证书等）；f）送货产品需要附有出厂检验合格报告。5.3.2 供应商选择的准备a）采购部向新供应商发出【供应商调查表】索取其中条款要求的资料；b）采购部在收到【供应商调查表】后，组织技术部、生产部及品管部负责人共同进行评价，符合合格供方条件的列入【合格供方名单】，并确定控制方式和程度。必要时走访供应商，对供应商进行现场考核，并将考核结果填写于【供应商评审表】。5.3.3 供应商选择方式a）采购部根据供应商提供的全部资料(包括现场考核状况)组织技术部、生产部及品管部负责人对新供应商进行评价，并将结果填写于【供应商评审表】。采购部根据【供应商评审表】最终的得分，剔除不合格供应商，选择合格供应商按照分值从大到小排列填写至【合格供方名单】报总经理审批。辅助材料可列出供应商名称清单直接报总经理审批后，方可列为合格供应商进行管理；b）总经理审批合格后，【合格供方名单】作为采购的依据，没有经过上述评价或没有在【合格供方名单】的新供应商，原则上不得向其采购；c）临时采购的样品或小批量试制时需向非合格供方名单购买，需在采购单上注明。5.3.4 供应商评价标准内容见【供应商评审表】。5.3.5 评价频次a）所有合格供应商采取定期评价方式，原则上每年进行一次。评价准则与初次评价准则是一致的，并着重对合格供应商经常出现的问题重点评价；b）当供应商提供的产品或服务有重大的质量问题或多次延期交货导致生产停产时，应立即组织重新评价。5.4 供应商评价考核5.4.1 采购部、技术部、品管部、生产部每年对供应商产品的质量水平、交货能力、技术能力、合作状况、价格及服务等进行评价考核。5.4.2 供应商考核总分为100分，具体分值分布情况见附件2。5.4.3 考核依据：a）质量：根据品管部的验收记录进行参考评估；b）交期：根据采购部连同仓库的下单及收货记录进行参考评估；c）价格：根据采购部惯性采购经验及物价升降进行参考评估；d）服务：根据供应商的日常表现行为进行参考评估。5.4.4 供应商考核等级：供应商考核分为A、B、C、D四个等级：a）等级A：得分90分以上；定位为：战略供应商；b）等级B：得分7590分；定位为：重要供应商；c）等级C：得分65-75分；定位为：一般供应商；d）等级D：得分65分以下；定位为：不合格供应商。5.4.5 针对不同等级的供应商的处理方式如下：a）等级A：优先采购；b）等级B：一般采购；c）等级C：减量采购，进行供应商辅导；必要时寻找新供应商替代；d）等级D：取消合格供应商资格。5.4.6 供应商考核的“供货合格率”低于70%时，直接取消合格供应商资格。5.5 合格供应商档案的建立采购部应建立所有合格供应商的档案，包括：a）供应商提供的工商营业执照，税务登记证，注册资本，经营范围和资格证书及ISO证书等；b）【合格供应商评审表】；c）【供应商调查表】；d）供应商提供的检验合格报告。5.6 选择供方签订供货合同5.6.1 选择的原则a) 必须在合格供方目录中选择。在合格供方外选择时先按5.4条进行评价， 确定控制方式；b) 在其它条件相同的情况下，优先选择通过质量管理体系认证或产品认证的合格供方。5.6.2 签订采购合同 采购部将采购物资的采购要求电传或以其他方式提交给合格供方，经对方确认可满足要求后,签订供货合同或填写【订购物资通知单】。采购部根据合同以我方为主或以供方为主的，要求加入我方条款，拟好合同范本条款，合同/订单上应清楚标明以下适用项目：采购物资名称、品种规格、产品价格、质量标准、包装要求、运输方式、交货日期及地点、验收方式、付款方式、违约责任等。5.7 实施采购5.7.1 采购人员根据合同、【订购物资通知单】的内容进行跟单，并将到货的情况通知仓管员，做好进仓准备。5.7.2 对A类采购产品，采购部应要求供方提供发货物资检验报告单或合格证。5.8 采购物资验证和检验5.8.1 当约定在供方处验证时，采购货物依据公司有关规定验收，合同有具体规定时按合同验收，应指定熟悉采购产品质量的人和检验员到供方处跟踪采购产品的出厂检验，合格后发货。5.8.2 当合同规定时，采购部应配合顾客或顾客代表对供方产品进行验证，但品管部仍应对该批产品进行检验。5.8.3 包装物标签印样需经品管部认可，签字后（一式两份，各执一份），方可大批量印制。5.8.4 原辅材料、包装物进厂后，仓管员负责对照订货单对进货物资数量、品名、厂家、规格等内容的验证，对需进一步检验的由采购员填写【进货物资报检单】通知品管部，并将供方提供的有关资料：检验报告单（原辅材料、与食品直接接触的包装物）、营业执照、生产许可证等一并送品管部，检验员负责供方检验报告单（原辅材料、与食品直接接触的包装物）、营业执照、生产许可证的验证和产品的检验。5.8.5 关键备品备件进厂后，由仓管员、采购部、品管部、设备部和使用部门共同验收。5.8.6 测量设备进厂后，由仓管员、采购部、品管部共同验收。5.8.7 对主要原料大米和高粱供方必须提供产品符合相应的食品安全标准要求的证明文件。5.8.8 对于化学药品等可能造成产品污染的物质，必须执行本公司HACCP前提方案的有关规定。5.8.9 对验收不合格的原辅材料按不合格品控制程序进行控制。5.9 应急预案5.9.1 关键部件和采购周期长的物料由计划部门确定安全库存，由采购部门保证有备用供应商（独家除外）。5.9.2 物料需求根据市场情况制定生产计划且提前一周确认物料状况，如有问题协商后及时向备用供应商订购。5.9.3 如因材料延迟交货，会影响产品的交货期，需及时通知计划部门，并协商解决。5.9.4 在短期内原材料无法满足生产需要时，应及时与生产部门确认，是否可用替代的原材料以满足生产的需要。5.10 文件和记录的归档保管所有关于供应商选择与评价及采购的文件和记录，由采购员按照文件控制程序、记录控制程序归档保管。6 引用文件FM-PG-QHP-15-2019 不合格品控制程序FM-PG-ZC-01-2019 原辅材料的质量要求 FM-PG-ZC-02-2019 包装材料的质量要求7 记录FM-CG-JL-01 【采购计划表】 保存期 两年FM-CG-JL-02 【供方质量保证能力调查表】 保存期 两年FM-CG-JL-03 【订购物资通知单】 保存期 两年FM-CG-JL-04 【供方评价记录表】 保存期 两年FM-CG-JL-05 【合格供方名单】 保存期 两年FM-WK-JL-01 【进货物资报检单】 保存期 两年8 附件附件1：采购控制流程图相关部门作业流程相关文件/表单备注各部门物资需求计划采购部 采购计划【采购计划表】总经理审批旧品包材重新打样提供样品、寻价、比价、议价大宗物资新物资 N生产部、采购部、品管部、技术部、酿造部、相关车间供方评审、调查、评价【供方质量保证能力调查表】、【供方评价记录表】采购部签订合同采购部建立供应商档案下单采购及跟踪【合格供方名单】、【订购物资通知单】采购部、物控部、品管部到货报检【进货物资报检单】采购部NY办理入库手续呈报或评审小组评审处理 Y不合格品控制程序采购部废弃、退货、现场销毁N附件2：供应商考核项目一览表项目得分品质（50分）货品合格率100%90%80%70%<70%3020105不合格供应商包装损坏率05
